Hoe je een management review uitvoert
Een nieuw jaar betekent voor veel food bedrijven dat het tijd is voor de jaarlijkse verificatie en management review. Maar hoe voer je deze uit?
De management review wordt ook wel een directiebeoordeling genoemd. Het doel is het door de directie beoordelen van het kwaliteitssysteem op blijvende geschiktheid en effectiviteit voor het borgen van de voedselveiligheid.
In de meeste gevallen wordt de review aan het einde of aan het begin van een kalenderjaar uitgevoerd om alle kwaliteitsgerelateerde zaken van het afgelopen jaar te beoordelen. Hoe vaak de review wordt uitgevoerd, is per bedrijf verschillend. In de GFSI erkende standaarden, zoals BRCGS, IFS en FSSC 22000, wordt vereist dat deze minimaal jaarlijks wordt uitgevoerd.
De naam zegt het eigenlijk al: de management review wordt uitgevoerd door het management, oftewel de directie van je bedrijf. In de praktijk is het meestal zo dat de gegevens door de kwaliteitsafdeling worden verzameld en aan de directie worden voorgelegd. De kwaliteitsmanager kan adviseren over werkwijzen of verbeterpunten en de directie moet hier besluiten over nemen. Hierbij moet de directie altijd het doel voor ogen houden: het borgen van de voedselveiligheid. De verslaglegging van de review wordt meestal verzorgd door de kwaliteitsmanager of de externe QA-adviseur.
Een HACCP-systeem moet periodiek gecontroleerd worden. Dit wordt verifiëren genoemd. Meestal wordt jaarlijks een verificatie uitgevoerd. Hierbij worden alle onderdelen van het HACCP-systeem doorgenomen en beoordeeld. Zijn alle gevaren geïdentificeerd, beoordeeld en beheerst? De bevindingen worden vastgelegd in een verificatieverslag. De uitkomsten van de verificatie worden meegenomen in de management review.
Tijdens de directiebeoordeling stelt directie doelstellingen op met betrekking tot kwaliteit, voedselveiligheid en wetgeving. Deze doelstellingen worden SMART geformuleerd en aan relevant personeel gecommuniceerd. Bijvoorbeeld in een HACCP-teamoverleg worden de doelstellingen periodiek geëvalueerd. Daarnaast wordt tijdens de directiebeoordeling het beleid voor de nieuwe periode vastgesteld. Ben je gecertificeerd voor een kwaliteitsnorm? Dan staat in de norm vaak precies beschreven welke onderwerpen minimaal aan bod moeten komen tijdens de management review. Voorbeelden van onderwerpen zijn:
Maak een verslag van alle besproken punten. Noteer hierbij ook de resultaten, bevindingen, verbeterpunten en de besluiten van de directie, zodat je alles in één verslag bij elkaar hebt. QA-software helpt je bij het efficiënt vastleggen van verslagen, categoriseren en hier de juiste acties aan koppelen. Door overzicht te creëren met een centrale actielijst en deze acties uit te zetten binnen de organisatie, weet iedereen precies wat gedaan moet worden. En je zorgt ervoor dat je echt samen zorg draagt voor voedselveiligheid en kwaliteit.
Het is vaak een flinke klus om alle verslagen, statistieken en resultaten te verzamelen. Ook hier biedt online QA-software uitkomst. Verkrijg de nodige statistieken en overzichten, zoals van registraties, inspecties, competenties, allergenen, specificatiebeheer en documenten.
Zie je ieder jaar weer op tegen het verzamelen van informatie en het vastleggen van je verificatieverslag en management review? Zet dan de stap naar een efficiëntere werkwijze. Onze specialisten vertellen je graag hoe je sneller, beter en efficiënter werkt met onze online QA-software.
