Specificatiebeheer: wat komt er allemaal bij kijken?
Alle voedingsmiddelenbedrijven hebben er mee te maken: grondstofspecificaties opvragen, deze verwerken en aan de hand van een recept eigen productspecificaties en etiketteksten opstellen. Vaak moet je dan ook nog klantensystemen vullen met al deze informatie. Tegenwoordig doe je dit er niet “even bij”. Je moet goed op de hoogte zijn van de wetgeving en moet wijzigingen in alle systemen doorvoeren. Hoe pak je dit goed en efficiënt aan?
Bij specificatiebeheer is het belangrijk dat je het hele plaatje voor ogen hebt. Als er wijzigingen zijn in een grondstof heeft dat gevolgen voor alle recepten waarin deze grondstof is verwerkt en ook voor alle eindproducten waarin dit is verwerkt. Alle klanten en ook alle klantsystemen van deze klanten moeten dan worden aangepast.
Grondstofspecificaties vormen de bron voor het opstellen van de eindproductspecificatie. Als een nieuwe grondstofspecificatie wordt aangeleverd, moet deze eerst worden goedgekeurd. Zo moet er bijvoorbeeld worden gecontroleerd of alle gegevens aanwezig zijn, of deze voldoen aan de wetgeving en aan de klanteisen.
Tip: maak duidelijke afspraken met leveranciers over de eisen waar het product en de specificatie aan moeten voldoen. Zo voorkom je dat je telkens aanvullende informatie moet opvragen.
Aan de hand van de grondstofspecificaties en het recept kan een eindproductspecificatie en verpakkingstekst worden opgesteld. Door gebruik te maken van specificatie software is dit proces volledig te digitaliseren. Hierbij worden ingevoerde gegevens zoals voedingswaarden en ingrediënten automatisch doorberekend en doorgevoerd naar een declaratie en doorgezet naar een eindproductspecificatie. Bovendien hoef je wijzigingen dan maar op één plek bij te houden.
Of je nu wel of niet met een specificatiebeheerprogramma werkt, alles valt of staat bij het invoeren van de juiste informatie op de juiste plek en het consequent bijhouden van wijzigingen. Ben je niet op de hoogte van wetgeving, juiste benamingen van ingrediënten en additieven? Dan krijg je nooit een wettelijk juiste declaratie.
Zijn er wijzigingen in grondstoffen en of recepturen? Dan moet je deze doorvoeren naar de eindproductspecificaties. Vraag proactief of er wijzigingen zijn in grondstoffen. Een duidelijk versiebeheer is hierbij heel belangrijk.
Retailers en groothandels gebruiken verschillende systemen om hun specificaties te beheren. Zij vragen hun leveranciers om alle gegevens aan te leveren in dit systeem. Hierbij heeft iedere retailer zijn eigen eisen en protocollen. Tijd en kennis zijn nodig om de informatie in de systemen juist te kunnen invoeren en onderhouden. Zorg ervoor dat je alle informatie die nodig is voor het vullen van deze systemen per product bij elkaar hebt staan, zodat je niet overal informatie vandaan hoeft te halen.
Vraag een Specificatiebeheer specialist om hulp. Onze specialisten hebben ruime ervaring met diverse specificatiesystemen en klantinformatiesystemen en weten waar je op moet letten om aan de wensen van de afnemers te voldoen. Wij kunnen assisteren en meedenken met het opzetten van een specificatiebeheersysteem, maar ook het gehele beheer van al jouw recepturen, grondstof- en eindproductspecificaties uit handen nemen.
