Module: Digitaal Handboek
Iedere kwaliteitsmanager en elk voedingsmiddelenbedrijf heeft te maken met een hoeveelheid aan procedures, werkinstructies en overzichten. Documenten dienen dan ook voor de medewerkers toegankelijk te zijn en moeten ook nog eens eenvoudig te vinden zijn. Dit zijn vereisten die door de jaren heen niet veel gewijzigd zijn. Echter, door de snel veranderende mark en personeelstekorten zijn de behoeftes van het beheer hierin wél veranderd.
Papieren (werk)handboeken zijn de laatste jaren veelal omgezet naar een digitale versie. De reden hiervoor is de bewerkelijkheid van het bijhouden bij dergelijk papieren handboek.
Logisch gevolg is dan ook de opkomst van digitale handboeksystemen waarbij het beheer nog verder wordt vereenvoudigd dan alleen het digitaal opslaan van documenten. Voordelen zijn ontstaan doordat versiebeheer wordt bijgehouden, een verificatie cyclus wordt geborgd en de inhoudsopgave automatisch wordt gegenereerd. Daarnaast heb je ook nog eens de mogelijkheid om een medewerker alleen de documenten te laten zien die voor deze specifieke persoon van toepassing zijn. Dit alles zorgt natuurlijk voor een vooruitgang voor de kwaliteitsafdeling.
Met de intrede van de term ‘Food Safety Culture’ zien we ook hierin opnieuw een verschuiving ontstaan. Naast de eerder genoemde voordelen is het een algemeen gegeven dat medewerkers meer betrokken moeten worden bij het opstellen van deze documenten. Denk hierbij alleen al aan de leidinggevende die weet wat er op zijn/haar afdeling afspeelt en dus zeker geschikt is als auteur van een betreffende werkinstructie. In kader van kwaliteits – en voedselveiligheid borging kan de kwaliteitsverantwoordelijke hier als verificateur de laatste goedkeuring aangeven alvorens deze zichtbaar is voor het bedrijf.
Om extra visie te creëren wordt het ook belangrijk dat medewerkers (blijven) meedenken en daarom zijn wijzigingsvoorstellen een belangrijk onderdeel. De lezer van een document kan bijvoorbeeld iets constateren wat niet overeenkomt met de werkelijkheid. Deze zaken blijven dan ook vaak liggen of verdwijnen al snel naar de achtergrond totdat ze tijdens een audit/controle (terug) naar boven komen. De auteur van een document heeft dan ook de mogelijkheid om een degelijk voorstel te accepteren of af te wijzen.
Om eenvoudig documenten te kunnen vinden en paperless te werken bestaat tegenwoordig ook de mogelijkheid om een QR-code te scannen. Door de QR-code op een machine te bevestigen kan na het scannen van deze code de bijbehorende werkinstructie (digitaal) worden opgeroepen. Hierdoor hoeft een medewerker niet door de hoofdstukken te zoeken maar komt men direct op de gewenste plek in het handboek terecht.
