Het samenstellen van een HACCP-team
Heb je een BRCGS-, IFS- of FSSC-certificaat? Dan moet je voedselveiligheidsplan ontwikkeld en beheerd worden door een team. Ook wel HACCP-team of team voor de voedselveiligheid genoemd. Hoe stel je zo’n team samen en wat doet een HACCP-team?
Het doel van het HACCP-team is het ontwikkelen, implementeren en in stand houden van je voedselveiligheidssysteem, zodat je eindproducten voldoen aan voedselveiligheids-, kwaliteits- en wettelijke eisen. Om dit doel te bereiken moeten de leden van je HACCP-team kennis hebben van te beheersen gevaren en het ondernemen van de juiste corrigerende maatregelen.
Bij het samenstellen van een HACCP-team moet je ervoor zorgen dat verschillende disciplines van de organisatie zijn vertegenwoordigd. Denk aan verantwoordelijken voor kwaliteit, techniek, onderhoud en productie. Vaak neemt ook directie deel aan het HACCP-team en toont daarmee haar betrokkenheid bij het voedselveiligheidssysteem. Het team wordt geleid door een aangewezen teamleider.
Je team kan worden aangevuld met een externe QA-adviseur, die ondersteuning levert bij de opzet en implementatie van het HACCP-systeem en aanvullende kennis heeft over voedselveiligheidsgevaren en de beheersing hiervan.
De verantwoordelijkheid van je team start met het opstellen van een gevarenidentificatie en risicoanalyse, ofwel HACCP-analyse, als basis voor het voedselveiligheidsplan. Ook is je team verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het gehele voedselveiligheidsplan. Hiervoor moet je team door de hele organisatie op te hoogte worden gehouden van wijzigingen die van invloed kunnen zijn op het voedselveiligheidsplan.
Wijzigingen kunnen heel divers van aard zijn, denk daarbij aan veranderingen in grondstoffen, productsamenstellingen, processen, klanteisen en wetgeving. Waar nodig zorgt je HACCP-team voor aanpassingen in het voedselveiligheidsplan. Vandaar dat de leden van je HACCP-team korte communicatielijnen moeten hebben met de overige werknemers in het bedrijf.
Naast het doorvoeren van wijzigingen, verzamelt je HACCP-team informatie over de naleving van het voedselveiligheidsplan. Deze informatie wordt verkregen uit interne audits en door het tijdig signaleren van knelpunten op de werkvloer.
Het actualiseren van het voedselveiligheidsplan aan de hand van alle verzamelde informatie kan leiden tot de identificatie van bijkomende gevaren, het verlagen of verhogen van de kans op reeds gedefinieerde gevaren en dus herbeoordeling van een risico of een aanpassing in de beheersmaatregelen.
Het HACCP-team komt bij elkaar met een frequentie die vooraf is vastgesteld. In deze overleggen word je HACCP-team op de hoogte gebracht van zaken die invloed kunnen hebben op de voedselveiligheid, kwaliteit en wettelijkheid.
Een vast agendapunt voor het HACCP-team overleg zijn de bedrijfsdoelstellingen die jaarlijks door de directie worden opgesteld. Je HACCP-team zorgt voor een tussentijdse beoordeling van de voortgang van deze doelstellingen. Voorbeelden van andere agendapunten zijn:
Van de vergadering van het HACCP-team worden notulen opgesteld. Actiepunten worden vastgelegd in een centrale actielijst, inclusief oorzaakanalyse, correctieve en/of preventieve maatregelen, een tijdspad en een verificatie als controlestap. De actielijst wordt tijdens de volgende vergadering weer besproken om de voortgang te bewaken.
“Tip: maak een online actielijst aan, zodat je alle acties overzichtelijk beheert en uitzet binnen de organisatie. Dit kan met onze online QA-software.”
Laat wijzigingen altijd doorgeven aan het HACCP-team
Het is belangrijk dat alle wijzigingen die invloed kunnen hebben op de voedselveiligheid of kwaliteit van het product worden doorgegeven aan het HACCP-team. Deze hebben namelijk ook invloed op het HACCP-systeem en dus mogelijk gevolgen voor de consument. Betrokkenheid en samenwerking tussen alle lagen van de organisatie is hierin erg belangrijk.
Overleg met het HACCP-team
In de praktijk gebeurt het nog weleens dat een wijziging wordt vastgelegd in een verslag zonder dat hierover overleg heeft plaatsgevonden met het HACCP-team. Zoals eerder beschreven, zijn diverse disciplines in het HACCP-team nodig om een goede beoordeling te kunnen maken in geval van een wijziging. Overleg wijzigingen dus altijd met de andere leden van het HACCP-team.
Zorg voor een duidelijke planning
Plan de HACCP-teamoverleggen ruim van tevoren en geef elk lid eigen taken en verantwoordelijkheden, zodat het overleg proactief kan plaatsvinden en niet alleen de teamleider aan het woord is.
Bekijk het HACCP-plan in zijn geheel
Bekijk bij het updaten van het HACCP-plan steeds het geheel. Bijvoorbeeld: voeg bij een nieuwe processtap niet alleen een extra stap toe aan het processchema en de risicoanalyse, maar bekijk ook wat dit voor invloed heeft op beoordelingen van voorgaande en volgende stappen in het proces. De HACCP-team leden moeten hiervoor de HACCP-methodiek zeer goed begrijpen en kunnen toepassen.
Naast de kennis van de eigen producten en processen hebben de leden van je HACCP-team voldoende theoretische kennis nodig om de taken goed te kunnen uitvoeren. Een HACCP-team training is hier bijvoorbeeld erg geschikt voor. Vanwege de bijzondere rol van de HACCP-teamleider wordt ook hiervoor een aanvullende cursus geadviseerd, zoals de cursus HACCP-teamleider.
Heb je ondersteuning nodig voor je HACCP-team? Onze Quality Assurance adviseurs helpen je graag.
