Zo bespaar je snel tijd op de kwaliteitsafdeling
Hoge werkdruk op je kwaliteitsafdeling? Dan is de noodzaak om efficiënter te werken én kwaliteitszaken beter te borgen groot. Digitalisering biedt de oplossing. Maar hoe ga je digitaliseren als je er de tijd niet voor hebt? Patrick Strijker is Senior Implementatie Consultant bij Normec Foodcare Online en begrijpt met zijn achtergrond in kwaliteitsmanagement en de food sector precies waar de schoen wringt. Hij vertelt over zijn praktijkervaringen en hoe hij samen met zijn collega’s bedrijven helpt om sneller en efficiënter te werken.
Vol trots vertelt Patrick dat hij inmiddels vijf jaar werkzaam is bij Normec Foodcare Online. Als Senior Implementatie Consultant bezoekt hij bedrijven in de voedingsmiddelensector om online QA software modules te implementeren. Hij zorgt hierbij voor de systeeminrichting en geeft trainingen over het gebruik van de modules. Patrick ziet dat de vraagstukken van nu heel anders zijn dan die van vijf jaar geleden. Hij vertelt: “Toen ik begon bij Normec Foodcare Online was het digitaliseren van kwaliteitszaken voor veel bedrijven al een hele stap vooruit. Ik zie nu dat digitalisering veel breder gedragen wordt binnen de organisatie. Dit komt mede door de opkomst van Food Safety Culture. Maar ook de toename aan onaangekondigde audits speelt een belangrijke rol. Als je kwaliteitszaken op papier beheert, zie je de verbeterpunten vaak net te laat. Denk bijvoorbeeld aan het verlopen van certificaten en specificaties. Zonder actieve beheersing zie je pas dat je deze documenten moet vervangen als ze al verlopen zijn. En dat leidt tot tekortkomingen tijdens audits. Nu audits steeds vaker onaangekondigd plaatsvinden, zien bedrijven een nog grotere noodzaak van continue compliance en betere procesborging.”
Patrick ziet daarnaast dat schaalvergrotingen van productiebedrijven van grote invloed zijn op de uitdagingen waar kwaliteitsafdelingen op dit moment mee te maken hebben: “Door overnames en uitbreiding van bedrijven met meerdere locaties zijn kwaliteitsverantwoordelijken niet altijd op locatie aanwezig. De verantwoordelijkheid voor kwaliteitsgegevens ligt hiermee op meerdere plekken in de organisatie. Bij papieren registraties en controles bevinden de documenten zich verspreid over de verschillende locaties en mis je als kwaliteitsmanager het overzicht. Ook de snelheid van schakelen is voor de kwaliteitsafdeling soms niet bij te houden. Als op een andere locatie plotseling nieuwe uitzendkrachten ingezet worden, moeten deze ook vooraf getraind zijn om voedselveilig te werken.”
Voorheen bestond een implementatie voor Patrick grotendeels uit het trainen van de hoofdgebruikers van de software en het inrichten van de applicatie. Hij ziet binnen bedrijven een toenemende behoefte aan extra ondersteuning. Patrick legt uit: “Vanuit certificeringsnormen wordt steeds meer vereist dat je het hele jaar door de juiste gegevens inzichtelijk hebt, analyseert en verbeteringen doorvoert. Daardoor hebben bedrijven meer behoefte aan consultancy op gebied van digitalisering. Onze implementatie consultants hebben een achtergrond in het kwaliteitsvak en weten welke problemen en uitdagingen er spelen op de kwaliteitsafdeling. Ik zeg tijdens een implementatie weleens gekscherend ‘Ik ben geen IT-deskundige, maar wel een kwaliteitsspecialist’ en dan zie ik iedereen meteen gerustgesteld ademhalen. Men wil juist advies van een gelijkgestemde die de vertaalslag kan maken naar de praktijk.”
Patrick vertelt dat bedrijven vanwege de hoge werkdruk en onderbezetting op de kwaliteitsafdeling vaak voor een dilemma staan. “Kwaliteitsmanagers zijn ervan overtuigd dat digitalisering voor een efficiëntere werkwijze en betere kwaliteitsborging zorgt, maar gebrek aan tijd zorgt juist voor een drempel. Men denkt soms dat het implementeren van software om een flinke tijdsinvestering vraagt. Om deze zorg weg te nemen wordt daarom tijdens het offertetraject al nagegaan welke mate van ondersteuning gewenst is. Zelfs volledige ontzorging is mogelijk. We nemen de klant dan bij wijze van spreken aan de hand mee door het digitaliseringstraject en zorgen als voortgangsbewaker van het project dat het goed komt. Ook het overzetten van lijsten en documenten, trainen van medewerkers om registraties in te vullen en inrichten van een volledig E-learning systeem verzorgen we volledig als dat door de klant gewenst wordt. Zo profiteert het bedrijf al binnen enkele weken van de efficiëntieslag en kunnen de dagelijkse processen blijven doorlopen.”
Dat de digitaliseringsmogelijkheden de komende jaren alleen nog maar toenemen, is volgens Patrick een zekerheid. “Wat we nu al zien gebeuren, is dat digitalisering bedrijven helpt om proactief te handelen. Neem nou het digitaal invullen van registraties. Door in de registratie-app in te stellen dat de productiemedewerker bij een temperatuuroverschrijding een nieuwe meting moet doen en daarna het product dient te blokkeren, weet hij meteen wat er van hem verwacht wordt. Het gaat er niet meer om of het ingevulde antwoord goed of fout is, maar of de juiste acties zijn ondernomen. Zo krijgt de registratie meer een sturend karakter in het productieproces en integreer je werkinstructies direct in een registratielijst. Als je dit proces niet digitaliseert, bestaat de kans dat je te laat bent en het product de deur al uit is. Ik verwacht dat deze mate van digitalisering in de toekomst alleen nog maar toeneemt, waardoor het aantal fouten zal afnemen. Vanuit klanten krijg ik ook terug dat zij dit als een heel groot voordeel ervaren.”
Wil je snel tijd besparen op je kwaliteitsafdeling en kwaliteitszaken beter borgen? Onze experts laten je tijdens een gratis demo graag zien hoe je dit realiseert met onze alles-in-één online QA-software. Kies bijvoorbeeld voor de modules: Inspecties, Registraties, E-learning, Handboek, Specificaties of Actielijst.
