7 Tips voor het opstellen en onderhouden van een kwaliteitshandboek

24-03-2021 | Gemiddelde leestijd: 3 min
Dit bericht is 1538 keer bekeken

Het kwaliteitshandboek vormt een belangrijke basis voor je voedselveiligheidssysteem. Het opstellen en tussentijds aanpassen van een kwaliteitshandboek is een belangrijke klus voor de kwaliteitsafdeling. Maar hoort dit alleen bij de kwaliteitsafdeling? We geven een aantal tips hoe je komt tot een passend kwaliteitshandboek voor je organisatie.

Tip 1: Voor en door medewerkers

Het samenstellen van een kwaliteitshandboek lijkt misschien een klus voor de kwaliteitsafdeling, maar uiteindelijk zijn het de medewerkers op de werkvloer die volgens de procedures en instructies moeten werken. Waarom zou je het kwaliteitshandboek niet samen met hen maken? Plan brainstormsessies in kleine groepen of vraag input tijdens gesprekken op de werkvloer. Door medewerkers te betrekken bij het schrijven en optimaliseren van een kwaliteitshandboek, voelen zij zich gehoord en meer betrokken dan ooit. Het vergroot bovendien de kans dat medewerkers zelf ideeën aandragen voor nieuwe of gewijzigde instructies.

Tip 2: Breng de eisen in kaart

Ga na aan welke eisen het handboek moet voldoen. Allereerst moet je natuurlijk voldoen aan de wettelijke eisen. Daarnaast ben je wellicht in het bezit van een GFSI erkende certificaat zoals BRCGS, IFS of FSSC 22000 of wil je dit certificaat gaan behalen. Pak dan de certificeringsnorm erbij en ga na aan welke eisen je moet voldoen. Heb je geen idee waar te beginnen? Onze adviseurs helpen je graag op weg of nemen het werk zelfs compleet uit handen.

Tip 3: Maak het jezelf makkelijk

Bedenk op welke manier je het handboek gaat opzetten. Werk je met losse documenten die je organiseert binnen de verkenner op je computer of Cloud opslag? Let in dat geval op dat je bij wijzigingen in documenten ook altijd de relevante verwijzingen aanpast zoals:

  • De inhoudsopgave
  • Versiedatum en -nummer
  • Register van wijzigingen
  • Verwijzingen vanuit andere documenten

Wil je al deze verwijzingen automatisch laten aanpassen? Dan is een online handboek module een ideale oplossing voor jou.

digitaal kwaliteitshandboek

Tip 4: Bestaande info verzamelen

Verzamel alle informatie die tot nu toe al beschikbaar is. Denk aan eerder geschreven instructies, procedures en formulieren. Bedenk welke informatie nog relevant is en wat inmiddels achterhaald is.

Tip 5: Praktijk, praktijk, praktijk!

Bekijk de situatie in de praktijk. Ga na waar bestaande instructies, procedures en formulieren nog kloppen. Ga na of de praktijksituatie voldoet aan wetgeving en certificeringsnormen. Schaaf waar nodig de instructies en praktijksituatie bij, zodat alles op elkaar afgestemd is.

Tip 7: Houd rekening met meertaligheid

Werken er anderstalige medewerkers binnen je bedrijf? Zorg er dan voor dat zij de nodige instructies en procedures ook begrijpen. Vertaal de hygiëneregels en belangrijke CCP instructies bijvoorbeeld naar de taal van de medewerkers, zodat het hen duidelijkheid biedt.

Hulp nodig?

Heb je ondersteuning nodig bij het opstellen of aanpassen van je handboek? Of wil je juist het handboek optimaal gaan beheren en delen met online software? Neem contact met ons op en we helpen je op alle nodige vlakken.

Marlous-van-Drunen.jpg
Auteur: Marlous van Drunen Marketing & Communicatie
Rick-Veldkamp.jpg

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

uitfasering

Verplichte vermeldingen etiket

Een etiket van een levensmiddel bevat allerlei informatie. Sommige informatie is vrijwillig toegevoegd, zoals bijvoorbeeld claims. Sommige informatie is wettelijk verplicht om te vermelden. Wat er pre...
25 Februari 2020
Challenge test

Is het nodig om een challenge test uit te voeren?

Een challenge test wordt veel ingezet door bedrijven voor de beheersing van Listeria monocytogenes in kant-en-klare levensmiddelen. Het product wordt opzettelijk besmet, waarna er wordt gekeken tot ho...
28 Maart 2022
wetboek-hamer

FSSC 22000 versie 4.1: uitleg documenten over voedselfraude en food defense

FSSC heeft twee guidance documenten uitgebracht met betrekking tot food fraud en food defense. Download de documenten op de website van FSSC 22000. Het food fraud guidance document gaat over de achter...
23 Mei 2018

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

Rick-Veldkamp.jpg

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp

Rick-Veldkamp.jpg

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief