Anderhalf jaar geleden startte SVZ International (onderdeel van Royal Cosun) met digitalisering van audits en inspecties. Enkele jaren geleden ging zusterbedrijf Aviko hiermee van start. Ook zusterbedrijf Sensus stapte onlangs over op digitale inspecties. Het doel van de invoering van digitale inspecties was om tijd te besparen en alle verzamelde informatie gemakkelijker te kunnen vergelijken. De inspecties worden internationaal uitgevoerd op de diverse locaties in Nederland, Polen, Spanje en België. Heleen Stoffels is QA Officer en de applicatiebeheerder (en aanspreekpunt) binnen de organisatie. Ze informeerde bij alle locaties naar de ervaringen en vertelde hierover in een kort interview.
Brede toepassing op diverse afdelingen
De Inspectietool app wordt momenteel op diverse afdelingen binnen de organisatie gebruikt. Zo gebruikt de afdeling Supply Chain de app voor het uitvoeren van leveranciersaudits. Heleen legt uit: “Als een medewerker naar een leverancier gaat, neemt deze de iPad mee en worden de vragen op deze manier vlot ingevuld. Op de terugreis kan de audit worden afgerond en terug op kantoor is het verslag al klaar.” Afdeling Logistiek maakt gebruik van de app om de maatregelen die vereist zijn voor het AEO (Authorised Economic Operator) certificaat te controleren. “Door de online module kan dit proces snel doorlopen worden. De medewerker ontvangt in zijn mailbox een notificatie dat de audit moet plaatsvinden en na afloop van de rondgang is het verslag direct beschikbaar.” De afdeling Kwaliteit en de TPM (Total Productive Maintenance) verantwoordelijke maken veelvuldig gebruik van de module Inspecties aan de hand van diverse vragenlijsten. Momenteel worden daarnaast aanvullende testen uitgevoerd voor het lopen van interne audits op alle afdelingen.
Op de terugreis kan de audit worden afgerond en terug op kantoor is het verslag al klaar.
Gebruiksgemak
Heleen geeft aan dat de Inspectietool app door iedereen eenvoudig te gebruiken is. “We ervaren de software als zeer gebruiksvriendelijk. Nieuwe inspecties zetten we eenvoudig in het systeem zonder dat we dit zelf moeten programmeren. We hoeven nu alleen nog na te denken over de vraag bij het opstellen van een vragenlijst en het antwoord tijdens het uitvoeren van de inspectie.”
Tijdwinst
Sinds de invoering van digitale inspecties bespaart het bedrijf tijd bij het uitvoeren van inspecties en de analyse van resultaten. “We ervaren een enorme tijdwinst, doordat rapportages meteen klaar zijn en we gemakkelijk trendanalyses kunnen bekijken. Zo is het veel eenvoudiger om een vergelijking te maken tussen de verschillende locaties”, aldus Heleen.
We ervaren een enorme tijdwinst, doordat rapportages meteen klaar zijn en we gemakkelijk trendanalyses kunnen bekijken.
Support
Heleen is als applicatiebeheerder voor de QA Software binnen SVZ verantwoordelijk voor de communicatie met de afdeling support waar ze in geval van vragen contact mee opneemt. “Ik vind dat de support zeer vlot verloopt. Wanneer ik een vraag heb, wordt er steeds spoedig geantwoord en ontvang ik altijd de informatie die ik nodig heb”, sluit ze af.
