Aantoonbare kennisborging bij Wheyco

Wheyco (voorheen DVNutrition) werkt al meerdere jaren met digitale inspecties en het online handboek. Sinds 1,5 jaar werken zij ook met de module E-learning. Het bedrijf maakt gebruik van de unieke koppeling tussen het digitale handboek en E-learning trainingen. Mirjam Schalkwijk en Annette Wijnands hebben deze werkwijze vanuit de HR-afdeling geïntroduceerd binnen de organisatie.

Borgen van Learning & Development

In 2017 was het bedrijf op zoek naar een Learning & Development systeem om training en opleiding binnen de organisatie te kunnen borgen. Mirjam en Annette hebben met meerdere partijen om tafel gezeten om de mogelijkheden in de markt op het gebied van opleidingssoftware te vergelijken. Mirjam legt uit hoe ze tot de keuze voor E-learning is gekomen: “Gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van het E-learning systeem stonden voorop. Omdat we veel werken met procedures, werkinstructies en standaarden in ons online handboek, waren we enthousiast om medewerkers direct aan de hand van deze documentatie te trainen en kennis zo te borgen. De directe koppeling tussen leren en ons handboek maakt deze software voor onze organisatie laagdrempelig om mee te werken.”

Gebruiksvriendelijkheid

Een goede gebruiksvriendelijkheid van de software was voor Wheyco één van de belangrijkste vereisten om over te stappen naar online leren. “We vonden dat de E-learning heel eenvoudig toe te passen moest zijn, zowel voor de medewerkers als voor het beheer door onze afdeling. We vinden de module heel gebruiksvriendelijk en merken ook dat medewerkers de trainingen eenvoudig kunnen volgen. In geval van vragen worden we snel verder geholpen door de supportafdeling”, vertelt Annette enthousiast.

Continue verbetering

Mirjam vervolgt: “Al jaren hebben we continu verbeteren hoog in het vaandel staan. Maar hoe kun je dit vorm geven in een organisatie? De koppeling tussen het digitale handboek en E-learning biedt hierbij uitkomst.” Met deze functie koppelt Wheyco documenten uit het handboek aan een E-learning training. Bij wijzigingen in documenten of nieuwe documenten worden medewerkers direct uitgenodigd voor een nieuwe E-learning. Via de documentenmatrix heeft het bedrijf zo continu inzichtelijk welke medewerker welke competenties heeft behaald en dus inzetbaar is voor een functie. Mirjam vertelt vol enthousiasme over de ervaringen met deze koppeling: “Op deze wijze is de kennis van onze medewerkers altijd up-to-date. Ze beschikken over de competenties die nodig zijn om een functie uit te mogen voeren. Naast de E-learning trainingen worden wijzigingen ook on the job getraind. Pas als medewerkers kennis nemen van de verandering, bereid zijn ermee te werken én de verandering of wijziging in hun hart, hoofd en handen is verankerd, is het proces echt geborgd.“

Flexibiliteit en aantoonbaarheid

Mirjam en Annette zien samen met de organisatie dat het digitaal opleiden met E-learning past bij de moderne manier van trainen. Daarnaast biedt dit voor de 24-uursproductie – waarbij continu in ploegen wordt gewerkt – een belangrijk praktisch voordeel. Annette: “Je bent niet meer afhankelijk van trainingssessies die je tijdens kantoortijden moet inplannen. Mensen kunnen in hun eigen werktijd trainingen volgen. Ze bepalen zelf wat een rustig en geschikt moment is om dit te doen. Bovendien is het tijdens een audit ook makkelijk aantoonbaar hoe je training en opleiding geborgd hebt binnen de organisatie.”

Food Safety Culture

De overstap van externe trainingen naar online leren betekende de een flinke verandering. “Er wordt nu veel meer getraind dan voorheen, maar we hebben daardoor wel de indruk dat het meer is gaan leven. We merken nu bijvoorbeeld dat mensen zelf aan de bel trekken als een training verlopen is of als ze gezakt zijn. We hebben hierdoor meer eigen verantwoordelijkheid gecreëerd. E-learning wordt inmiddels als een normale manier van trainen gezien binnen het ontwikkelproces van medewerkers. Ik ben dan ook super trots dat alle medewerkers de E-learning trainingen netjes en op tijd volgen”, sluit Mirjam met een trotse glimlach op haar gezicht af.