Tijdens een audit kan het voorkomen dat wordt vastgesteld dat er niet of gedeeltelijk wordt voldaan aan een bepaalde eis. Dit kan een eis zijn vanuit een norm, de overheid, klanten of vanuit het bedrijf zelf. De auditor constateert een ‘tekortkoming’ of ‘non-conformity’. Afhankelijk van de ernst van de afwijking kan dit een ‘major’ of ‘minor’ afwijking zijn. De auditor geeft aan wat, waar en waarom er een afwijking is geschreven. Uiteraard wil je de afwijking zo spoedig mogelijk wegnemen en het in de toekomst voorkomen. Hoe pak je dit aan en waar moet je aan denken?
Het probleem
– Stel eerst vast wat precies het probleem is. Zorg dat de tekortkoming duidelijk is en begrepen wordt.- Ga na waar het probleem zich bevindt en waar het nog meer zou kunnen voorkomen. Wellicht is hier verder onderzoek voor nodig, bijvoorbeeld door middel van een interne audit.
De oorzaak
– Voer een oorzaakanalyse uit. Analyseer wat de onderliggende oorzaak is om erachter te komen waarom het probleem zich heeft voorgedaan.- Bepaal welke corrigerende maatregelen nodig zijn om de oorzaak van de afwijking weg te nemen, zo zorg je ervoor dat het niet nog een keer voorkomt.
Maatregelen
– Voer de corrigerende maatregelen door. Stel hiervoor een plan op. Zorg dat er toezicht is op de voortgang en opvolging. En dat het prioriteit blijft houden. De PDCA (plan-do-check-act) cyclus kan helpen om de verbeteringen te borgen.- Na het doorvoeren van de corrigerende maatregelen dient beoordeeld te worden of deze maatregelen het beoogde resultaat hebben opgeleverd. Afhankelijk van de afwijking en corrigerende maatregel, kan de beoordeling door de auditor schriftelijk of door een herhalingsaudit worden uitgevoerd. Als deze beoordeling positief is, is de tekortkoming afgerond.
Preventief
– Voer na enige tijd een verificatie uit van de genomen maatregelen. Zijn de genomen maatregelen effectief gebleken?- Naast corrigerende maatregelen kunnen zo nodig ook preventieve maatregelen worden opgesteld. Deze worden opgesteld om mogelijke problemen in de toekomst te voorkomen. Stel vast welke processen in de toekomst mogelijk tekortkomingen kunnen veroorzaken. Maak een plan om dit te voorkomen.
Leermoment
In het algemeen geldt dat het van belang is goed te communiceren binnen de organisatie. Het moet duidelijk zijn wat de tekortkomingen en maatregelen inhouden. Als de maatregelen goed worden doorgevoerd, kunnen in de toekomst problemen, onnodige kosten of klachten worden voorkomen. Uiteindelijk geeft een tekortkoming een organisatie de kans om te leren en te verbeteren.
Hulp nodig?
Heb je vragen over audits of hulp nodig bij het voorbereiden, uitvoeren of de opvolging van audits? Neem contact met ons op. Onze projectmanagers zijn gedreven in hun vak en beschikken over ruime ervaring, kennis en kunde.
