De afgelopen jaren waren foodbedrijven meer dan ooit genoodzaakt om te digitaliseren. Kwaliteitswerkzaamheden moesten op afstand worden uitgevoerd en soms waren audits op afstand nodig. Het is dan wel zo handig als alle documentatie digitaal beschikbaar is. Met een routekaart voor digitale kwaliteitszorg gaan kwaliteitsmanagers goed voorbereid de toekomst in. Volg hiervoor de onderstaande stappen.
Als het startpunt bekend is, zoek dan als tweede stap uit welke doelen tijdens de digitaliseringsreis bereikt moeten worden. Door dit gericht voor ogen te hebben, is het eenvoudiger om de juiste oplossingen te vinden. Denk hierbij aan:
Maak een overzicht van de te behalen doelen.
De derde stap is het bepalen van de wijze van digitalisering. Dit is mede afhankelijk van het budget dat beschikbaar is. Digitalisering is een investering die vaak al snel terugverdiend wordt. Online kwaliteitsborging en kwaliteitscontrole software oplossingen vragen bovendien lang niet altijd een grote investering. Voer bijvoorbeeld een businesscase (haalbaarheidsstudie) uit waarbij je een kosten- en batenanalyse maakt. Beantwoord vervolgens onderstaande vragen om de juiste route voor digitalisering uit te stippelen.
Denk na over wie de software moet gaan gebruiken. Gaat alleen de kwaliteitsafdeling met de software werken of moet deze binnen het gehele bedrijf toegepast worden? Als de software door een groot aantal medewerkers moet worden toegepast, speelt gebruiksgemak een nog belangrijkere rol. Dan onderzoek bijvoorbeeld het volgende:
Digitale kwaliteitsoplossingen worden aangeboden via offline en online software. Deze kennen nogal wat verschillen en voor- en nadelen.
Bij offline software, ook wel on-premise genoemd, wordt de software op de computers van het bedrijf geïnstalleerd. De computers moeten aan bepaalde eisen voldoen om de software goed te laten functioneren. Gegevens worden in de meeste gevallen op je eigen computer opgeslagen. Het voordeel van offline software is in de regel dat je de software slechts eenmalig hoeft aan te schaffen om deze te kunnen gebruiken.
Maar er zijn ook diverse nadelen aan offline software. De eenmalige aanschaf vraagt vaak een flinke investering. Daarnaast moeten binnen de organisatie IT-faciliteiten beschikbaar zijn voor installaties en onderhoud. En wat als meerdere medewerkers met de software gaan werken? Daarnaast is het belangrijk om vooraf goed uit te zoeken of de software regelmatig geüpdatet kan worden en of hier aanvullende kosten voor gerekend worden. Om veilig te werken moet software altijd tijdig geüpdatet worden.
Bij online software benader je de applicatie via het internet. Dit wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. De gebruiker hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract af waarbij jaarlijkse en/of maandelijkse licentiekosten worden gerekend. Voor deze software is altijd een internetverbinding benodigd.
Dit kan een nadeel zijn als de internetverbinding binnen de organisatie niet optimaal is. De gegevens worden in de ‘cloud’ opgeslagen en staan dus niet op de eigen computer. Via iedere computer met internetverbinding is de software te benaderen en zijn de gegevens te bekijken. Soms wordt er gebruik gemaakt van een combinatie van online software met offline mogelijkheden. Een voorbeeld hiervan is onze Inspectie app die offline kan worden toegepast. Wel zo handig als je bijvoorbeeld een inspectie uitvoert in ruimten waar geen internetverbinding beschikbaar is, zoals in koelcellen.
Online werken biedt diverse voordelen. Zo zijn gegevens in geval van het crashen van de computer nooit kwijt. Ook is het eenvoudig om gegevens te delen met andere collega’s binnen de organisatie. Ga vooraf wel altijd na hoe de beveiliging van de software geregeld is.
Zowel bij offline als online kwaliteitsborging/kwaliteitscontrole software moeten gegevens veilig worden opgeslagen. Dit is van groot belang voor je organisatie, maar wordt ook vereist vanuit GFSI erkende certificeringsstandaarden, zoals BRCGS. In de BRCGS standaard versie 8 staat bijvoorbeeld:
Als documenten en/of registraties digitaal worden bewaard, moeten deze:
Onderzoek dus altijd of aan de juiste beveiligingseisen voldaan kan worden. Kijk bijvoorbeeld ook naar realisatie van tussentijdse updates, betrouwbaarheid van servers en uptime van de applicatie.
Wellicht wordt binnen je bedrijf al gewerkt met losse softwareoplossingen. Tegenwoordig bieden softwarebedrijven steeds vaker totaaloplossingen aan die modulair aan te schaffen zijn. Dit biedt het voordeel van losse oplossingen, omdat het niet nodig is om direct een compleet pakket aan te schaffen. Tegelijkertijd zijn er vaak andere bijkomende voordelen, zoals:
Het kwaliteitslandschap verandert continu en dus moet de routekaart voor digitale kwaliteitszorg tussentijds regelmatig bijgesteld worden. Een goede voorbereiding is het halve werk. Ga daarom tot slot goed na welke mogelijkheden je in de toekomst van de digitale oplossingen verwacht. Vragen die hierbij gesteld kunnen worden, zijn:
Kortom: voldoende zaken om over na te denken als de stap naar digitale kwaliteitszorg gemaakt wordt. Gelukkig hoef je de digitaliseringsreis niet alleen uit te stippelen. Samen met kwaliteitsmanagers uit de food sector ontwikkelden we een totaalpakket online QA software en QC software. Tijdens een gratis demo laten we je de mogelijkheden van onze online modules zien, zoals een online portal, digitaal inspecteren, online handboek, reports app en de registratie app. Onze offertes worden voorzien van een Service Level Agreement (SLA). Hierin wordt de kwaliteit van de door ons geleverde software beschreven en wordt aangegeven hoe zaken zoals beveiliging, updates, back-ups en dergelijke goed geregeld zijn. Zo is de routekaart voor digitalisering eenvoudig te maken. Plan direct een gratis demo of neem contact op voor meer informatie.
Neem contact op met onze Commercial Manager Foodcare Online Céline Dewitte.
Vindt u kwaliteit ook belangrijk in uw bedrijf? En bent u op zoek naar meer borging van de processen in minder tijd? Dan is onze QA software echt iets voor u. In deze blog leest u de 7 voordelen van o...
Cavalier ontwikkelt en produceert chocoladeproducten zonder toegevoegde suikers. Het bedrijf is begin dit jaar gestart met digitalisering van kwaliteitszaken. In een interview vertelt Felix Verdegem, ...
De FSMA (Food Safety Modernization Act) heeft tot doel de veiligheid van levensmiddelen in de Verenigde Staten te borgen. De FSMA geldt zowel voor bedrijven uit de Verenigde Staten als voor bedrijven ...
Bespaar tot 60% van uw tijd door digitaal te inspecteren
Eenvoudig online productspecificaties maken en beheren in alle talen.
Train medewerkers online op ieder moment en op elke gewenste locatie
Verlaag de foutgevoeligheid van het handboekbeheer.
Altijd direct online inzicht in het verloop van processen.
Maak data-gedreven beslissingen en optimaliseer kwaliteit en processen
Op de hoogte blijven? Meld u gratis aan voor de nieuwsbrief
Door bundeling van alle expertises helpt Normec Foodcare met allerhande vraagstukken en oplossingen op het gebied van procesbeheersing, kwaliteit en voedselveiligheid, laboratoriumonderzoek, smaaktesten, QA-automatisering, flexibele inzet van kwaliteitsmanagers en keurmeesters, opleidingen en trainingen, risicomanagement en etiketcontrole.
Wil u meer weten? Neem contact met ons op.
Vanaf 1 april 2022 maakt Micro-Smedt deel uit van Normec Foodcare.
Met Micro-Smedt als deel van de Normec Foodcare-familie, versterken we onze dienstverlening en halen we heel wat extra kennis in huis. Alle diensten van Micro-Smedt zijn vanaf nu op de website van Normec Foodcare te vinden.
Ben jij enthousiast over deze e-learning module? Bekijk dan de andere e-learning modules en trainingen in ons aanbod. Natuurlijk kan je ons ook altijd bellen voor een adviesgesprek, we horen graag van je!