In vier stappen naar digitale kwaliteitszorg

De afgelopen jaren waren foodbedrijven meer dan ooit genoodzaakt om te digitaliseren. Kwaliteitswerkzaamheden moesten op afstand worden uitgevoerd en soms waren audits op afstand nodig. Het is dan wel zo handig als alle documentatie digitaal beschikbaar is. Met een routekaart voor digitale kwaliteitszorg gaan kwaliteitsmanagers goed voorbereid de toekomst in. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Stap 1. Bepaal het startpunt 

• Breng in kaart welke werkzaamheden er zijn op de kwaliteitsafdeling;
• Ga na welke werkzaamheden al gedigitaliseerd zijn;
• Bedenk of je deze mate van digitalisering voldoende vindt of wat je nog zou willen veranderen.

Stap 2. Stel vast welke doelen je wilt behalen 

Als het startpunt bekend is, zoek dan als tweede stap uit welke doelen tijdens de digitaliseringsreis bereikt moeten worden. Door dit gericht voor ogen te hebben, is het eenvoudiger om de juiste oplossingen te vinden. Denk hierbij aan:

• Tijd besparen op het uitvoeren van administratieve handelingen op de kwaliteitsafdeling;
• Processen, overzichten en de juiste documentversies moeten altijd real-time inzichtelijk zijn;
• Het draagvlak voor kwaliteitszorg vergroten binnen de organisatie;
• Grip op kwaliteitszorg behouden ondanks groei van de organisatie en toename in aantal locaties;
• Het eenvoudig oplossen van complexe vraagstukken, zoals voedingswaardeberekeningen voor complexe recepturen;
• Het vastleggen en delen van waardevolle informatie; 
• Het voorkomen van claims en recalls. 

Maak een overzicht van de te behalen doelen. 

Stap 3. Bepaal de wijze van digitalisering

De derde stap is het bepalen van de wijze van digitalisering. Dit is mede afhankelijk van het budget dat beschikbaar is. Digitalisering is een investering die vaak al snel terugverdiend wordt. Online kwaliteitsborging en kwaliteitscontrole software oplossingen vragen bovendien lang niet altijd een grote investering. Voer bijvoorbeeld een businesscase (haalbaarheidsstudie) uit waarbij je een kosten- en batenanalyse maakt. Beantwoord vervolgens onderstaande vragen om de juiste route voor digitalisering uit te stippelen.

Vraag 1: voor wie is de kwaliteitsborging en kwaliteitscontrole software bedoeld?

Denk na over wie de software moet gaan gebruiken. Gaat alleen de kwaliteitsafdeling met de software werken of moet deze binnen het gehele bedrijf toegepast worden? Als de software door een groot aantal medewerkers moet worden toegepast, speelt gebruiksgemak een nog belangrijkere rol. Dan onderzoek bijvoorbeeld het volgende:

• Is de kwaliteitsborging/kwaliteitscontrole software eenvoudig toepasbaar voor alle medewerkers?
• Welke training is nodig om medewerkers goed met de software te laten werken en is daarvoor tijd beschikbaar?
• Binnen welke termijn is de software te implementeren en hoeveel tijd neemt dit in beslag?
• Hoe snel zijn bestaande gegevens overgezet naar de software en is de migratie ook uit te besteden?
• Is een duidelijke handleiding en een supportdienst beschikbaar om vragen te beantwoorden?

Maar er zijn ook diverse nadelen aan offline software. De eenmalige aanschaf vraagt vaak een flinke investering. Daarnaast moeten binnen de organisatie IT-faciliteiten beschikbaar zijn voor installaties en onderhoud. En wat als meerdere medewerkers met de software gaan werken? Daarnaast is het belangrijk om vooraf goed uit te zoeken of de software regelmatig geüpdatet kan worden en of hier aanvullende kosten voor gerekend worden. Om veilig te werken moet software altijd tijdig geüpdatet worden.

Online software

Bij online software benader je de applicatie via het internet. Dit wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. De gebruiker hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract af waarbij jaarlijkse en/of maandelijkse licentiekosten worden gerekend. Voor deze software is altijd een internetverbinding benodigd.

Dit kan een nadeel zijn als de internetverbinding binnen de organisatie niet optimaal is. De gegevens worden in de ‘cloud’ opgeslagen en staan dus niet op de eigen computer. Via iedere computer met internetverbinding is de software te benaderen en zijn de gegevens te bekijken. Soms wordt er gebruik gemaakt van een combinatie van online software met offline mogelijkheden. Een voorbeeld hiervan is onze Inspectie app die offline kan worden toegepast. Wel zo handig als je bijvoorbeeld een inspectie uitvoert in ruimten waar geen internetverbinding beschikbaar is, zoals in koelcellen.

Online werken biedt diverse voordelen. Zo zijn gegevens in geval van het crashen van de computer nooit kwijt. Ook is het eenvoudig om gegevens te delen met andere collega’s binnen de organisatie. Ga vooraf wel altijd na hoe de beveiliging van de software geregeld is.

Vraag 3: hoe veilig is de kwaliteitsborging software?

Zowel bij offline als online kwaliteitsborging/kwaliteitscontrole software moeten gegevens veilig worden opgeslagen. Dit is van groot belang voor je organisatie, maar wordt ook vereist vanuit GFSI erkende certificeringsstandaarden, zoals BRCGS. In de BRCGS standaard versie 8 staat bijvoorbeeld:

Als documenten en/of registraties digitaal worden bewaard, moeten deze:

• Veilig worden opgeslagen, zoals met geautoriseerde toegang, controle van wijzigingen of met wachtwoord beveiliging;
• Adequaat worden geback-upt om verlies te voorkomen.

Onderzoek dus altijd of aan de juiste beveiligingseisen voldaan kan worden. Kijk bijvoorbeeld ook naar realisatie van tussentijdse updates, betrouwbaarheid van servers en uptime van de applicatie.

Vraag 4: wil je werken met losse oplossingen of een totaalpakket?

Wellicht wordt binnen je bedrijf al gewerkt met losse softwareoplossingen. Tegenwoordig bieden softwarebedrijven steeds vaker totaaloplossingen aan die modulair aan te schaffen zijn. Dit biedt het voordeel van losse oplossingen, omdat het niet nodig is om direct een compleet pakket aan te schaffen. Tegelijkertijd zijn er vaak andere bijkomende voordelen, zoals:

• Medewerkers kennen de werkwijze binnen het pakket en hoeven bij aanschaf van een nieuwe oplossing niet ineens alle functies opnieuw te leren kennen;
• Alle gegevens zijn binnen één omgeving beschikbaar, zodat je snel de gewenste informatie en overzichten vindt;
• Bij sommige applicaties komen gegevens vanuit meerdere modules samen, zodat je bijvoorbeeld één totaaloverzicht verkrijgt.

Samen maken we een routekaart voor jouw bedrijf

Kortom: voldoende zaken om over na te denken als de stap naar digitale kwaliteitszorg gemaakt wordt. Gelukkig hoef je de digitaliseringsreis niet alleen uit te stippelen. Samen met kwaliteitsmanagers uit de food sector ontwikkelden we een totaalpakket online QA software en QC software. Tijdens een gratis demo laten we je de mogelijkheden van onze online modules zien, zoals een online portal, digitaal inspecteren, online handboek, reports app en de registratie app. Onze offertes worden voorzien van een Service Level Agreement (SLA). Hierin wordt de kwaliteit van de door ons geleverde software beschreven en wordt aangegeven hoe zaken zoals beveiliging, updates, back-ups en dergelijke goed geregeld zijn. Zo is de routekaart voor digitalisering eenvoudig te maken. Plan direct een gratis demo of neem contact op voor meer informatie.