Registraties anno 2023: verbeter je procesborging

| Gemiddelde leestijd: 4 min
Dit bericht is 289 keer bekeken

Ontbrekende gegevens, slecht leesbare coderingen en verdwenen registratielijsten. In de praktijk gaat het nog weleens mis met registraties binnen food bedrijven. Kwaliteitsregistratie software biedt uitkomst. In deze blog leggen we aan de hand van een belangrijk registratieformulier, de ontvangstregistratie, uit hoe je het registratieproces anno 2023 op een efficiënte manier uitvoert. 

Controle van ontvangen goederen

Het controleren en registreren van ontvangen goederen vormt een belangrijk onderdeel van goede ketenborging. Ontvangst van kwalitatieve en voedselveilige grondstoffen is een belangrijk begin van je proces. Op de afdeling ontvangst moeten dan ook diverse aspecten gecontroleerd worden. Denk aan:

  • Hygiëne van de vrachtwagen
  • Soort, hygiëne en sluiting van verpakking
  • Aanwezigheid van het juiste label en EG-nummer op de verpakking
  • Producttemperatuur
  • Uiterlijk, geur, kleur en structuur van het product

Is een aspect afwijkend? Dan kan het product niet geaccepteerd worden. Je wilt immers geen voedselveiligheidsgevaar je bedrijf in brengen.

Praktijkvoorbeeld

Als kwaliteitsmanager van een voedingsmiddelenbedrijf haal je alle registratielijsten op bij de diverse afdelingen in het bedrijf. Je controleert de lijsten en constateert dat op de registratielijst expeditie diverse vragen niet beantwoord zijn. Ook zijn de overgenomen pakbonnummers nauwelijks leesbaar. Je gaat in gesprek met de afdeling expeditie, maar het blijkt achteraf onmogelijk om nog te achterhalen wat de exacte productcoderingen waren en welke informatie bij de ontbrekende vakken moet worden ingevuld. Enkele voorbeelden van problemen die zich kunnen voordoen:

  • De temperatuurcontrole is niet ingevuld. Je bent er nu niet zeker van dat de grondstof op de juiste temperatuur geleverd is. Het is daardoor mogelijk dat het eindproduct bederft of zelfs onveilig is voordat de houdbaarheidsdatum verstreken is.
  • De visuele productcontrole is niet ingevuld. Je weet nu niet zeker of de kwaliteit van de grondstof aan de eisen voldoet.
  • Het pakbonnummer is niet goed leesbaar. Om grondstoffen te kunnen traceren, is het pakbonnummer een belangrijk gegeven. Bij een eventuele recall kun je mogelijk niet (tijdig) de juiste informatie terugvinden.
  • De houdbaarheidsdatum van de grondstof is niet ingevuld. Ook hierdoor ontbreekt een belangrijk gegeven voor de traceerbaarheid. Stel dat de leverancier aangeeft dat er iets mis is met de grondstof van een bepaalde datum, dan moet je meerdere partijen terughalen, omdat je niet exact weet welke producten met welke houdbaarheidsdatum gebruikt zijn in de eindproducten van je bedrijf.

Registratie van relevante gegevens

In de praktijk werken bedrijven vaak met één ontvangstregistratielijst voor diverse soorten goederen. En dat terwijl per grondstof weer andere gegevens en vragen relevant kunnen zijn. Digitalisering van registratielijsten helpt aanzienlijk om de registratiedruk te verlagen en meer duidelijkheid te scheppen voor medewerkers. Je selecteert hierbij bijvoorbeeld een specifieke lijst voor een grondstofsoort. Ook kun je afhankelijk van de gegeven antwoorden automatisch aanvullende vervolgvragen laten weergeven en invullen. Dit maakt het voor de medewerkers veel duidelijker waarom ze bepaalde gegevens moeten invullen.

branche-agf-sappen-zuidvruchten-noten

Vindbaarheid registraties

Bij het registreren op papier heb je te maken met mappen vol registraties die je jarenlang moet bewaren. Met digitaal registreren heb je alle registraties, afwijkingen en acties online bij elkaar. Je zoekt makkelijk terug binnen de online omgeving, zodat de tijd om producten te traceren in geval van recalls of product trails tijdens audits verkort wordt.

Voor alle soorten registraties

In deze blog hebben we enkele praktijkvoorbeelden aangedragen voor ontvangstregistraties. Uiteraard heb je binnen je bedrijf te maken met diverse soorten registraties, zoals voor CCP’s, schoonmaakcontrole en visuele productcontroles. Alle soorten kwaliteitsregistraties zijn te realiseren binnen onze online kwaliteitsregistratie software, zodat je op alle afdelingen binnen je bedrijf zorgvuldig en efficiënt registreert en als kwaliteitsmanager het overzicht houdt.

Efficiënt registreren binnen jouw bedrijf?

Wil jij het registratieproces voor kwaliteitsregistraties binnen je bedrijf verbeteren? Plan een gratis demo en we laten de best passende oplossing voor jouw bedrijf zien.  Of lees meer over onze HACCP- en kwaliteitsregistratie app en software waarmee je alle registraties binnen je bedrijf uitvoert. Al het papier de fabriek uit!

ramon-juiste-formaat-website
Auteur: Ramon Verwegen Commercieel Manager
celine-juiste-formaat-website

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Commercial Manager Foodcare Online Céline Dewitte.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

Whitepaper Productontwikkeling in Food

In de whitepaper lichten we toe hoe productontwikkeling en kwaliteit hand in hand gaan. En in welke fase je waarmee rekening moet houden.
05 April 2022
carenet software op ipad

5 tips voor het verhogen van kwaliteitsbewustzijn

Het komt regelmatig voor in de praktijk: de kwaliteitsafdeling stopt veel energie in het uitvoeren van alle kwaliteitstaken, maar de medewerkers op de werkvloer zien kwaliteitszorg eerder als last dan...
06 Januari 2021
laboratorium pcr methode

Hoe controleer je of er goed is schoongemaakt?

Een goede reiniging en desinfectie is essentieel voor het leveren van goede en veilige food producten. U wil natuurlijk dat de productielijn voor de productie van voedingsmiddelen vrij is van microbio...
26 Juni 2023

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

celine-juiste-formaat-website

Hulp nodig met uw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Commercial Manager Foodcare Online Céline Dewitte

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

celine-juiste-formaat-website

Op de hoogte blijven? Meld u gratis aan voor de nieuwsbrief