Inspectie software
Bekijk deze dienst
Verbetering voedselveiligheidscultuur voor Simons Vleeswaren
Simons Vleeswaren voert sinds 2020 digitale inspecties uit via onze online inspectiemodule. Hierdoor werkt men niet alleen efficiënter binnen het bedrijf, er is ook een verbetering van de voedselveiligheidscultuur gerealiseerd. QA Manager Robin Havenith vertelt wat digitaal inspecteren voor het bedrijf betekent en waar je op moet letten.
Halverwege 2020 benaderde Simons Vleeswaren ons voor het verzorgen van een demo over de module Inspecties. Er was behoefte aan een eenvoudigere en efficiëntere werkwijze voor het uitvoeren, afronden en analyseren van inspecties. Robin vertelt hierover: “In het verleden gebruikten wij een Excel document waarbij alle opmerkingen, verbeterpunten, afwijkingen, foto’s enzovoorts handmatig ingevoerd moesten worden. Dit koste veel tijd en was erg foutgevoelig gezien de keuzes van alle verplichte invulvelden en de foto’s die geüpload, opgeslagen, gecomprimeerd, ingevoegd en versleept moesten worden. Daarnaast lag het beheer van het document bij de Kwaliteitsdienst, waardoor terugkoppeling vanuit actiehouders wederom handmatig werd ingevuld en dit dubbel werk was. Er was behoefte aan een efficiënt, gebruiksvriendelijk en centraal systeem.”
“Voor onze organisatie betekent de overstap naar digitaal bovendien niet alleen een verbetering op efficiency vlak, maar ook een verzameling van data die waardevol is voor verbeterprojecten en doelstellingen.”
Sinds halverwege 2020 werkt het bedrijf op twee locaties met de inspectiemodule. Hierbij plannen medewerkers inspecties in via de online bedrijfsapplicatie in Normec Foodcare Online en lopen ze de inspectieronde met de inspectie app op de iPad. “Het is voor de inspecteur een verademing om met dit pakket te werken. Je kunt namelijk zelf bepalen hoe je de inspectie inricht, inplant, uitvoert en afhandelt. Het beargumenteren van een afwijking kan je ter plekke invoeren op de tablet. Indien dit door persoonlijke voorkeur niet gewenst is, kan dit ook in alle rust na afloop van de inspectie op je eigen werkplek of vanaf thuis op je laptop”, vult Robin aan.
Na afloop van de inspectie is de rapportage inclusief foto’s meteen klaar en zijn statistieken bijgewerkt. Robin: “Er is een tijdsbesparing gerealiseerd van 40% ten opzichte van de administratieve afhandeling waar we voorheen mee te maken hadden. Voor de actiehouders is er wel meer tijd bijgekomen, maar nog belangrijker is de extra bewustwording en betrokkenheid op de werkvloer die we hiermee gerealiseerd hebben. Voor onze organisatie betekent de overstap naar digitaal bovendien niet alleen een verbetering op efficiency vlak, maar ook een verzameling van data die waardevol is voor verbeterprojecten en doelstellingen.”
Binnen de gehele organisatie is een verandering merkbaar na invoering van digitale inspecties. “De voedselveiligheidscultuur en kwaliteitscultuur is na de introductie van digitale inspecties verbeterd. Wij voeren nu als kwaliteitsafdeling steeds vaker gezamenlijk de inspecties uit met de afdelingsverantwoordelijke. Tijdens de inspecties komen onderwerpen zoals persoonlijke hygiëne, omgevingshygiëne, proceshygiëne, food defense, technische staat en ongediertepreventie naar voren. Het is meteen een ‘training on the job’ en er kan ter plaatse inhoudelijk gesproken worden over de verbeteringen/afwijkingen”, aldus Robin.
“De voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur is na de introductie van digitale inspecties verbeterd.”
“De QA software is gemaakt door QA professionals en is bijzonder gebruiksvriendelijk. Zelfs voor eenmalige opnames, zoals vloerherstelwerkzaamheden, kunnen rapportages in huisstijl gemaakt worden. De automatische herinneringsmails en notificaties maken het gebruik ook heel makkelijk voor de actiehouder. Eén keer op de link klikken en je bent direct waar je moet zijn”, vertelt Robin over de gebruiksvriendelijkheid van de inspectiemodule. “De support afdeling is bovendien telefonisch snel bereikbaar en de support consultant kan gelijk met je meekijken op afstand. Er is veel QA kennis bij Normec Foodcare Online, waardoor je snel op één lijn zit.”
“De automatische herinneringsmails en notificaties maken het gebruik ook heel makkelijk voor de actiehouder.”
Voor andere en toekomstige gebruikers van de module Inspecties geeft Robin graag nog een tip mee: “Neem voldoende tijd om de module in te richten en controleer per aanpassing hoe dat in de praktijk naar voren komt. Vraag bij twijfel zoveel mogelijk advies aan Normec Foodcare Online om tot het beste resultaat te komen. Kom met een helder plan, maak een duidelijke instructie en presenteer de nieuwe manier van werken. Zo voorkom je een valse start.”
Simons Vleeswaren bestaat sinds 1976. Op de moderne productielocatie in Roermond wordt een grote variëteit aan halal vleessoorten geproduceerd, zowel onder eigen merk als private label. Voorbeelden van producten zijn halal boterhamworst, knakworst, knoflookworst en gesneden vleeswaren. Het bedrijf heeft kwaliteit, service, flexibiliteit, continuïteit en persoonlijk contact hoog in het vaandel staan en is gecertificeerd voor de voedselveiligheidsnormen BRCGS en IFS.
