Column: Wat als er geen externe auditor beschikbaar is?

Een klant belt. Ik hoor een mix van irritatie en lichte paniek in zijn stem: “De certificerende instantie vertelt me dat er geen externe auditor beschikbaar is voor onze audit over 2 maanden. Wat nu?!” 

Steeds meer levensmiddelenbedrijven willen een audit laten uitvoeren om met een certificaat aan te tonen dat zij aan een bepaalde standaard voldoen. Klanten vereisen GFSI-standaarden zoals IFS, BRCGS of FSSC 22000. Maar ook Beter Leven Keurmerk, SKAL, PlanetProof en zo kan ik nog wel even doorgaan. Hierdoor komt het helaas met enige regelmaat voor dat een bedrijf moeite heeft met het vinden van een beschikbare externe auditor.

Praktijkvoorbeelden:

Een bedrijf krijgt het behaalde certificaat niet op tijd vanuit de Certificerende Instantie (CI) en die weer vanuit het BRCGS/ IFS/ FSSC 22000 hoofdkantoor, waardoor zijn huidige certificaat is verlopen. Tip: vraag in dergelijke situaties om een verklaring vanuit de CI, zodat je deze kunt overleggen aan je klanten.

Er wordt een bericht ontvangen dat de onaangekondigde uitgevoerde audit niet onaangekondigd moest zijn. Dit betekent voor het bedrijf dat de onaangekondigde audit volgend jaar weer onaangekondigd zal plaatsvinden. Tip: controleer altijd goed of aan de gemaakte afspraken wordt voldaan en onderneem waar nodig direct actie.

Wat kun je wel doen?

Welke opties zijn er als er geen externe auditor beschikbaar is? Als levensmiddelenbedrijf ben je vrij in de keuze voor een Certificerende Instantie. Heeft jouw vaste CI niet direct een auditor beschikbaar? Probeer het eens bij een andere partij. Wellicht kan een ander bedrijf je wel voorzien van een auditor binnen de gewenste termijn.

Wanneer je graag bij de eigen CI wilt blijven, kun je deze vragen om een verklaring op te stellen. Hierin kan de auditor bevestigen dat de externe audit gepland staat, maar dat deze later wordt uitgevoerd dan de certificering voorschrijft. Deze brief wordt alleen in overleg met de certificerende instantie opgesteld en kun je met de klant delen als bewijs dat jouw bedrijf werkt aan de certificering.

Wanneer jouw klant meer zekerheid wenst, kun je hem uitnodigen voor een klantaudit. De klant, of een door de klant ingehuurde onafhankelijke auditor, komt een audit uitvoeren aan de hand van de betreffende standaard. Jouw bedrijf krijgt dan geen certificaat, maar de klant kan wel met eigen ogen zien dat er volgens de vereisten gewerkt wordt. Ook wanneer de externe audit vertraagd is.

Met dit advies heb ik mijn klant gerust kunnen stellen. Hij weet wat hem te doen staat!

Over de auteur

Mijn naam is Suzanne van Heusden. Ik ben werkzaam bij Normec Foodcare als QA-Adviseur . Hiervoor kom ik bij allerlei verschillende klanten. Ik help bedrijven met het opstellen en implementeren van een kwaliteitssysteem. Daarnaast voer ik interim opdrachten uit waarbij ik een kwaliteitsafdeling ondersteun met diverse inhoudelijke projecten. Ook buiten werktijd ben ik veel met voeding bezig en bak en kook ik graag. Mijn baan is zo leuk omdat ik, letterlijk, bij veel bedrijven een kijkje in de keuken mag nemen.