Hoe gaat een audit in zijn werk?
Om het functioneren van jouw bedrijf te beoordelen, zijn audits een belangrijk instrument. Maar wat is een audit? En hoe gaat een audit in zijn werk? In deze blog gaan we dieper in op het uitvoeren van audits.
Een audit is een systematisch en onafhankelijk onderzoek. Met een audit bepaal je de effectiviteit van jouw kwaliteitssysteem. Ook kan worden bepaald in hoeverre er wordt voldaan aan eisen van klanten, van wet- en regelgeving of van zichzelf. Het is een bron van informatie om te beoordelen waar jouw bedrijf zich nog in kan verbeteren. Door middel van een audit worden mogelijke problemen en risico’s op tijd in beeld gebracht, voordat incidenten of afwijkingen ontstaan.
Audits zijn te verdelen in verschillende soorten, ook wel 1e, 2e en 3e partij audits genoemd:
De verschillende soorten audits worden met een verscheidend doel uitgevoerd. Bijvoorbeeld om te beoordelen of een leverancier volgens de juiste richtlijnen werkt of om een bedrijf te certificeren. De certificering toont aan klanten dat er wordt voldaan aan een bepaalde norm.
Een audit dient uitgevoerd te worden door een onafhankelijke auditor. Het is van belang dat de auditor geen processen beoordeelt waar hij zelf verantwoordelijk voor is en dus geen belang heeft bij de resultaten van de audit. De werkwijze bij een audit kan per keer verschillen. In het algemeen bestaat het proces uit verschillende stappen:
1. Voorbereiding
Tijdens de voorbereiding wordt een auditprogramma opgesteld; de dagplanning wordt gemaakt. Het kwaliteitssysteem of delen daarvan worden doorgenomen en er wordt bekeken wat de resultaten waren van de vorige audits.
2. Uitvoering
Tijdens de audit onderzoekt de auditor of jouw bedrijf aan de eisen van een norm voldoet op basis van bewijs. De auditor verzamelt hiervoor informatie zoals documenten en registratieformulieren. Daarnaast kan informatie worden verkregen door waarnemingen van de auditor en interviews met werknemers. De audit controleert en beoordeelt de informatie. Zo checkt de auditor of de werkwijze die de werknemer heeft omschreven overeenkomt met de beschreven werkwijze in de documenten. Kan worden aangetoond dat je zegt wat je doet, en dat je doet wat je zegt?
3. Rapporteren
Alle bevindingen worden verzameld en vastgelegd in een auditverslag. Besproken onderwerpen, aandachtspunten en tekortkomingen zijn hierin beschreven. Ook worden corrigerende maatregelen vastgelegd. De uitkomst wordt gecommuniceerd met de directie en andere betrokkenen.
4. Opvolging
Als er in het auditverslag corrigerende maatregelen zijn voorgesteld, wordt bij de opvolging beoordeeld of de maatregelen zijn uitgevoerd en of ze het beoogde resultaat hebben opgeleverd. Dit gebeurt schriftelijk of door middel van een herhalingsaudit. Dit wordt per geval bekeken en is afhankelijk van de geconstateerde afwijking en corrigerende maatregel.
Heb je vragen over audits of hulp nodig bij het voorbereiden of uitvoeren van audits, zoals een interne audit, leveranciersaudit of een witness audit? Neem contact met ons op. Onze auditoren en inspecteurs zijn gedreven in hun vak en beschikken over ruime ervaring en kennis. Dit beperkt jouw risico’s en verkleint de risico’s op onregelmatigheden tijdens certificeringsaudits, klantbezoeken en NVWA audits.
