Zo bespaar je snel en eenvoudig tijd op je kwaliteitsafdeling

Je komt tijd en handen te kort op de kwaliteitsafdeling. Digitalisering van kwaliteitszaken biedt de oplossing, maar hoe realiseer je dit als je geen tijd hebt om de nieuwe software te implementeren? Senior Implementatie Consultant Patrick Strijker legt uit hoe bedrijven volledig ontzorgd worden bij het implementeren van QA-software. Zo bespaar je snel en eenvoudig tijd op je kwaliteitsafdeling.

Op welke manier vindt implementatie van QA software plaats?

Normec Foodcare Online biedt met diverse modules oplossingen voor de kwaliteitsafdeling om kwaliteitszaken beter, sneller en efficiënter te borgen. Denk aan de modules Inspecties, Registraties, Handboek, E-learning, Specificaties en de Centrale actielijst. Tijdens de implementatie van een module wordt de applicatie samen met de klant ingericht, zoals tijdens het commerciële traject is afgestemd. Hierbij worden algemene instellingen doorgenomen, maar ook de modulespecifieke instellingen en mogelijkheden. Tijdens de implementatie wordt praktisch gekeken naar de behoeften en de wensen van de klant en deze vertalen wij naar de juiste instellingen en inrichting van de module. De implementatie consultants van Normec Foodcare Online hebben een levensmiddelenachtergrond en ervaring met het werken op de kwaliteitsafdelingen. Met deze kennis en kunde en de kennis van de applicatie wordt de module zo specifiek en passend mogelijk voor de klant ingericht.

Hoe ziet de planning van een implementatietraject eruit?

Tot voor kort werd voor de implementatie van een module in vrijwel alle gevallen uitgegaan van een implementatie in één werkdag. Tijdens deze dag werden alle facetten van de module doorlopen en werden ook direct keuzes gemaakt over hoe de module moest worden ingericht. Onder andere vanwege de Corona lockdowns, onderbezetting op veel kwaliteitsafdelingen en de intrede van het onderwerp Food Safety Culture, ontstond een groeiende behoefte naar een uitgebreider implementatietraject om bedrijven volledig te ontzorgen. Het implementatietraject wordt hierbij verdeeld over meerdere contactmomenten.

Welke contactmomenten vinden plaats?

Per bedrijf wordt afgestemd welk implementatietraject het beste past. In grote lijnen vinden de volgende contactmomenten plaats:

1. Voorbespreking. Het doel van dit contactmoment is om mogelijkheden en keuzes van de betreffende module te bespreken. Zo kun je als bedrijf de juiste keuzes maken.
2. Opzet en indeling van de applicatie. Tijdens dit contactmoment leer je zelfstandig werken met de module. Daarnaast wordt een start gemaakt met het overzetten van de huidige data.
3. Afrondende sessie. Tijdens de afrondende sessie worden eventuele vragen of onduidelijkheden beantwoord en toegelicht. De implementatie consultant geeft tips en adviezen over mogelijke verbeteringen om zo optimaal gebruik te maken van de applicatie.

Hoe wordt deze wijze van implementeren door klanten ervaren?

Bedrijven hebben veelal te maken met onderbezetting op de kwaliteitsafdeling. Enerzijds wil men efficiënter gaan werken, maar tegelijkertijd ontbreekt het aan de tijd om nieuwe software te implementeren. We kunnen bedrijven hierin volledig ontzorgen, zodat zij de focus kunnen houden waar deze nodig is én tegelijkertijd een flinke efficiëntieslag kunnen doorvoeren. Dit wordt door bedrijven als erg prettig ervaren. Klanten vragen tegenwoordig vaak zelf ook al om een uitgebreid implementatietraject, waarbij we alle zorgen uit handen nemen. Hieruit blijkt dat hier in de praktijk echt behoefte aan is. In het kader van Food Safety Culture wil je ook voor het gebruik van de QA-software draagvlak creëren binnen de organisatie. Na de voorbespreking kunnen de verschillende keuzemogelijkheden binnen het bedrijf met de verschillende afdelingen worden afgestemd om tot een gezamenlijk besluit te komen. We zien dat de uitrol van de applicatie hierdoor beter gedragen wordt in de organisatie.

Op welke wijze kun je als bedrijf verder worden ontzorgd?

De planning van een implementatietraject wordt per bedrijf en per module afgestemd. Bij een handboek module kun je denken aan de migratie van het handboek, waarbij de module wordt opgeleverd met daarin al het bedrijfseigen (kwaliteits)handboek. Voor E-learning is een samenwerking te realiseren met Normec Foodcare Training & Education. Hierbij zijn complete bedrijfsspecifieke (maatwerk)trainingen te realiseren in Normec Foodcare Online. Daarnaast kunnen we zorgen voor de inrichting, het importeren van het personeelsbestand, trainen van uitzendbureaus voor het gebruik van de applicaties enzovoorts. Bij de modules Inspecties en Registraties kun je denken aan het overzetten van alle huidige lijsten, zodat je na afloop van de implementatie meteen met de iPad inspecties en registraties kunt uitvoeren. Daarnaast behoort ook het trainen van personeel voor het gebruik van de modules tot de mogelijkheden.

QA software implementeren zonder zorgen?

Tijdens een gratis demo bekijken we graag samen met jou welk implementatietraject voor QA Software het beste past binnen jouw bedrijf.