Leveranciersbeheersing in 3 stappen

Als bedrijf heeft u te maken met leveranciers. Het is dan noodzakelijk om een leveranciersbeheersing uit te voeren. In dit artikel leest u in drie stappen hoe u dit realiseert. 

Stap 1: Welke informatie moet u opvragen?

Start altijd met het inventariseren welke informatie u nodig heeft van welke leveranciers. Hiervoor moet u eerst weten welke gevaren en risico’s de inkoop van grondstoffen, materialen en diensten met zich meebrengen. De gevareninventarisatie en risicoanalyse vormt dus de basis. Als de gevaren en risico’s van uw inkoop duidelijk zijn, stelt u vast op welke wijze u deze gaat beheersen. De wijze van beheersing legt u vast in een procedure, zoals procedure inkoop of leveranciersbeheersing. Hierin legt u bijvoorbeeld ook vast welke groepen leveranciers er zijn en welke documentatie u per leveranciersgroep moet opvragen.

Stap 2: Informatie opvragen

Zodra duidelijk is welke informatie u per leveranciersgroep moet opvragen, kunt u aan de slag met het benaderen van de leveranciers. Denk hierbij aan het opvragen van documenten, zoals:

• Ingevulde leveranciersovereenkomsten
• Ingevulde leveranciersquestionnaires
• Productspecificaties
• BRCGS, IFS, FSSC 22000 certificaten
• Analyserapporten

In de meeste gevallen kunt u de informatie via de email opvragen. U moet wel goed monitoren wie u gemaild heeft, welke informatie u heeft ontvangen en of u nog aanvullende documenten nodig heeft.

Stap 3: Informatie beoordelen

Zodra u informatie van een leverancier heeft ontvangen, moet u deze uitvoerig controleren. U beoordeelt bijvoorbeeld of alle gewenste informatie is ontvangen, of deze betrouwbaar is en of de leverancier aan alle eisen voldoet. Controleer hierbij bijvoorbeeld de datum van de documenten, de naam op het certificaat, het soort certificaat en of er afwijkende antwoorden in de questionnaire zijn ingevuld.

Heeft u alle documenten beoordeeld en mist u nog informatie? Vraag deze dan aanvullend op bij de leverancier. Dit proces van opvragen en beoordelen blijft u herhalen, totdat alle informatie compleet is en het duidelijk is of de leverancier aan de juiste eisen voor voedselveiligheid en kwaliteit kan voldoen. Zodra dit het geval is, kan de leverancier worden goedgekeurd.

Kan de leverancier de gewenste informatie niet aanleveren of voldoet hij niet aan de eisen? Dan moet hij helaas worden afgekeurd en moet er gekeken worden naar een andere leverancier. Betrek afdeling inkoop altijd goed bij dit proces, zodat de inkopers weten wanneer gestart kan worden met de inkoop van grondstoffen, materialen of diensten. En vergeet niet om afdeling ontvangst inzicht te geven in goedgekeurde leveranciers.

Hulp nodig?

Wilt u het complete proces van leveranciersgoedkeuring- en beheersing uitbesteden? Of wilt u weten welke informatie u bij leveranciers moet opvragen? We helpen u graag bij iedere stap. Neem contact met ons op.