Onbezorgd de audit in: voldoe aan opleidingseisen

Als kwaliteitsmanager hebt u de handen vol om alle activiteiten van de jaarlijkse kwaliteitsplanning te realiseren. Iets wat ieder jaar of zelfs meerdere malen per jaar terugkomt, is het opleiden en trainen van medewerkers. Het is een flinke uitdaging om ieder jaar opnieuw tijdig vóór de audit iedereen getraind te hebben. Benieuwd hoe u de kennis van uw medewerkers up-to-date houdt? In deze blog lichten we verschillende manieren toe en belichten we de voor- en nadelen.

Het opleiden en trainen van medewerkers is een activiteit die verplicht is om aan de diverse standaarden zoals BRC, IFS en FSSC 22000 te voldoen. Daarnaast is het trainen van medewerkers een noodzakelijke activiteit om de kennis van uw medewerkers up-to-date te houden om voedselveilig te produceren.

Klassikale training

Veel bedrijven werken al decennia met een jaarlijkse klassikale training welke door een medewerker van de kwaliteitsafdeling ofwel door een externe trainer wordt verzorgd. U hebt dan een goed beeld van hoe de lesstof door de medewerkers wordt opgepikt en kunt door middel van het stellen van vragen, spelen van een spel of het geven van opdrachten veel interactie creëren met de cursisten.

De klassikale training kent – zeker binnen producerende bedrijven – ook diverse nadelen. Om de productie niet onnodig stil te hoeven leggen, worden de medewerkers vaak over verschillende kleinere groepen verdeeld. Iedere groep ontvangt dan een aparte training.

Hoewel de productie niet stilgelegd hoeft te worden, kost dit veel tijd. Denk aan vier uur per medewerker aan opleiding waarin deze medewerker geen productie kan draaien.

Daarnaast wordt er veel tijdsinvestering gevraagd van de trainer. Ook het opleiden van anderstaligen vormt hierbij vaak een probleem. Een ander belangrijk nadeel van klassikaal trainen, is dat u nieuwe medewerkers of uitzendkrachten niet altijd direct kunt trainen. In het slechtste geval gaan zij dus zonder opleiding of met een beperkte opleiding aan het werk in de productie. Dit vergroot de kans op productafwijkingen en voedselveiligheidsissues.

Training on the job

Bij training on the job worden medewerkers op de werkvloer geïnstrueerd over de geldende regels en instructies. Hiermee kan de training interactief en effectief zijn, maar ook deze manier van trainen kent weer diverse nadelen. Naast het feit dat het zeer tijdrovend is, is er de kans dat belangrijke instructies worden vergeten of niet door de medewerker worden gehoord. Hoe gaat u bovendien om met meertaligheid? Heeft een Poolse medewerker echt alles begrepen van wat u verteld hebt?

E-learning

In de huidige tijd zien we dat bedrijven steeds vaker overstappen naar E-learning. Dit biedt een flexibele en efficiënte manier om trainingen te verzorgen voor álle medewerkers. Doordat u zelf trainingen kunt ontwerpen, kan u voor ieder gewenst onderwerp en in iedere taal een E-learning training samenstellen. Met handige functies, zoals het registreren van externe trainingen en competenties, hebt u altijd overzicht van behaalde en nog te behalen trainingen en competenties.

In de praktijk zien we vaak dat de kwaliteitsafdeling de trainingen inhoudelijk beheert en dat de HR-afdeling zorg draagt voor het uitnodigen van cursisten. Bij E-learning hebt u vaak geen direct contact met de medewerkers. Het is hiermee moeilijk te achterhalen wat zij van de training vinden. Dit is overigens wel weer eenvoudig te verwerken binnen de E-learning door het stellen van vragen.

Daarnaast biedt E-learning minder interactie met de medewerkers. Daarom zijn E-learning trainingen tegenwoordig steeds interactiever te maken. Denk hierbij aan het toepassen van video’s, verschillende soorten antwoordopties, animaties en zelfs volledige virtuele rondleidingen door de fabriek.

In de applicatie kunt u de trainingen eenvoudig zelf ontwerpen en aanpassen. U kunt bijvoorbeeld foto’s van de praktijksituatie opnemen in de trainingen. Daardoor komt het lesmateriaal voor de medewerkers meer tot leven.

QESH Manager, Zwanenberg Food Group

Handboektrainingen

Een andere optie die het opleidingsprogramma voor veel food bedrijven compleet maakt, zijn handboektrainingen. Hierbij zijn handboekdocumenten direct te koppelen aan een E-learning training. Bij het aanmaken van een nieuw handboekdocument of bij het doorvoeren van wijzigingen in een bestaand document nodigt u met één klik op de knop medewerkers uit voor de handboektraining. Zo ontvangen alle medewerkers waarvoor het document relevant is direct een uitnodiging in de mailbox om de E-learning te volgen.

Na het volgen van de E-learning zijn medewerkers op de hoogte van het nieuwe of gewijzigde document. Dat is tevens direct zichtbaar in de documentenmatrix. In deze matrix ziet u in één overzicht welke medewerkers getraind zijn in welke handboekdocumenten. Dit biedt, naast de competentiematrix voor alle overige trainingen en opleidingen, één compleet beeld van de inzetbaarheid van medewerkers op diverse afdelingen. U gaat hiermee altijd voorbereid de audit in.

U bent niet meer afhankelijk van trainingssessies die je tijdens kantoortijden moet inplannen. Bovendien is het tijdens een audit ook makkelijk aantoonbaar hoe u training en opleiding geborgd hebt binnen de organisatie.

Afdeling HR, DVNutrition

Eén compleet opleidingsplan

Welke vorm van opleiden u ook kiest, het is wel handig als u in ieder geval één overzicht hebt van alle behaalde en nog te behalen competenties. Zo past u ook eenvoudig blended learning toe, waarbij u gebruik maakt van E-learning en andere trainingsvormen. Door alle vormen van training te registreren binnen de E-learning omgeving, beschikt u over één compleet opleidingsplan. Dit biedt zowel voor kwaliteitsmanagers als HR-adviseurs het ultieme inzicht. Bovendien besteedt u het trainen van uitzendkrachten eenvoudig uit aan het uitzendbureau, zodat u direct tijd bespaart.