Hoe bereid ik me voor op een NVWA systeem audit?

De Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) is de overheidsorganisatie die zich bezighoudt met voedselveiligheid. Elk bedrijf in de voedingsmiddelenindustrie in Nederland heeft met deze organisatie te maken. Met name de bedrijven die dierlijke producten (vlees, zuivel, ei) verwerken, kunnen vanwege de EG-erkenning de NVWA regelmatig verwachten.

Wat doet de NVWA?

De NVWA controleert producten of deze voldoen aan de gestelde normen. Dit doen zij door steekproefsgewijs producten op te halen bij bedrijven of te kopen in de supermarkten. Ook worden producten die via import binnen komen gecontroleerd op verschillende wettelijke normen. Zodra hierbij overschrijdingen worden aangetroffen, worden bedrijven geïnformeerd en moeten zij over gaan tot recall.Ook schrijft de NVWA interpretaties op de Europese wetgeving, de zogenaamde infobladen. Hiermee laat de NVWA bedrijven weten hoe de wetgeving geïnterpreteerd moet worden en welke maatregelen moeten worden uitgevoerd. Momenteel is microbiologische veiligheid en Listeria bestrijding een belangrijk speerpunt en is infoblad 85 opgesteld.

Twee soorten controles

De NVWA controleert of bedrijven zich houden aan de wetgeving. Hierbij wordt zowel gecontroleerd op de Europese wetgeving (verordeningen) als op de Nederlandse wetgeving (warenwetbesluiten). Twee soorten controles worden uitgevoerd, te weten:

• Hygiëne en bouwkundige inspecties
• Systeem audits

Bij de inspecties wordt met name het pand gecontroleerd en de werkwijze in productie. Meestal worden ook registraties van CCP’s (kritische controle punten) beoordeeld en soms wordt naar recente microbiologische analyses gevraagd.Systeem audits zijn grotere controles waarbij het hele kwaliteitssysteem wordt beoordeeld. Procedures en werkinstructies worden beoordeeld, maar ook resultaten van analyses en validaties. Voor veel bedrijven is een systeemaudit niet nieuw, omdat deze bedrijven gewend zijn aan audits door certificerende instanties voor een kwaliteitsmanagement systeem. Toch zijn NVWA audits vaak spannend, omdat hier meer vanaf hangt. Als de NVWA afwijkingen ziet, worden waarschuwingen of zelfs boetes uitgedeeld. Dit wordt in veel gevallen direct gepubliceerd op de website van de NVWA wat de meeste bedrijven niet wenselijk vinden. De afwijkingen moeten ook snel worden opgelost (doorgaans binnen 3 maanden) waarna de NVWA nogmaals langskomt om de verbeteringen te beoordelen.

Wat is de basis van een systeem audit?

De meeste voedingsmiddelenproducenten zijn verplicht een eigen voedselveiligheidssysteem op te stellen. De wetgeving geeft aan dat dit systeem gebaseerd moet zijn op de HACCP methodiek. Dit houdt in dat deze stappen moeten worden uitgevoerd:

1. Een HACCP-team samenstellen
2. De te produceren producten beschrijven
3. Het bedoeld gebruik van deze producten identificeren
4. Processchema’s opstellen
5. De processchema’s aan de lijn verifiëren
6. Een gevarenanalyse uitvoeren waarbij alle potentiële gevaren bij de producten en processen worden benoemd. Bij elk gevaar moet worden bepaald wat de kans is dat het voorkomt en als het voorkomt hoe groot de ernst is van het gevaar.
7. Elk gevaar met een gemiddeld tot hoog risico moet door de beslisboom worden gehaald om te bepalen of het gevaar een kritisch controle punt is (CCP).
8. Per CCP moeten de kritische grenzen worden vastgesteld inclusief een monitoringsschema.
9. Bij het monitoringsschema moeten correctieve acties worden vastgelegd.
10. Voer een verificatie uit op de opgestelde documenten en CCP’s. Een verificatie is een periodieke controle om na te gaan of de HACCP-aanpak effectief is.
11. Documentatie en registraties moeten worden bijgehouden.

Welke voorbereiding is nodig?

De systeemaudit wordt door de NVWA met een bedrijf ingepland. De datum van uitvoering is dus van tevoren bekend. Doorgaans komt de NVWA met 2 personen langs. Eén auditor en één inspecteur die de productie beoordeelt.Deze zaken zijn belangrijk in de voorbereiding op de audit:

• Beoordeel of recent zaken in het nieuws zijn geweest omtrent de productgroep waarmee jouw organisatie werkt. Denk hierbij aan een grote recall van een ander bedrijf. Neem deze zaken mee in een overleg of analyse zodat kan worden aangetoond hoe jouw organisatie hierin staat.
• Zorg ervoor dat nieuwe zaken zoals nieuwe producten of nieuwe processen (onderdelen) zijn gevalideerd en opgenomen in het handboek.
• Alle documentatie die vanuit de NVWA beschikbaar is zoals infobladen, moet zijn opgenomen in het voedselveiligheidssysteem.
• Alle opmerkingen uit eventuele voorgaande audits moeten aantoonbaar zijn opgelost.
• Beoordeel recente aanpassingen in de wetgeving en voer deze door indien het van toepassing is op de producten van jouww organisatie.

Zorg ervoor dat deze documenten op orde zijn en klaar liggen:

• Een map met het volledige kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, analyses, registratieformulieren).
• Gevarenanalyse en CCP-tabel
• Registraties van CCP’s
• Validatie en verificatie verslagen, zoals de Listeria studie en/of challengetesten. Zie de blog over dit onderwerp “Listeria voorkomen is beter dan genezen”.
• Een overzicht en trendanalyse van microbiologische analyses.

Het is aan te raden dat medewerkers met een sleutelfunctie aanwezig zijn bij de audit zodat zij kunnen uitleggen hoe het proces verloopt en waarom zaken op de bepaalde manier worden uitgevoerd. Het spreekwoord: “Een goede voorbereiding is het halve werk”, is zeker op audits van toepassing.

Altijd voorbereid op een audit?

Het is natuurlijk het beste als je bedrijf op ieder moment klaar is voor een inspectie of audit. Door kwaliteitszaken te digitaliseren creëer je meer inzicht, overzicht en transparantie. Daarom ontwikkelden we voor de food sector een compleet online QA software pakket. We helpen je graag om de best passende oplossing voor jouw bedrijf te vinden.

Hulp nodig?

Wil je meer weten over het voorbereiden van een NVWA audit? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag.