Wat is een contextanalyse en stakeholderanalyse?

Een contextanalyse is een belangrijk onderdeel van verschillende ISO normen, zoals ISO 22000. Ben je gecertificeerd voor ISO 22000 of voor de, GFSI erkende, FSSC 22000 norm? Dan moet je voldoen aan de eisen voor de contextanalyse en stakeholdersanalyse. Maar wat houdt dit in de praktijk in?

Betrokken bij de voedselketen

De ISO 22000 norm richt zich op bedrijven die (in)direct betrokken zijn bij de voedselketen. De norm specificeert de eisen voor een managementsysteem in combinatie met voedselveiligheid. Implementatie van ISO 22000 zorgt ervoor dat het managementsysteem omtrent voedselveiligheid kan worden gepland, geïmplementeerd, onderhouden en geactualiseerd om producten en diensten te leveren die bij beoogd gebruik veilig zijn. Ook zorgt het ervoor dat de producten of diensten voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing zijn en voldoen aan de overeengekomen klanteneisen.

De basis van ISO normen is hetzelfde en gericht op de organisatie van het bedrijf. Dit houdt onder andere in dat je jouw organisatie helder in kaart brengt via een organogram en functiebeschrijvingen, beleid en management en verantwoordelijkheid. Behalve de interne organisatie is het ook belangrijk dat het management weet hoe de organisatie in de omgeving past waarin het zich bevindt. Via een contextanalyse en stakeholdersanalyse breng je dit in kaart. In hoofdstuk 4 van de ISO 22000 norm zijn de eisen omtrent deze onderwerpen opgenomen.

Contextanalyse

Met context wordt bedoeld: “De totale omgeving waarin de organisatie haar betekenis krijgt. Hierbij kan zowel letterlijk “tekst” worden bedoeld als een situatie of betrokken personen. De context is de achtergrond of referentie van een uitdrukking, idee of gebeurtenis waaraan het zijn betekenis ontleent.

In paragraaf 4.1 van de ISO 22000 norm is opgenomen dat de organisatie externe en interne belangrijke punten (issues) moet vaststellen die relevant zijn voor haar doelstelling en die haar vermogen beïnvloeden om de beoogde resultaten van haar managementsysteem voor voedselveiligheid te behalen. De organisatie moet informatie met betrekking tot deze externe en interne belangrijke punten identificeren, beoordelen en actualiseren. Dit kan worden bepaald en vastgelegd middels een contextanalyse, zodat de organisatie inzicht krijgt in haar context.

Onderdelen van een contextanalyse

Een contextanalyse bestaat doorgaans uit drie onderdelen:

1. Een interne analyse van de organisatie: wat is de interne visie/strategie en wat zijn hierbij de sterktes en zwaktes? Zijn er interne problemen of uitdagingen?
2. Een analyse van de externe omgeving: wat zijn belangrijke ontwikkelingen die invloed hebben op de organisatie? Welke kansen en bedreigingen zijn er?
3. Een stakeholdersanalyse: welke partijen hebben invloed op en/of belang bij de prestaties van de organisatie?

Sterktes en zwaktes, kansen en bedreigingen

Punt 1 en 2 noemen we een SWOT-analyse. Met deze analyse stel je belangrijke punten vast die beoogde resultaten van het managementsysteem voor de voedselveiligheid kunnen beïnvloeden. Een voorbeeld van een sterkte is dat een organisatie goed opgeleide medewerkers heeft die zelfstandig de werkzaamheden kunnen uitvoeren. Een zwakte hierbij kan zijn dat bij vertrek van deze medewerkers veel kennis verloren gaat.

Kansen en bedreigingen voor de organisatie vind je in verschillende externe hoeken zoals maatschappelijke en economische omstandigheden, concurrentie of marktwerking. Let hierbij op hoe de producten op de markt worden gezet en wat het afzetkanaal is. Worden jouw producten lokaal of internationaal verkocht? Dat kan een verschil opleveren. Een voorbeeld van een kans is dat de concurrentie te weinig capaciteit heeft. Een bedreiging kan zijn dat het product als controversieel wordt beschouwd door activistische groeperingen.

Stakeholdersanalyse

Een stakeholdersanalyse begint met het in kaart brengen van alle stakeholders van de organisatie. De definitie van ISO is: “een stakeholder (belanghebbende) is een persoon of organisatie die een besluit of activiteit kan beïnvloeden, door een besluit of activiteit kan worden beïnvloed, of zichzelf beschouwt als beïnvloed door een besluit of activiteit.”

Elke afdeling binnen de organisatie heeft te maken met interne en externe stakeholders. Per stakeholder moet je in kaart brengen wat het belang is bij het handelen van de organisatie en wat de invloed van de stakeholder op dit handelen is. De focus ligt op het zodanig inrichten en beheersen van je processen dat je daarmee kunt voldoen aan de eisen, wensen en verwachtingen van je stakeholders. Simpel gezegd ga je dus kijken wat de wensen en belangen van je stakeholders zijn en vervolgens bepaal je hoe je deze gaat managen. Let er wel op dat je beide onderdelen bij veranderingen actualiseert.

Meer informatie?

Wil je meer weten over contextanalyse en stakeholdersanalyse voor jouw kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag.