Vijf tips voor het verhogen van kwaliteitsbewustzijn

Het komt regelmatig voor in de praktijk: de kwaliteitsafdeling stopt veel energie in het uitvoeren van alle kwaliteitstaken, maar de medewerkers op de werkvloer zien kwaliteitszorg eerder als last dan als noodzaak. Terwijl juist die medewerkers directe invloed hebben op de voedselveiligheid en productkwaliteit. Wil jij binnen jouw bedrijf het roer omgooien? Deze 5 tips helpen je op weg.

1. Betrokkenheid van het management

Allereerst valt of staat het draagvlak voor kwaliteitszorg met de wijze waarop het belang van kwaliteit wordt uitgedragen door het management. Als leidinggevenden van afdelingen continu op een positieve manier laten blijken hoe belangrijk kwaliteitszorg is, nemen medewerkers deze mindset eerder over. Een kwaliteitsmanager verhoogt de betrokkenheid van het management door:

• Samen met het management kwaliteitsdoelstellingen vast te stellen en tussentijds te evalueren;
• Op vaste momenten trendanalyses uit te voeren en resultaten te delen met het management;
• Op basis van trendanalyses concrete verbeterpunten aan te kaarten bij het management.

Dit lijkt misschien een tijdrovende klus voor de kwaliteitsafdeling. Maar tegenwoordig bestaan hier handige digitale oplossingen voor zodat jij de tijd niet hoeft te steken in het maken van analyserapporten. Denk hierbij aan realtime statistieken waarin je precies ziet welke onderdelen of afdelingen minder goed scoren op gebied van hygiëne.

2. Leuke trainingen

De basis voor kwaliteitszorg ligt daarnaast in een goede opleiding van mensen. Met de huidige vereisten in voedselveiligheidsstandaarden zoals BRC, IFS en FSSC 22000 volstaat één basistraining per jaar vaak niet meer. Door medewerkers tussentijds passende trainingen aan te bieden, blijven zij goed op de hoogte van alle vereisten. Door trainingen ook nog leuk te maken, zijn zij nog enthousiaster om deze te volgen. Cursisten nemen de lesstof dan beter op, beschikken over meer kennis en kunnen dit ook beter kunnen toepassen in de praktijk. Zo zijn er andere manieren van trainen, zoals bijvoorbeeld:

• Een externe trainer die een praktijkgerichte training aanbiedt;
• Een flexibel en uitgebreid opleidingsplan met interactieve e-learning trainingen;
• Documenttrainingen, waarbij nieuwe of gewijzigde handboekdocumenten direct worden omgezet tot training.

3. Complimenten uitdelen

Zorg voor een positieve sfeer binnen de organisatie. Laat medewerkers regelmatig horen wat goed gaat en deel complimenten uit.

“De diepst menselijke behoefte is de behoefte om gewaardeerd te worden”, aldus William James (Amerikaanse psycholoog 1842 -1910). Hoe waar deze stelling is, wijzen onderzoeken dagelijks uit. Dit verklaart ook waarom het gebrek aan waardering inmiddels de nummer 1 reden is waarom werknemers ontslag nemen. (Bron: Nationale Complimentendag)

Hier voldoet een gezond compliment aan:

• Formuleer een specifiek compliment;
• Zorg dat het compliment speciaal voor die persoon is;
• Geef een oprecht compliment;
• Geef een compliment over iemand zijn gedrag;
• Geef aan wat het effect is van zijn/haar gedrag. (Bron: nl)

Een aantal praktijkvoorbeelden vanuit productiebedrijven in de voedingssector ter inspiratie:

• Spreek medewerkers regelmatig aan om hen te complimenteren met behaalde resultaten.
• Laat statistieken en behaalde doelen zien op het digitale scherm in de kantine of in het online dashboard. Complimenteer de medewerkers en teams met de behaalde resultaten.
• Maak een complimentenbord in de kantine waar regelmatig complimenten op worden geplaatst vanuit het management. Laat medewerkers ook zelf complimenten voor elkaar op het bord plaatsen.
• Zorg voor een traktatie zodra een tussentijdse doelstelling behaald is.

4. Acties uitzetten binnen de gehele organisatie

Door kwaliteit gerelateerde acties uit te zetten naar medewerkers en leidinggevenden binnen de gehele organisatie wordt een gedeelde verantwoordelijkheid voor kwaliteitszorg gecreëerd. Denk hierbij aan een centrale actielijst, waarbij acties online gedeeld worden met elkaar. Door ook de afhandeling van acties in deze actielijst vast te leggen, behoudt de kwaliteitsmanager continu het overzicht. Hiermee wordt een beheersbaar geheel gecreëerd en wordt voorkomen dat de kwaliteitsafdeling continu achter medewerkers aan moet gaan om zaken voor elkaar te krijgen.

5. Feedback vragen aan medewerkers

Door medewerkers te betrekken bij vraagstukken en nieuwe instructies, zien zij hoe belangrijk hun inbreng is. Ze voelen zich gehoord en zullen dan ook eerder naar de kwaliteitsafdeling of het management toekomen als ze zien dat er iets verbeterd kan worden. Oplossingen voor kwaliteitsvraagstukken zijn bovendien vaak snel gevonden als het gesprek met medewerkers wordt aangegaan. Zij voeren het werk dagelijks uit en hebben vast en zeker ideeën over verbetering van procedures en processen. Er moet niet vergeten worden om ook nieuwe medewerkers hierbij te betrekken. Zij hebben een nieuwe frisse kijk op het werk wat ze uitvoeren en zien eerder of bepaalde instructies wel of niet logisch zijn.

Laat medewerkers ook eens zelf inspecties uitvoeren. Zo wordt de afdeling regelmatig op een andere manier bekeken. Bovendien wordt de betrokkenheid van medewerkers hiermee verhoogd. Door gebruik te maken van een inspectie-app via een tablet vinden zij het vaak zelfs leuk om dit te doen.

Aan de slag

Digitalisering van kwaliteitszaken helpt je aanzienlijk om meer draagvlak voor kwaliteitszorg te realiseren binnen je organisatie. Bekijk welke digitale oplossingen er zijn. Wil je vrijblijvend een demo presentatie zien over online QA software? Plan dan hier je gratis demo. Een hoog kwaliteitsbewustzijn binnen het bedrijf vormt de basis voor voedselveilige en kwalitatief hoogwaardige producten. En dat is natuurlijk waar je klanten op zitten te wachten!