Praktijkplan voor een voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur
In de Whitepaper Food Safety Culture: basis voor bestaansrecht beschrijven we het stappenplan voor een goede voedselveiligheidscultuur. Maar hoe implementeer je dit in de praktijk? Volg dit praktijkplan en realiseer een goede voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur binnen jouw bedrijf.
Maak een vragenlijst
Om een goed cultuurplan uit te rollen, start je met een 0-meting. Deze meting helpt je om een beginpunt vast te stellen en om impact van verbetermaatregelen inzichtelijk te maken. Een 0-meting voer je bijvoorbeeld uit middels vragenlijsten. De resultaten geven inzicht in de voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur van een bedrijf. Bepaal voor het opstellen van de vragenlijst indicatoren die onderzocht moeten worden. Welke factoren hebben invloed op of kunnen inzicht geven in de cultuur van jouw bedrijf? Denk aan onderwerpen als betrokkenheid, leiderschap of communicatie en stel vragen die hieraan gekoppeld zijn. Door scores te geven aan de vragen, maak je de uitkomst meetbaar.
Laat de vragenlijst anoniem invullen
Een anonieme vragenlijst helpt om een hogere respons en een eerlijker beeld van de cultuur te krijgen. Verspreid de vragenlijst bijvoorbeeld via mail of het interne communicatiesysteem. Om ook productiemedewerkers te bereiken, deel je de vragenlijst uit in de kantine. Maak een box waar medewerkers de ingevulde lijsten in kunnen doen.
Houd rekening met anderstaligen
Maak de vragenlijst voor alle medewerkers toegankelijk door deze in verschillende talen te verstrekken. Voor een goede 0-meting is het belangrijk om een representatieve groep te laten deelnemen. Neem daarom alle lagen uit het bedrijf mee en zorg voor een representatief aantal deelnemers.
Betrek het hele management bij de 0-meting (stap 1 uit de whitepaper)
Betrek het management bij de 0-meting om voldoende draagvlak te creëren. Vraag bijvoorbeeld input bij het opstellen van de vragenlijst. Welke onderwerpen vindt directie belangrijk of interessant? Daarnaast vult de directie een statustabel in, vóórdat de 0-meting wordt uitgevoerd. Hierin maakt men een overzicht van de gewenste cultuur. De uitkomsten van de 0-meting vergelijk je in de volgende stap met de statustabel.
Op basis van uitkomsten uit de 0-meting wordt een verbeterplan voor het bereiken van een goede voedselveiligheidscultuur opgesteld.
Creëer een duidelijke strategie (stap 2 uit de whitepaper)
Vergelijk uitkomsten uit de 0-meting met de door directie ingevulde statustabel en maak verschillen inzichtelijk. Bepaal op basis hiervan de verbeterstrategie. Stel hierbij onder andere de volgende vragen:
Bedenk SMART doelstellingen
Bedenk SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) doelstellingen voor het verbeterplan. Betrek relevante afdelingen hierbij en stel de doelstellingen samen op, zodat de doelstellingen breed gedragen worden.
Neem deze vier elementen op in het verbeterplan
Volgens het GFSI omvat een goede voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur minstens vier elementen. Neem in ieder geval deze onderwerpen mee in het verbeterplan:
Communiceer het beleid en de verwachtingen (stap 3 uit de whitepaper)
Wanneer de strategie bepaald is, stel je een bijbehorend communicatieplan op. Het moet duidelijk zijn welke verwachtingen worden gesteld aan de medewerkers. Hulpmiddelen hiervoor zijn onder andere goede functieomschrijvingen of een duidelijke verantwoordelijkhedentabel. In sommige gevallen is het wenselijk om het beleid van de organisatie aan te passen op de vastgestelde strategie. Het management kan het beleid uitdragen door voldoende zichtbaar te zijn op de werkvloer en het goede voorbeeld te geven.
Wanneer het verbeterplan is opgesteld, start de implementatiefase. Rol alle verbetermaatregelen uit binnen de organisatie. Stem een afgebakende periode af voor deze fase waarin het bedrijf tijd wordt gegund de cultuur te verbeteren.
Train de medewerkers (stap 4 uit de whitepaper)
Eén van de belangrijkste onderdelen van een goede voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur is training van medewerkers. Zorg voor voldoende persoonlijke aandacht en bepaal in overleg met medewerkers de trainingsbehoefte. Wat past in het ontwikkeltraject van de medewerker? Een trainingsplan dat specifiek is afgestemd op de medewerker zorgt voor meer betrokkenheid en een beter resultaat. Deel tijdens trainingen verhalen en lessen uit de praktijk, geef voorbeelden waar een medewerker zich in kan herkennen.
Deel relevante informatie (stap 5 uit de whitepaper)
Neem medewerkers tijdens de implementatiefase mee in de voortgang door relevante informatie te delen. Denk hierbij aan (uitkomsten van) bezoeken van klanten, auditplanning en -uitkomsten, informatie na het lopen van glas- en hygiënerondes, trends in klachten en resultaten van een klant- en/ of medewerkertevredenheidsonderzoek. Door voldoende relevante informatie te delen, vergroot je de betrokkenheid van medewerkers. Zorg ook dat het bedrijf de doelstellingen niet uit het oog verliest en volg deze samen met de betrokken afdelingen op.
Na een periode van implementatie, volgt een follow-up audit om te beoordelen of de strategie en het verbeterplan het gewenste resultaat opleveren. Laat deze audit door een medewerker uitvoeren die over de juiste competenties beschikt of roep de hulp in van een externe expert.
Vraag feedback (stap 6 uit de whitepaper)
Een onderdeel van de follow-up fase is het vragen van feedback aan medewerkers. Neem het onderwerp voedselveiligheidscultuur bijvoorbeeld mee in functioneringsgesprekken. Faciliteer daarnaast dat medewerkers hun zorgen in een veilige omgeving kunnen melden bij een vertrouwenspersoon of anoniem via een klokkenluidersregeling. Ook observaties van gedrag of procesuitvoering kunnen feedback opleveren.
Meet resultaten (stap 7 uit de whitepaper)
Zorg bij de follow-up audit voor meetbare resultaten. Herhaal bijvoorbeeld de vragenlijst uit de 0-meting na een bepaalde periode om te zien of en op welke gebieden de score is verhoogd. Ook het opvolgen van SMART doelstellingen kan helpen om resultaten meetbaar te maken. Heeft het bedrijf de gewenste score en doelstellingen behaald of is dit niet helemaal gelukt? Zo niet, zoek dan uit wat de oorzaak is en pak die aan.
Waardeer en vier successen (stap 8 uit de whitepaper)
Vaak wordt bij een audit gekeken naar verbeterpunten en zaken die niet goed gaan. Maar voor een goede cultuur is het juist belangrijk om positieve punten aandacht te geven. Moedig bijvoorbeeld positieve en proactieve verandering in gedrag aan. Neem dit mee tijdens de HR-cyclus. Vier successen door taart uit te delen of een kaart te sturen wanneer de audit is behaald. Communiceer positieve gevolgen van werkzaamheden of veranderingen, en probeer niet te veel te focussen op wat niet goed gaat. Dit zorgt voor een positieve cultuur en meer bereidheid tot veranderen.
Na het volgen dit stappenplan heeft jouw bedrijf een zeer mooie start gemaakt met het opzetten en verbeteren van de voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur. Ga zo door en formuleer een continu verbeterplan om de cultuur te onderhouden. Blijf bovenstaande stappen herhalen, waarbij de laatste opvolgaudit gezien kan worden als startpunt.
Het realiseren van een goede voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur vraagt om flink wat kennis en inspanningen. Schroom niet om hulp te vragen. Onze experts helpen je graag op weg, bijvoorbeeld met Q-DNA, 0-meting, verbeterplan en/of implementatie van de juiste maatregelen.
