Wijnen Square Crops

‘Een betere en efficiëntere borging van het kwaliteitssysteem’, dat was in 2015 de missie voor de kwaliteitsafdeling van Wijnen Square Crops. Annsophie Johansson ging als Coördinator Kwaliteit op zoek naar een digitale oplossing om dit te kunnen realiseren en kwam zodoende uit bij onze online oplossingen. Tijdens een interview vertelt Annsophie vol enthousiasme over de verandering die digitalisering van kwaliteitszaken voor haar organisatie teweeg heeft gebracht.

Oplossing voor betere kwaliteitsborging

Voorafgaande aan de digitalisering van het kwaliteitshandboek en de inspecties werkte Wijnen Square Scrops met name met Word en Excel documenten op de harde schijf. Annsophie vertelt over de oude werkwijze: “Het systeem werd steeds minder overzichtelijk en op een gegeven moment was het niet optimaal meer te borgen. We merkten dat de efficiëntie en zoekmogelijkheden bijvoorbeeld ontbraken. We gingen daarom op zoek naar een manier om dit te verbeteren met een digitale oplossing. Toen ik de demo presentatie zag over jullie QA software was ik eigenlijk meteen verkocht. Het was precies wat wij nodig hadden. De software is makkelijk en overzichtelijk. Ook biedt het voor ons alle gewenste mogelijkheden ten aanzien van versiebeheer, zoekfuncties, verificatie van documenten en noem maar op.”

Minimaal 50% tijdbesparing

Met het digitaliseren van het kwaliteitshandboek en de inspecties heeft het bedrijf vanwege de efficiëntere werkwijze een flinke tijdbesparing gerealiseerd. “Het bijhouden, aanpassen en toevoegen van informatie gaat nu zó snel. Ik hoef bijvoorbeeld geen aparte lijsten meer bij te houden als ik iets heb gewijzigd of nieuwe versies te formuleren. Dat doet de applicatie allemaal automatisch voor mij. Wij hebben zowel voor het documentbeheer als voor de inspecties zeker een tijdwinst van 50% gerealiseerd”, legt Annsophie uit.

Het bijhouden, aanpassen en toevoegen van informatie gaat nu zó snel

Goede begeleiding

De implementatie van de modules kostte in het begin even wat tijd. Annsophie licht toe dat dit mede vanwege een helder plan van aanpak volledig vlekkeloos is verlopen. “Iedere implementatie van nieuwe software kost natuurlijk tijd, maar door het duidelijke plan van aanpak vanuit Normec Foodcare Online hebben wij zelf tijdens het voortraject al heel goed in beeld gebracht hoe we alles ingericht wilden hebben. Door de goede begeleiding hierin, konden we snel aan de slag met het overzetten van oude documentatie.” Hoewel onze support afdeling dagelijks klaar staat voor klanten in geval van vragen, heeft Wijnen Square Crops de afgelopen jaren nauwelijks contact opgenomen met deze afdeling. “Het is voor ons gewoon duidelijk hoe we met deze software moeten werken.”, vult Annsophie aan.

Food Safety Culture

De overstap naar digitaal kwaliteitsbeheer heeft een flinke verandering binnen de organisatie teweeg gebracht. Hierover vertelt Annsophie vol enthousiasme: “We merken dat er een breder draagvlak voor kwaliteitszorg is ontstaan binnen onze organisatie, omdat het systeem zo gebruiksvriendelijk is en hiermee toegankelijk is voor alle medewerkers. De medewerkers duiken nu zelf in het systeem, stellen hier vragen over en doen voorstellen voor verbetering. Als Coördinator Kwaliteit houd ik het overzicht en geef ik sturing. We dragen nu meer gezamenlijk de zorg voor de kwaliteit.” De moderne werkwijze waarbij medewerkers met een app op de iPad inspecties mogen uitvoeren sluit volgens Annsophie ook veel beter aan bij het relatief jonge team dat binnen de organisatie werkt. “Het maakt het uitvoeren van inspecties leuk voor de medewerkers en ik merk dat hierbij de diepgang ook toeneemt.”

We dragen nu meer gezamenlijk de zorg voor de kwaliteit

Heel tevreden

Op dit moment sluiten de modules die gebruikt worden volledig aan bij de wensen van het bedrijf. “Ik kan niet anders zeggen dan dat wij heel tevreden zijn over het werken met Normec Foodcare Online. En dit wil ik ook graag uitdragen naar andere bedrijven. Zo hebben we bijvoorbeeld afgelopen week bezoek gehad van een ander bedrijf uit de regio, zodat zij konden zien hoe wij met de software werken en wat dit voor ons heeft opgeleverd. Ik vind het belangrijk dat ook andere bedrijven weten welke mogelijkheden er zijn met deze software”, sluit Annsophie met een glimlach op haar gezicht af.