Specificatiebeheer: wat komt er kijken bij het beheren van productspecificaties?
Zonder de juiste informatie mogen levensmiddelen niet worden verhandeld. Productspecificaties vormen hierin een belangrijk onderdeel. Zowel specificaties van de grondstoffen die je inkoopt, als de eindproductspecificaties van de producten die je produceert. Wat komt er kijken bij het beheren van deze specificaties?
In artikel 8 van Verordening (EU) nr. 1169/2011 staan de verantwoordelijkheden beschreven die exploitanten van levensmiddelenbedrijven hebben ten aanzien van het aanleveren van voedselinformatie. Zo moet een leverancier die een grondstof levert – en die door de klant verder wordt verwerkt – ervoor zorgen dat de klant voldoende informatie heeft om aan alle wettelijk verplichte vermeldingen op het etiket te kunnen voldoen. Wat op een productspecificatie wordt vermeld, kan erg verschillen en is mede afhankelijk van de eisen van de klant en de specifieke afspraken die hierover zijn gemaakt tussen beide partijen. Productspecificaties bevatten onder andere vaak de volgende informatie:
Klanten vragen steeds vaker om aanvullende informatie aan te leveren. Zo kan bijvoorbeeld gevraagd worden om van elk ingrediënt het percentage en land van herkomst aan te geven. Afhankelijk van de wens van de klant, kan het efficiënt zijn om deze informatie standaard in de productspecificatie op te nemen.
Van alle grondstoffen moeten productspecificaties van de leverancier aanwezig zijn. Deze grondstofspecificaties vormen de bron voor het opstellen van de eindproductspecificatie. Als een nieuwe grondstofspecificatie wordt aangeleverd, moet deze eerst worden goedgekeurd. Zo moet er bijvoorbeeld worden gecontroleerd of alle gegevens aanwezig zijn, of deze voldoen aan de wetgeving en aan de klanteisen. Tip: maak duidelijke afspraken met leveranciers over de eisen waar het product en de specificatie aan moeten voldoen.
Aan de hand van de grondstofspecificaties en het recept, kan een eindproductspecificatie worden opgesteld. Door gebruik te maken van specificatie software is dit proces volledig te digitaliseren. Hierbij worden ingevoerde gegevens zoals voedingswaarden en ingrediënten automatisch omgezet tot een eindproductspecificatie. Controleer regelmatig of de aanwezige grondstof- en eindproductspecificaties up-to-date zijn. Misschien moeten ze vervangen worden door een vernieuwde versie? Een aangepaste grondstofspecificatie of receptuur kan invloed hebben op één of meerdere eindproductspecificaties. Een duidelijk versiebeheer is hierbij heel belangrijk.
Retailers en groothandels gebruiken verschillende systemen om hun specificaties te beheren. Zij vragen hun leveranciers om alle gegevens aan te leveren in dit systeem. Hierbij heeft iedere retailer zijn eigen eisen en protocollen. Tijd en kennis zijn nodig om de informatie in de systemen juist te kunnen invoeren en onderhouden.
Heb je vragen of loop je tegen problemen aan? Vraag een Specificatiebeheer specialist om hulp. Onze specialisten hebben ruime ervaring met diverse specificatiesystemen en klantinformatiesystemen en weten waar je op moet letten om aan de wensen van de afnemers te voldoen. Wij kunnen hierin assisteren, maar ook het gehele beheer van al jouw recepturen, grondstof- en eindproductspecificaties uit handen nemen.
Heb je vragen of wil je het proces van opstellen en beheren van productspecificaties uitbesteden? Of het gehele specificatiebeheer automatiseren? Neem dan contact met ons op.
