Zo bespaar je snel en eenvoudig tijd op je kwaliteitsafdeling

Je komt tijd en handen te kort op de kwaliteitsafdeling. Digitalisering van kwaliteitszaken biedt de oplossing, maar hoe realiseer je dit als je geen tijd hebt om de nieuwe software te implementeren? Senior Implementatie Consultant Patrick Strijker legt uit hoe bedrijven volledig ontzorgd worden bij het implementeren van QA-software. Zo bespaar je snel en eenvoudig tijd op je kwaliteitsafdeling.

Op welke manier vindt implementatie van QA software plaats?

Normec Foodcare Online biedt met diverse modules oplossingen voor de kwaliteitsafdeling om kwaliteitszaken beter, sneller en efficiënter te borgen. Denk aan de modules Inspecties, Registraties, Handboek, E-learning, Specificaties en de Centrale actielijst. Tijdens de implementatie van een module wordt de applicatie samen met de klant ingericht, zoals tijdens het commerciële traject is afgestemd. Hierbij worden algemene instellingen doorgenomen, maar ook de modulespecifieke instellingen en mogelijkheden. Tijdens de implementatie wordt praktisch gekeken naar de behoeften en de wensen van de klant en deze vertalen wij naar de juiste instellingen en inrichting van de module. De implementatie consultants van Normec Foodcare Online hebben een levensmiddelenachtergrond en ervaring met het werken op de kwaliteitsafdelingen. Met deze kennis en kunde en de kennis van de applicatie wordt de module zo specifiek en passend mogelijk voor de klant ingericht.

Hoe ziet de planning van een implementatietraject eruit?

Tot voor kort werd voor de implementatie van een module in vrijwel alle gevallen uitgegaan van een implementatie in één werkdag. Tijdens deze dag werden alle facetten van de module doorlopen en werden ook direct keuzes gemaakt over hoe de module moest worden ingericht. Onder andere vanwege de Corona lockdowns, onderbezetting op veel kwaliteitsafdelingen en de intrede van het onderwerp Food Safety Culture, ontstond een groeiende behoefte naar een uitgebreider implementatietraject om bedrijven volledig te ontzorgen. Het implementatietraject wordt hierbij verdeeld over meerdere contactmomenten.

Welke contactmomenten vinden plaats?

Per bedrijf wordt afgestemd welk implementatietraject het beste past. In grote lijnen vinden de volgende contactmomenten plaats:

  1. Voorbespreking. Het doel van dit contactmoment is om mogelijkheden en keuzes van de betreffende module te bespreken. Zo kun je als bedrijf de juiste keuzes maken.
  2. Opzet en indeling van de applicatie. Tijdens dit contactmoment leer je zelfstandig werken met de module. Daarnaast wordt een start gemaakt met het overzetten van de huidige data.
  3. Afrondende sessie. Tijdens de afrondende sessie worden eventuele vragen of onduidelijkheden beantwoord en toegelicht. De implementatie consultant geeft tips en adviezen over mogelijke verbeteringen om zo optimaal gebruik te maken van de applicatie.

Hoe wordt deze wijze van implementeren door klanten ervaren?

Bedrijven hebben veelal te maken met onderbezetting op de kwaliteitsafdeling. Enerzijds wil men efficiënter gaan werken, maar tegelijkertijd ontbreekt het aan de tijd om nieuwe software te implementeren. We kunnen bedrijven hierin volledig ontzorgen, zodat zij de focus kunnen houden waar deze nodig is én tegelijkertijd een flinke efficiëntieslag kunnen doorvoeren. Dit wordt door bedrijven als erg prettig ervaren. Klanten vragen tegenwoordig vaak zelf ook al om een uitgebreid implementatietraject, waarbij we alle zorgen uit handen nemen. Hieruit blijkt dat hier in de praktijk echt behoefte aan is. In het kader van Food Safety Culture wil je ook voor het gebruik van de QA-software draagvlak creëren binnen de organisatie. Na de voorbespreking kunnen de verschillende keuzemogelijkheden binnen het bedrijf met de verschillende afdelingen worden afgestemd om tot een gezamenlijk besluit te komen. We zien dat de uitrol van de applicatie hierdoor beter gedragen wordt in de organisatie.

Kun je een praktijkvoorbeeld geven van een implementatietraject?

Onlangs zijn we gestart met een traject waarbij we een klant compleet ontzorgen. In deze specifieke situatie hebben we een presentatie gegeven op basis van de ontvangen informatie en een aantal voorstellen uitgewerkt. Deze zijn besproken met een uitgebreid team, waaronder directie, diverse verantwoordelijke stafafdelingen en productieleiders. Hier is een projectplan uit voortgekomen waarin de gemaakte afspraken en keuzes zijn vastgelegd. De applicatie is vervolgens door ons ingericht. Key-users worden door ons getraind om met de applicatie te werken en dit eventueel verder uit te breiden.

Interne audit

Op welke wijze kun je als bedrijf verder worden ontzorgd?

De planning van een implementatietraject wordt per bedrijf en per module afgestemd. Bij een handboek module kun je denken aan de migratie van het handboek, waarbij de module wordt opgeleverd met daarin al het bedrijfseigen (kwaliteits)handboek. Voor E-learning is een samenwerking te realiseren met Normec Foodcare Training & Education. Hierbij zijn complete bedrijfsspecifieke (maatwerk)trainingen te realiseren in Normec Foodcare Online. Daarnaast kunnen we zorgen voor de inrichting, het importeren van het personeelsbestand, trainen van uitzendbureaus voor het gebruik van de applicaties enzovoorts. Bij de modules Inspecties en Registraties kun je denken aan het overzetten van alle huidige lijsten, zodat je na afloop van de implementatie meteen met de iPad inspecties en registraties kunt uitvoeren. Daarnaast behoort ook het trainen van personeel voor het gebruik van de modules tot de mogelijkheden.

QA software implementeren zonder zorgen?

Tijdens een gratis demo bekijken we graag samen met jou welk implementatietraject voor QA Software het beste past binnen jouw bedrijf.

Vraag een demo aan

Zo voorkom je fouten in HACCP- en kwaliteitsregistraties

Het niet of onjuist noteren van acties bij afwijkingen staat op nummer één van de meest voorkomende fouten in HACCP- en kwaliteitsregistraties. Dit bleek uit de poll die we onlangs hielden op LinkedIn. Maar hoe voorkom je deze fouten?

Resultaten poll

Onlangs stelden we op LinkedIn middels een poll de volgende vraag: “Food bedrijven moeten registreren, maar dit gaat nog weleens mis. Wat is de meest voorkomende afwijking in HACCP- en kwaliteitsregistraties?” Meer dan 50 kwaliteitsmanagers- en medewerkers uit de voedingssector brachten hun stemming uit. Dit zijn de resultaten:

  • 62%: actie bij afwijking ontbreekt
  • 34%: onvolledig ingevulde lijsten
  • 4%: registratie niet (snel genoeg) vindbaar

Wat zijn de gevolgen van deze fouten in registraties?

Als een actie bij afwijking niet genoteerd is, wanneer registratielijsten onvolledig zijn ingevuld of zelfs onvindbaar zijn, kan dit grote gevolgen hebben. In beide gevallen betekent het dat de voedselveiligheid en/of productkwaliteit niet zijn gewaarborgd. De gevolgen kunnen onder andere zijn:

  • Producten die nog aanwezig zijn, moeten geblokkeerd en extra gecontroleerd worden. Eventueel aanvullende analyses laten uitvoeren.
  • Producten die al bij de consument terecht zijn gekomen, kunnen leiden tot (ernstig) zieke consumenten en zo een gevaar leveren voor de volksgezondheid.
  • Producten die het pand al hebben verlaten, moeten worden teruggeroepen (recall). Dit leidt tot flinke kosten en mogelijke imagoschade voor het bedrijf.

De snelheid waarmee registraties vindbaar zijn, is van belang voor de traceerbaarheid. Stel dat er iets mis is met een grondstof of een eindproduct, dan moet je snel terug kunnen zien wanneer het product gebruikt of geproduceerd is en wat er met het product is gebeurd.

header digitale registraties

Hoe voorkom je deze fouten in registraties?

Het voorkomen van deze fouten lijkt soms een onmogelijke opgave. Je kunt immers als kwaliteitsmanager niet de hele dag naast de productiemedewerkers gaan zitten om formulieren te controleren. Toch is het in de huidige tijd goed mogelijk om deze fouten tot een minimum te beperken. Digitalisering van HACCP- en kwaliteitsregistraties biedt de oplossing.

Acties bij afwijkingen altijd registreren

Door gebruik te maken van software, zoals onze HACCP- en kwaliteitsregistratie app, benut je direct handige automatiseringen. Zo krijgt de medewerker die de online registratielijst invult meteen een in melding in geval van afwijkende registraties. Deze ziet welke actie ondernomen moet worden en kan hier snel naar handelen. Ook kan het invullen van een afwijkend antwoord leiden tot aanvullende vragen. Door dit proces te digitaliseren, onderneemt de medewerker snel de juiste acties. Als kwaliteitsafdeling zie je bovendien in één overzicht welke afwijkingen geconstateerd zijn en wat hiermee gedaan is.

Lijsten altijd volledig invullen

Ook voor het volledig invullen van registratielijsten biedt software de oplossing. Via de Registratie app verplicht je gebruikers om bepaalde velden in te vullen. De kwaliteitsafdeling heeft via de online omgeving op ieder moment inzicht in nog af te ronden en verlopen registraties. Zo stuur je de afdelingen snel bij waar dat nodig is.

Vindbaarheid van registraties

Hoewel de vindbaarheid van registraties volgens de respondenten van de poll minder vaak als een probleem wordt gezien, komt het in de praktijk nog wel eens voor dat registraties ‘verdwenen’ zijn of niet tijdig vindbaar. Digitalisering helpt ook hierbij, doordat je snel zoekt naar en filtert op de uitgevoerde registraties.

Gratis demo

Eerst zien, dan geloven? Dat begrijpen we. Daarom komt onze specialist graag naar je toe om tijdens een gratis demo de mogelijkheden voor digitalisering HACCP- en kwaliteitsregistraties te laten zien. Plan een gratis demo.

Demo aanvragen QC Software

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vul het formulier in en wij bellen je op werkdagen binnen 24 uur terug.

Wat je van ons kan verwachten:

  • Gratis en vrijblijvende demonstratie op de door jou gewenste locatie of via een online meeting
  • Door accountmanagers die verstand hebben van kwaliteitszorg
  • We zetten jouw vraagstukken om tot concrete digitale oplossingen

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

user-icoon

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze BU Directeur QC One Stefan Droogendijk

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

user-icoon

Digitalisering

QA Software

Normec Foodcare Online

Borg kwaliteitszaken beter, sneller en efficiënter met de online alles-in-één QA Software.

  • Verbeter je kwaliteitsborging
  • Werk sneller en efficiënter
  • Behoud altijd het overzicht en de controle

QC Software

QC One

Registreer, distribueer en analyseer kwaliteits-informatie van producten door de gehele keten met QC Software.

  • Leg waardevolle informatie vast en deel deze
  • Voorkom claims en recalls
  • Ga voedselverspilling tegen

Software voordelen

  • Gebruiksvriendelijk

    Eenvoudig door alle medewerkers binnen je organisatie toepasbaar, snel geïmplementeerd en 24/7 support.

  • Bespaar of betaling naar gebruik

    Werk efficiënter, voorkom claims en recalls en stuur met objectieve informatie voor kwaliteitsverbetering.

  • Betrouwbaar

    Jouw gegevens zijn goed beveiligd en altijd beschikbaar. Onze software voldoet aan de hoogste beveiligingseisen.

  • Automatische updates

    Altijd voorzien van de nieuwste functionaliteiten met gratis automatische updates.

  • Flexibele inrichting

    Inrichting van de software volgens jouw wensen en geadviseerd door onze specialisten

  • Alles-in-één

    Volledig online kwaliteitsbeheer binnen één applicatie. Bepaal zelf welke modules je wilt gebruiken.

Een greep uit onze klanten

ramon-juiste-formaat-website

Hulp nodig met digitaliseren?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Ramon Verwegen

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

ramon-juiste-formaat-website

De noodzaak van registraties bij voedingsmiddelenbedrijven

Waarom moet je registreren? Op de werkvloer van voedingsmiddelenbedrijven wordt deze kreet wel vaker gehoord. Ook ontstaat nogal eens weerstand over het registreren. Reacties als ‘daar heb ik geen tijd voor’ en ‘waarvoor is dat nodig’ klinken voor menig kwaliteitsmedewerker bekend in de oren. Maar wat is de noodzaak van registreren? En hoe krijg je medewerkers in je bedrijf mee in een juiste wijze van registreren?

Vereisten vanuit wet- en regelgeving en certificering

In de basis wordt voor wet- en regelgeving en certificeringsnormen de Codex Alimentarius gebruikt. Hierin is ook de noodzaak voor uitvoeren van registraties beschreven. In de BRCGS Global Food Safety Standard (§2.10) staat bijvoorbeeld het volgende over de registratie van CCP’s (kritische controle punten):

Voor elke CCP moet een bewakingsprocedure ingesteld worden om te waarborgen dat aan de kritische grenswaarden wordt voldaan. Het bewakingssysteem moet in staat zijn om verlies van beheersing van CCP’s te detecteren en waar mogelijk tijdig te waarschuwen dat corrigerende maatregelen moeten worden getroffen.

Registraties die samenhangen met de bewaking van elke CCP moeten de datum, tijd en het resultaat van de meting omvatten en moeten worden ondertekend door degene die verantwoordelijk is voor de bewaking. En indien van toepassing worden geverifieerd door een geautoriseerd persoon. In geval van elektronische registratie moet aantoonbaar zijn dat registraties zijn gecontroleerd en geverifieerd.

Naast CCP’s moet je ook andere parameters controleren en registreren. Denk hierbij aan schoonmaak, labelchecks, lijnvrijgave, ontvangst van grondstoffen en transport van producten.

header digitale registraties

Wat is de noodzaak van registreren?

Registraties zijn een middel om te laten zien dat hetgeen dat je met elkaar hebt afgesproken (in het kwaliteitssysteem) ook werkelijk zo is uitgevoerd. Als het registratieproces niet goed verloopt, kun je de voedselveiligheid en kwaliteit van de producten niet garanderen. Met alle gevolgen van dien. Denk aan zieke (of zelfs overleden) consumenten, recalls, financiële en imago schade.

De aantoonbaarheid is ook van belang bij bijvoorbeeld een klacht vanuit de markt. Via een codering, zoals een productiecode, kan het moment van productie worden getraceerd. En met registraties is aan te tonen of tijdens het productieproces afwijkingen zijn geconstateerd.

Registratielijsten moeten altijd worden gecontroleerd en goedgekeurd door de verantwoordelijken, zoals de productieleider en/of kwaliteitsverantwoordelijke. Als uit de registratielijst blijkt dat het proces niet juist is verlopen, kan dit productblokkades tot gevolg hebben. Maar stel nu dat de registratielijst pas de volgende dag wordt gecontroleerd, dan is het mogelijk dat de producten al verzonden zijn naar de klant. In dat geval moet een recall worden uitgevoerd.

Voldoende kennis, opleiding en bewustwording

Zorg dat controleurs bekend zijn met het belang van registreren en dat zij weten wat de gevolgen zijn van een niet (juist) ingevulde registratie. Door het contoleren van parameters, zoals de THT controle en temperatuurcontrole bij ontvangst goederen, kunnen afwijkingen al in een vroeg stadium worden opgemerkt.

Tip: Train de kennis en het gedrag van medewerkers, zodat je een voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur creëert binnen jouw bedrijf. Onze trainers bieden voor ieder trainingsvraagstuk een passende oplossing.

Duidelijke workflow

Zorg voor een duidelijke workflow en een begrijpelijk registratieformulier. De medewerker moet bijvoorbeeld weten wanneer het ingevulde antwoord afwijkend is én wat deze in geval van een afwijking moet doen. Met een duidelijk registratieformulier weet de controleur precies wat ingevuld moet worden en voorkom je onnodige fouten.

Tip: Wil je een workflow creëren die duidelijker is dan ooit? Bijvoorbeeld door automatisch een melding te laten verschijnen voor de controleur als een afwijkend antwoord is ingevuld op het registratieformulier? Dan is de HACCP- en kwaliteitsregistratie app iets voor jou. Laat hierin bijvoorbeeld ook een registratielijst weergeven waarbij de juiste vervolgstappen automatisch voor de controleur getoond worden. Zo maak je de juiste stappen direct aantoonbaar.

Goed leesbare registraties

Maak medewerkers er bewust van dat de ingevulde gegevens goed leesbaar moeten zijn. Je hebt het vast wel eens meegemaakt dat het handschrift van een medewerker niet leesbaar was of dat je een door water onleesbaar geworden formulier op je bureau kreeg.

Tip: Altijd duidelijk leesbare registraties? Ook dat regel je met de HACCP- en kwaliteitsregistratie app.

Hulp nodig?

Benieuwd hoe je het registratieproces binnen jouw bedrijf optimaliseert? Neem contact met ons op. Onze specialisten helpen je graag verder.

Overzichtelijke, efficiënte en flexibele software

Sinds enkele maanden werkt Axxent Masters in Tea B.V. met de modules Handboek en Specificaties van Normec Foodcare Online. Deze digitaliseringsslag biedt het bedrijf diverse voordelen. Welke voordelen dat zijn en hoe het implementatietraject is verlopen vertelt Yvonne Koning, Quality Assurance Coördinator bij Axxent.

Veel efficiënter werken

Axxent werkte al een paar jaar met een gedigitaliseerd handboek via software van een andere aanbieder. Yvonne vertelt hierover: “Na een succesvolle periode met een ander systeem heeft Axxent besloten om een ontwikkelingsstap te maken en over te stappen naar de module Handboek en de module Specificaties van Normec Foodcare Online. “Doordat Normec Foodcare Online een flexibelere applicatie is, welke ingericht kan worden zoals wij het willen, kunnen we veel efficiënter werken. De module Specificaties kan zelfs gebruikt worden voor onze productontwikkelingsprojecten. Hierdoor staat alle administratie van een dergelijk project op één plek en met de handige actielijst en heeft elke afdeling een duidelijk overzicht van wat er gedaan moet worden. Ons bedrijf is geen productiebedrijf, maar ook voor ons neemt de module veel werk uit handen”, vult Yvonne aan.

Voor ons neemt de module veel werk uit handen.

Een overzichtelijk proces met het grootste gebruikersgemak

Als we vragen wat de digitaliseringsstap voor het bedrijf heeft opgeleverd, antwoord Yvonne: “De module Specificaties neemt een groot gedeelte van het productontwikkelingstraject over. In het verleden stond veel informatie op verschillende plekken en moesten diverse gegevens dubbel worden ingevoerd. Met Normec Foodcare Online staat alle informatie op één plek. Hierdoor blijft het proces overzichtelijk en op de templates is te zien welke stappen nog moeten worden doorlopen om een productontwikkelingstraject af te ronden. De software is flexibel en op maat in te richten om het grootste gebruikersgemak te bereiken voor ons bedrijf. Versie- en documentbeheer in de Handboek module is geborgd volgens de eisen van de IFS norm en taken kunnen gemakkelijk uitgezet worden binnen onze organisatie.”

De software is flexibel en op maat in te richten om het grootste gebruikersgemak te bereiken voor ons bedrijf.

De modules zijn in ieder bedrijf toepasbaar

“Wij zouden deze modules zeker aanbevelen aan andere bedrijven omdat het echt heel flexibel in te richten is. Daarnaast is het ook nog eens gemakkelijk in gebruik, mede door de duidelijke training. De modules zijn in ieder bedrijf toepasbaar, zelfs voor een bedrijf als Axxent dat de specificatiemodule op een geheel nieuwe wijze in gebruik heeft genomen. Het systeem is overzichtelijk en werkt efficiënt. Taken zijn centraal terug te vinden en kunnen niet uit beeld raken”, sluit Yvonne af.

Over Axxent Masters in Tea B.V.

Axxent ontwikkelt al meer dan 25 jaar theeconcepten die duurzaam, innovatief en origineel zijn. De blends en verpakkingen worden altijd in overleg met de afnemer samengesteld en zijn bestemd voor zowel de out-of-home als retailmarkt. Met de productie van thee in Sri Lanka en India dragen zij bij aan een groeiende lokale economie en werkgelegenheid. Dit doen ze door het grootste deel van de waardeketen in oorsprong (Sri Lanka en India) te laten plaatsvinden. Via hun eigen Fair Grounds Foundation, die gekoppeld is aan het merk Tea of Life, steunen ze lokale gemeenschappen rondom de theevelden.

Meer informatie?

Wil je meer weten over het digitaliseren van je handboek of specificaties? Vraag een gratis demo aan. Onze specialisten bekijken graag samen met jou welke oplossing het beste past bij jouw bedrijf.

QC software

QC One

Registreer, distribueer en analyseer kwaliteits-informatie van producten door de gehele keten met QC One.

  • Leg waardevolle informatie vast en deel deze
  • Voorkom claims en recalls
  • Ga voedselverspilling tegen
Vraag nu een demo aan Bekijk onze modules

QC software voordelen

  • Gebruiksvriendelijk

    Eenvoudig door alle medewerkers binnen je organisatie toepasbaar, snel geïmplementeerd en 24/7 support.

  • Automatische updates

    Altijd voorzien van de nieuwste functionaliteiten met gratis automatische updates.

  • Bespaar

    Werk efficiënter, voorkom claims en recalls en stuur met objectieve informatie voor kwaliteitsverbetering.

  • Flexibele inrichting

    Inrichting van de software volgens jouw wensen en geadviseerd door onze specialisten.

  • Betrouwbaar

    Jouw gegevens zijn goed beveiligd en altijd beschikbaar. Onze software voldoet aan de hoogste beveiligingseisen.

  • Alles-in-één

    Volledig online kwaliteitsbeheer binnen één applicatie. Bepaal zelf welke modules je wilt gebruiken.

Compleet platform
QC Software is een compleet platform dat bestaat uit drie primaire onderdelen, ondersteund met koppelingen om optimaal te integreren met ERP-systemen om processen te automatiseren. Alles staat in het teken om waardevolle informatie vast te leggen en te delen, claims en recalls te voorkomen en voedselverspilling tegen te gaan.

Voor wie is QC Software geschikt?
De software is geschikt voor productgeneralisten en specialisten, voor klein- en middelgroot bedrijf tot enterprise. Ons huidige klantenbestand bestaat uit telers, ex- & importeurs, onafhankelijke inspectiebureaus, logistieke serviceproviders, verpakkers en retailers. Kortom: ook jij kunt voordeel halen uit QC software.

Stefan029-ZW

Neem contact op met ons voor meer informatie

Stuur jouw gegevens naar onze Business Unit Directeur QC One Stefan Droogendijk.

Een greep uit onze klanten

Stefan029-ZW

Hulp nodig bij het inspecteren van verse producten?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur QC One Stefan Droogendijk.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Stefan029-ZW

Registraties anno 2022: verbeter je procesborging

Ontbrekende gegevens, slecht leesbare coderingen en verdwenen registratielijsten. In de praktijk gaat het nog weleens mis met registraties binnen food bedrijven. Kwaliteitsregistratie software biedt uitkomst. In deze blog leggen we aan de hand van een belangrijk registratieformulier, de ontvangstregistratie, uit hoe je het registratieproces anno 2022 op een efficiënte manier uitvoert. 

Controle van ontvangen goederen

Het controleren en registreren van ontvangen goederen vormt een belangrijk onderdeel van goede ketenborging. Ontvangst van kwalitatieve en voedselveilige grondstoffen is een belangrijk begin van je proces. Op de afdeling ontvangst moeten dan ook diverse aspecten gecontroleerd worden. Denk aan:

  • Hygiëne van de vrachtwagen
  • Soort, hygiëne en sluiting van verpakking
  • Aanwezigheid van het juiste label en EG-nummer op de verpakking
  • Producttemperatuur
  • Uiterlijk, geur, kleur en structuur van het product

Is een aspect afwijkend? Dan kan het product niet geaccepteerd worden. Je wilt immers geen voedselveiligheidsgevaar je bedrijf in brengen.

Praktijkvoorbeeld

Als kwaliteitsmanager van een voedingsmiddelenbedrijf haal je alle registratielijsten op bij de diverse afdelingen in het bedrijf. Je controleert de lijsten en constateert dat op de registratielijst expeditie diverse vragen niet beantwoord zijn. Ook zijn de overgenomen pakbonnummers nauwelijks leesbaar. Je gaat in gesprek met de afdeling expeditie, maar het blijkt achteraf onmogelijk om nog te achterhalen wat de exacte productcoderingen waren en welke informatie bij de ontbrekende vakken moet worden ingevuld. Enkele voorbeelden van problemen die zich kunnen voordoen:

  • De temperatuurcontrole is niet ingevuld. Je bent er nu niet zeker van dat de grondstof op de juiste temperatuur geleverd is. Het is daardoor mogelijk dat het eindproduct bederft of zelfs onveilig is voordat de houdbaarheidsdatum verstreken is.
  • De visuele productcontrole is niet ingevuld. Je weet nu niet zeker of de kwaliteit van de grondstof aan de eisen voldoet.
  • Het pakbonnummer is niet goed leesbaar. Om grondstoffen te kunnen traceren, is het pakbonnummer een belangrijk gegeven. Bij een eventuele recall kun je mogelijk niet (tijdig) de juiste informatie terugvinden.
  • De houdbaarheidsdatum van de grondstof is niet ingevuld. Ook hierdoor ontbreekt een belangrijk gegeven voor de traceerbaarheid. Stel dat de leverancier aangeeft dat er iets mis is met de grondstof van een bepaalde datum, dan moet je meerdere partijen terughalen, omdat je niet exact weet welke producten met welke houdbaarheidsdatum gebruikt zijn in de eindproducten van je bedrijf.

Registratie van relevante gegevens

In de praktijk werken bedrijven vaak met één ontvangstregistratielijst voor diverse soorten goederen. En dat terwijl per grondstof weer andere gegevens en vragen relevant kunnen zijn. Digitalisering van registratielijsten helpt aanzienlijk om de registratiedruk te verlagen en meer duidelijkheid te scheppen voor medewerkers. Je selecteert hierbij bijvoorbeeld een specifieke lijst voor een grondstofsoort. Ook kun je afhankelijk van de gegeven antwoorden automatisch aanvullende vervolgvragen laten weergeven en invullen. Dit maakt het voor de medewerkers veel duidelijker waarom ze bepaalde gegevens moeten invullen.

Quality control food

Vindbaarheid registraties

Bij het registreren op papier heb je te maken met mappen vol registraties die je jarenlang moet bewaren. Met digitaal registreren heb je alle registraties, afwijkingen en acties online bij elkaar. Je zoekt makkelijk terug binnen de online omgeving, zodat de tijd om producten te traceren in geval van recalls of product trails tijdens audits verkort wordt.

Voor alle soorten registraties

In deze blog hebben we enkele praktijkvoorbeelden aangedragen voor ontvangstregistraties. Uiteraard heb je binnen je bedrijf te maken met diverse soorten registraties, zoals voor CCP’s, schoonmaakcontrole en visuele productcontroles. Alle soorten kwaliteitsregistraties zijn te realiseren binnen onze online kwaliteitsregistratie software, zodat je op alle afdelingen binnen je bedrijf zorgvuldig en efficiënt registreert en als kwaliteitsmanager het overzicht houdt.

Efficiënt registreren binnen jouw bedrijf?

Wil jij het registratieproces voor kwaliteitsregistraties binnen je bedrijf verbeteren? Plan een gratis demo en we laten de best passende oplossing voor jouw bedrijf zien.  Of lees meer over onze HACCP- en kwaliteitsregistratie app en software waarmee je alle registraties binnen je bedrijf uitvoert. Al het papier de fabriek uit!

Welke inspecties kan ik uitvoeren binnen mijn bedrijf?

Al decennia lang worden binnen bedrijven in de food sector diverse soorten interne inspecties uitgevoerd. In dit artikel beschrijven we wat het doel is van het uitvoeren van inspecties en geven we enkele voorbeelden van soorten inspecties die we in de praktijk tegenkomen.

Doel van interne inspecties

Inspecties vormen een onderdeel van het verificatieprogramma van het kwaliteitssysteem en hebben als doel om te controleren of beheersmaatregelen die zijn vastgesteld op de juiste wijze worden toegepast in de praktijk. Zo kun je controleren of op een voedselveilige wijze geproduceerd wordt en kun je tijdig passende maatregelen treffen waar dat nodig is. Op deze wijze kunnen klachten en recalls zoveel mogelijk voorkomen worden en voorkom je bijvoorbeeld boetes van de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) of het verlies van een voedselveiligheidscertificaat, zoals BRCGS, IFS of FSSC 22000.

Hygiëne-inspecties

Tijdens hygiëne-inspecties komen over het algemeen een aantal basisonderwerpen aan bod, zoals hygiëne binnen en buiten de productielocatie, ongediertebeheersing, persoonlijke hygiëne, bouwkundige staat en de staat van apparatuur. Het doel van deze inspectie is om tijdig acties uit te zetten in geval van hygiënische of bouwkundige tekortkomingen, zodat de voedselveiligheid van de producten niet in gevaar komt.

Frequentie

De frequentie van deze inspecties verschilt per bedrijf en is mede afhankelijk van eisen die gesteld worden door bijvoorbeeld voedselveiligheidsstandaarden en retailstandaarden. In de BRCGS standaard (versie 8) is bijvoorbeeld opgenomen dat hygiëne-inspecties uitgevoerd dienen te worden met een op risico gebaseerde frequentie. Dit betekent dat je op basis van je gevareninventarisatie en risico analyse moet vaststellen hoe vaak het nodig is om te controleren of vastgestelde beheersmaatregelen op de juiste wijze worden toegepast in de praktijk. De BRCGS standaard heeft daarbij beschreven dat de inspectie in ruimten met open product minimaal één keer per maand moet worden uitgevoerd.

In de basis zien we dat kleine bedrijven de inspectie vaak met een maandelijkse frequentie uitvoeren en dat grotere bedrijven de inspectie bijvoorbeeld wekelijks of iedere twee weken uitvoeren. Ook zien we dat bedrijven die digitaal inspecteren vaak veel meer inspecties uitvoeren, omdat zij een inspectie veel sneller en efficiënter kunnen realiseren. Door vaker te inspecteren weet je precies hoe de hygiëne in je bedrijf ervoor staat en stuur je snel bij waar het nodig is.

Glas/hard plastic inspecties

Bij glas/hard plastic inspecties worden in de regel alle glazen, harde plastics en overige breekbare materialen binnen en buiten de productielocatie in een inspectielijst vastgelegd. Met een vaste frequentie wordt voor alle materialen gecontroleerd of deze nog in de juiste staat verkeren. Het doel van deze inspectie is hiermee om eventuele gebreken aan materialen tijdig te constateren en zo te voorkomen dat grondstoffen, halffabricaten en eindproducten onveilig worden door besmetting met glas of hard plastic.

Frequentie

In de praktijk zien we dat deze inspecties vaak met een maandelijkse frequentie worden uitgevoerd of bij grotere bedrijven met een wekelijkse of tweemaandelijkse frequentie. Feit is natuurlijk dat hoe eerder tekortkomingen geconstateerd worden, hoe kleiner de kans is op besmetting van het product. Stel dat meerdere geproduceerde partijen geblokkeerd dienen te worden, omdat hier mogelijk glas in aanwezig kan zijn, dan kan dit zeer grote gevolgen hebben waarmee veel kosten gemoeid kunnen gaan. Zeker als overgegaan moet worden tot het terughalen van producten uit de supermarkten. Ook voor deze inspectiesoort geldt dat bedrijven deze frequenter uitvoeren als de inspecties volledig digitaal kunnen worden uitgevoerd. Tekortkomingen voor glas of hard plastic leg je meteen vast met foto’s in de inspectielijst. De technische dienst ziet in één oogopslag waar reparaties moeten worden uitgevoerd.

inspectie app

Overige inspecties

Voor het samenstellen van inspectielijsten zijn de mogelijkheden uiteraard oneindig. We hebben hier nog enkele voorbeelden van inspecties voor je opgesomd.

  • 5S inspectie, om te controleren of op iedere afdeling gewerkt wordt volgens de 5S systematiek (scheiden/sorteren, schikken/structureren, schoonmaken, standaardiseren, standhouden)
  • Food defense check, ter controle of aan alle food defense maatregelen voldaan wordt binnen en buiten het bedrijf
  • Ongedierte inspectie, om te controleren op (sporen van) ongedierte, vraat en zaken die mogelijk extra ongedierte kunnen aantrekken
  • BHV inspectie, zodat men kan nagaan of alle BHV materialen op de juiste plaatsen aanwezig zijn
  • Arbo en veiligheidsinspectie, hierbij kan gecontroleerd worden of door het gehele bedrijf aan alle arbo en veiligheidseisen wordt voldaan.

Welke inspecties je ook uitvoert, iedere inspectielijst is te digitaliseren binnen onze inspectie software.

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij het opzetten van je inspectieplanning, maken van inspectielijsten of digitaliseren van inspecties? Of wil je hygiëne-inspecties laten uitvoeren door onze ervaren inspecteurs? Neem contact met ons op. We helpen je graag snel en laagdrempelig op weg.

QA software

Normec Foodcare Online

Borg kwaliteitszaken beter, sneller en efficiënter. Onze online alles-in-één QA Software is ontwikkeld door specialisten met een schat aan kennis en ervaring in voedselveiligheid en kwaliteit.

  • Verbeter je kwaliteitsborging
  • Werk sneller en efficiënter
  • Behoud altijd het overzicht en de controle

Met onze quality assurance software voor food bedrijven weet je precies wat er op gebied van voedselveiligheid en kwaliteit speelt binnen jouw bedrijf.

Vraag nu een demo aan Bekijk onze modules

QA software voordelen

  • Gebruiksvriendelijk

    Eenvoudig door alle medewerkers binnen je organisatie toepasbaar, snel geïmplementeerd en 24/7 support.

  • Automatische updates

    Altijd voorzien van de nieuwste functionaliteiten met gratis automatische updates.

  • Betaling naar gebruik

    Geen kosten vooraf. Betaal naar gebruik en profiteer direct van je investering.

  • Flexibele inrichting

    Inrichting van de software volgens jouw wensen en geadviseerd door onze specialisten.

  • Betrouwbaar

    Jouw gegevens zijn goed beveiligd en altijd beschikbaar. Onze software voldoet aan de hoogste beveiligingseisen.

  • Alles-in-één

    Volledig online kwaliteitsbeheer binnen één applicatie. Bepaal zelf welke modules je wilt gebruiken.

Vraag gratis een demo aan

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Laat jouw gegevens achter en wij komen gratis en vrijblijvend bij je langs om onze alles-in-één applicatie te demonstreren.

Vraag een demo aan
tablet-nfo-1
ramon-juiste-formaat-website

Neem contact op met ons voor meer informatie

Stuur jouw gegevens naar onze Commercieel Manager Ramon Verwegen.

Ervaringen van onze klanten

Een greep uit onze klanten

ramon-juiste-formaat-website

Hulp nodig met het digitaliseren van je kwaliteitssysteem?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Ramon Verwegen

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

ramon-juiste-formaat-website
Alles-in-één online applicatie Vraag direct een demo aan