Special Refining Company B.V. werkt nu bijna vier jaar met de module Handboek. Eind 2017 is het bedrijf daarnaast gestart met het uitvoeren van digitale inspecties en audits via de module Inspecties. QA manager Anna Pisniak is vanaf het begin af aan bij de implementatie en het gebruik betrokken geweest. In een interview vertelt ze over haar ervaringen met onze applicatie.
Waarom was er binnen je organisatie behoefte aan digitalisering?
“We willen graag met de tijd meegaan. Het was niet noodzakelijk om te digitaliseren, maar dit biedt veel voordelen voor ons dus waarom niet? Mappen doorbladeren tijdens bezoeken of audits was gewoon vervelend en duurde soms heel erg lang”, vertelt Anna. Ze geeft aan dat het aanpassen van procedures vóór de digitalisering redelijk goed verliep. “Maar deze aanpassingen werden niet altijd doorgevoerd in de inhoudsopgave en daardoor was er vaak sprake van een oude versie van de inhoudsopgave. Nu is dit niet meer het geval.”
Welke voordelen biedt het werken met QA software voor je organisatie?
Het werken met de software biedt voor Special Refining Company B.V. in hoofdzaak de voordelen van tijdsbesparing en plezier in het werken met documentatiebeheer. Zo geeft Anna aan: “Vroeger had ik een hekel aan de administratieve kant van mijn werk en nu vind ik dit zelfs leuk.” Het levert het bedrijf daarnaast diverse voordelen op tijdens audits en klantbezoeken. “We kunnen documenten snel vinden, wijzigingen zijn overzichtelijk weergegeven en er is altijd sprake van een duidelijk versiebeheer. De kans op fouten in het versie- en datumbeheer is nihil,” vult Anna aan. Ook in het dagelijkse werk ervaren Anna en haar collega’s diverse voordelen. Anna vertelt: “Het aanpassen van versies gaat gemakkelijk en snel en we hoeven het wijzigingsoverzicht en de inhoudsopgave niet extra bij te houden, omdat dit allemaal automatisch gaat. Door het gebruik van de module Inspecties hoef ik bovendien geen tijd meer te besteden aan het maken van verslagen voor de hygiëne inspecties.”
Tot welke tijdsbesparing heeft het werken met de software voor jullie geleid?
Met het digitaliseren van documenten via het online handboek heeft Special Refining Company B.V. een tijdsbesparing gerealiseerd van circa 80%. Bij het uitvoeren van digitale inspecties wordt de tijdsbesparing ingeschat op 60%. Anna: “Naast dat we documenten tijdens audits zeer snel kunnen vinden, worden wijzigingen en aanpassingen in versies van documenten automatisch bijgehouden, waardoor de kans op fouten nihil is. We hebben bovendien gemerkt dat we door het digitaliseren van ons handboek ongeveer één tot anderhalf uur eerder klaar zijn met de externe audits.”
Hoe ervaar je de support in geval van vragen of problemen?
Special Refining Company B.V. maakt gebruik van diverse support mogelijkheden, zoals de online handleiding, mail en online chat. “Het support team werkt echt effectief. Men reageert snel en geeft concrete antwoorden op je vragen. Zo had ik bijvoorbeeld een probleem gemeld op 10 oktober 2017. Het probleem is op dezelfde dag opgelost met een duidelijk verhaal waarom het probleem überhaupt opgetreden is,” geeft Anna aan.
Wat vind je van de klantgerichtheid van Normec Foodcare Online?
Over de klantgerichtheid vertelt Anna: “Deze ervaar ik als positief, omdat er wordt geluisterd naar de wensen van klanten. In het begin kwamen wij intern veel obstakels tegen bij het gebruik van het online handboek. Alle door ons gemelde vragen en verbeterpunten zijn door Normec Foodcare Online opgelost en al onze wensen zijn doorgevoerd in de applicatie. De communicatie hierover was eerlijk en duidelijk en dit stellen wij erg op prijs.”
