Tips voor jouw kwaliteitshandboek
Het kwaliteitshandboek vormt de basis van je voedselveiligheidssysteem. Het opstellen en actueel houden ervan is een belangrijke taak, maar hoort dit alleen bij de kwaliteitsafdeling? Zeker niet! Een goed kwaliteitshandboek maak je samen met de hele organisatie. Hieronder vind je zeven praktische tips om een handboek op te stellen dat niet alleen voldoet aan de eisen, maar ook écht werkt in de praktijk.
Het lijkt misschien logisch dat de kwaliteitsafdeling het handboek opstelt, maar uiteindelijk werken de medewerkers op de werkvloer volgens de procedures en instructies. Betrek hen daarom bij het proces. Organiseer brainstormsessies of haal input op tijdens werkoverleggen. Zo voelen medewerkers zich gehoord en vergroten ze zelf de betrokkenheid bij kwaliteitszorg. Dit zorgt ervoor dat instructies niet alleen beter worden nageleefd, maar ook verbeterd op basis van praktijkervaring.
Voordat je begint, is het belangrijk om te weten aan welke eisen het handboek moet voldoen. Denk aan:
✔ Wettelijke eisen rondom voedselveiligheid
✔ Certificeringsnormen zoals BRCGS, IFS of FSSC 22000
✔ Klantspecifieke eisen
Heb je geen idee waar je moet beginnen? Een specialist kan je helpen of het werk zelfs uit handen nemen.
Bedenk hoe je het handboek gaat beheren. Werk je met losse documenten op een gedeelde schijf of cloudopslag? Houd er dan rekening mee dat je wijzigingen goed moet doorvoeren. Denk aan:
Wil je deze zaken automatisch laten bijwerken? Dan is een digitale handboekmodule een slimme oplossing.
Borg kwaliteitszaken beter, sneller en efficiënter. Onze online alles-in-één QA Software is ontwikkeld door specialisten met een schat aan kennis en ervaring in voedselveiligheid en kwaliteit.
Met onze quality assurance software voor food bedrijven weet je precies wat er op gebied van voedselveiligheid en kwaliteit speelt binnen jouw bedrijf.
Voor je nieuwe documenten schrijft, kijk eerst welke informatie al beschikbaar is. Denk aan bestaande procedures, instructies en formulieren. Selecteer wat nog relevant is en elimineer verouderde informatie. Dit voorkomt dubbel werk en maakt het handboek efficiënter.
Een goed handboek sluit aan op de realiteit. Controleer of bestaande instructies en procedures nog overeenkomen met de praktijk. Passen ze binnen de wetgeving en certificeringsnormen? Waar nodig, pas ze aan. Alleen dan blijft het handboek bruikbaar en relevant.
Een handboek moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Vermijd lange, ingewikkelde teksten en gebruik simpele taal. Houd instructies kort en to the point. Gebruik waar mogelijk afbeeldingen of video’s om uitleg te vereenvoudigen. Dit maakt het voor medewerkers makkelijker om de instructies op te volgen.
Zijn er anderstalige medewerkers binnen je bedrijf? Zorg ervoor dat zij de instructies en procedures goed begrijpen. Vertaal belangrijke hygiënevoorschriften en kritische controlepunten (CCP’s) naar hun taal. Zo voorkom je misverstanden en verhoog je de naleving.
Wil je ondersteuning bij het opstellen of optimaliseren van je kwaliteitshandboek? Of ben je op zoek naar een slimme manier om je handboek digitaal te beheren
