De lerende organisatie als basis van een Food Safety Culture

De meest succesvolle bedrijven zijn de bedrijven die kunnen leren en zich kunnen aanpassen aan nieuwe modellen, om op die manier sneller te worden dan hun concurrenten. Groeien naar een lerende organisatie is een goede voedingsbodem voor een Food Safety Culture. Doordat iedereen binnen de organisatie de veranderingen en verbeteringen continu in het proces borgt, ontwikkelt de organisatie zich naar een hoger niveau. Maak van medewerkers ambassadeurs en groei naar een lerende organisatie die voedselveiligheid continu op hoog niveau waarborgt.

Niet meer reactief maar juist proactief wordt de norm: niet meer halen maar brengen. In kunnen spelen op trends en ontwikkelingen zijn focuspunten binnen lerende organisaties. Medewerkers worden loyaler, zijn makkelijker duurzaam in te zetten, ontwikkelen een bredere kennis en grotere betrokkenheid in de organisatie. Het management moet aan de slag met de competenties: ondernemerschap, coaching en eigenaarschap. In de praktijk het verschil willen maken. Continu willen veranderen is de solide basis van een bedrijfsvoering met visie op de toekomst.

Resultaat van een lerende organisatie

Het uiteindelijke doel is het creëren van een permanent lerende organisatie die altijd klaar is om toekomstgericht te zijn en in kan spelen op de steeds veranderende omstandigheden. Gedragsverandering is hierbij essentieel. Het gaat om het ontwikkelen van een leercultuur (‘een leven lang leren’) en leerpaden met moderne methoden en technieken. Gedragsverandering wordt echter niet alleen gerealiseerd door kennis. Het vraagt ook om flexibiliteit, een positieve instelling en vooral het vermogen om praktisch te blijven denken. Gedrag in organisaties kan alleen veranderen in nauwe samenwerking tussen collega’s. En hoe beter medewerkers dit begrijpen, des te beter kan er effectief worden gecommuniceerd waarbij ook de betrokkenheid nog eens wordt vergroot.

In vijf stappen naar een lerende organisatie

Elke organisatie heeft een cultuur. Het is de vraag of de huidige cultuur de juiste is om uit te kunnen groeien tot een cultuur gericht op continu verbeteren en of er een lerende organisatie kan ontstaan. Het ontwikkelen van een lerende organisatie vraagt om een herziening van het totale beleid van de organisatie en het opleidingsaanbod. Dit zijn de vijf stappen waarmee naar een lerende organisatie kan worden gegroeid:

1. 0-meting binnen alle bedrijfsonderdelen en van de bedrijfscultuur.
2. Metingen met testen, interviews, vragenlijsten, MTO, etc. om de juiste focus te achterhalen voor een lerende organisatie.
3. Statusbepaling huidige situatie lerende organisatie, leiderschapsstijl huidig en gewenst, verbeterpunten bepalen.
4. Concreet plan van aanpak gericht op de bevordering van een lerende organisatie, met aandacht voor het management en de productievloer.
5. Dubbele loop PDCA-model voor continu verbeteren.

Focus bij alle stappen is om in het begin ‘snelle beweging’ te creëren, kleine successen te behalen en te vieren, waardoor vertrouwen en draagkracht ontstaat voor een lerende organisatie.

Cultuur is de samenhang van alles wat bijdraagt tot het in standhouden van de waarden

Het gaat om datgene dat men als samenleving belangrijk vindt als basis om gelukkig, veilig, gezond en welvarend te worden of te blijven en wat men daarvoor doet. Dat geldt dus ook voor bedrijven en organisaties. Dit is de belangrijkste reden om naar het totaalproces van de organisatie te kijken bij cultuurverandering. Cultuur is dus de uiterlijke verschijningsvorm, het patroon van gedachten en gedrag waarmee de fundamentele waarden (die moeten leiden tot welvaart, geluk en toekomstperspectief) worden geborgd. Omdat ieder bedrijfsonderdeel mede bepalend is voor de cultuur ontkom je er niet aan het als geheel te zien, maar wel keuzes te maken in wat je doet en waarmee je begint. Het start altijd met in kaart brengen van je fundamentele waarden en die tegen het licht te houden.

Het denken en doen kan bovendien aangeleerd worden,  en als de mensen die aangeleerde kennis in hun hart, hoofd en handen verankeren, is het proces echt geborgd.

De mens als bepalende factor

Het doorvoeren van een cultuurverandering is een ambitieus maar waardevol proces. Een lerende organisatie vraagt dat alle medewerkers continu bereid zijn het proces te verbeteren. De organisatie en communicatie is dusdanig ingericht dat ieder zich onderdeel voelt in de lerende organisatie en vol energie, passie en ondernemerschap de verantwoordelijkheid neemt voor de ontwikkeling en de kwaliteit van de organisatie.

Communicatie, leiderschap, commitment en toewijding, betrokkenheid en actieve participatie van éénieder stellen de mens in de organisatie als bepalende factor centraal.

Resultaatgericht trainen

Enkel het benoemen van een probleem en het kenbaar maken van de wenselijke situatie leidt niet tot verandering. Wat je weet, is niet altijd wat je doet……  In de praktijk zal een training waarbij enkel kennis wordt aangeboden misschien leiden tot een wijzere deelnemer, maar dit brengt geen verandering in gedrag teweeg. Voor gedragsverandering wordt bij trainingen ingezet op hart en hoofd. Met kennis vullen we het hoofd, met vaardigheidstraining vullen we het hart. Als het gaat om het oplossen van problemen in de cultuur van een bedrijf in de voedingsmiddelenbranche, worden bijvoorbeeld de mogelijke gevaren van een product of productieproces benoemd en wordt gestuurd op gedragsverandering.  Betrokkenheid en verantwoordelijkheid tijdens training zijn van belang. Bijvoorbeeld door te stimuleren dat medewerkers elkaar complimenten geven. Zo wordt het makkelijk gemaakt om kennis (waarneming over een gevaarlijke situatie) bespreekbaar te maken op de werkvloer en deze positief te waarderen (met een compliment).

Het begint met ambitie

Hoewel Food Safety Culture inmiddels in de verschillende standaarden zijn intrede doet, leidt alleen dat nog niet tot succes. Een cultuurverandering vindt enkel plaats als er een oprechte ambitie is om het beter te willen doen dan voorheen en dan concurrenten in de branche. Een ambitie die gevoed wordt door de drang naar continue verbetering van voedselveiligheid en kwaliteit. Zonder die ambitie is het slechts minimaal voldoen aan de normen en eisen. Daardoor zal een cultuur niet veranderen en zal de organisatie geen voedselveiligheidscultuur tot stand brengen.

Die ambitie mag hoog zijn en dient duidelijk te worden uitgesproken naar de organisatie wil het tot succes leiden.

Methoden voor continu verbeteren

Gelukkig bestaan er diverse bewezen methoden om producten, processen en werkwijzen continu te kunnen verbeteren. Zo is de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) een bekende bij verbeteracties. Maar leidt dit ook tot een (meetbare) verbetering van de voedselveiligheids- en lerende cultuur? Het is noodzaak de soft skills van het management te trainen en te optimaliseren zodat de kaders voor een lerende organisatie ook tot uitvoering kunnen komen. Op deze manier worden de processen ook in het gedrag van de medewerkers geborgd en is er optimale ruimte voor een lerende cultuur met dito bedrijfsprocessen.  Naast het gebruik van de PDCA-cyclus hebben veel bedrijven ook echt de ambitie om te verbeteren. Niet alleen op voedselveiligheid maar ook op kwaliteit, betrokkenheid en processen.  Er zijn dan ook diverse andere tools die hierin ondersteunend kunnen werken zoals de dubbele PDCA-cirkel, lean tools, werkvloersessies, etc…. . Het is belangrijk dat elke gewenste verbetering begint met het formuleren van heldere, meetbare doelstellingen…. En deze dan correct en regelmatig op te volgen.

Formuleer doelen

Er zijn diverse methoden en hulpmiddelen om doelen te bepalen en hieraan gerelateerde acties te initiëren. Actieve deelname of betrokkenheid van medewerkers is hierbij sterk afhankelijk van het kennisniveau van de individuele medewerker. En daarmee dus van invloed op het succes van de gewenste gedragsverandering die nodig is om te komen tot een goede voedselveiligheidscultuur.

Culture is patterned ways of thought and behaviour that characterize a social group, which can be learned through socialization of processes and persist through time (Coreil, Bryant and Henderson, 2001).

Leiderschapscompetenties in een lerende organisatie:

• Hoe vertrouwen opbouwen
• Empathisch vermogen
• Duidelijk sturen op afspraken
• Open en eerlijke communicatie (lijn – medewerker)
• Kwetsbaar opstellen
• Cultuurdrager

Normec Foodcare helpt graag

 We sparren graag over het ontwikkelen naar een lerende organisatie en de meerwaarde ervan. Een greep uit de trainingen gericht op het ontwikkelen van een lerende organisatie:

• Leidinggeven aan professionals
• Communicatie
• Functioneel coachen
• Procesverbeteringstechnieken op de productievloer