In november 2022 heeft onderzoeksbureau Integron het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek van Normec Foodcare uitgevoerd. Hieruit kwam naar voren dat klanten onze dienstverlening waarderen met een 8 gemiddeld. Onze snelle en vriendelijke service en het kennisniveau worden onder andere benoemd als sterke punten.

Een groot compliment voor al onze medewerkers. In een infographic hebben we de resultaten voor je samengevat. We zijn trots op het resultaat en danken alle deelnemers van het klanttevredenheidsonderzoek voor de gegeven waardering, verbeterpunten en complimenten. De komende tijd werken we onverminderd hard om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn.

Het belang van klanttevredenheid in 2022

2022 was een uitzonderlijk jaar met bij aanvang de naweeën van de pandemie en daarop volgend de oorlog in Oekraïne. Voor veel van onze klanten en zo ook voor Normec Foodcare was het een jaar met grote uitdagingen. Denk aan de hoge energie- en productiekosten, krapte op de arbeidsmarkt en een forse daling van het consumentenvertrouwen. Juist ook in dit jaar vol uitdagingen wilden we onderzoeken hoe klanten onze dienstverlening hebben ervaren. Door het meten van de klanttevredenheid kunnen we onze dienstverlening optimaliseren en de nodige verbeterpunten doorvoeren.

Ontbrekende gegevens, slecht leesbare coderingen en verdwenen registratielijsten. In de praktijk gaat het nog weleens mis met registraties binnen food bedrijven. Kwaliteitsregistratie software biedt uitkomst. In deze blog leggen we aan de hand van een belangrijk registratieformulier, de ontvangstregistratie, uit hoe je het registratieproces anno 2023 op een efficiënte manier uitvoert. 

Controle van ontvangen goederen

Het controleren en registreren van ontvangen goederen vormt een belangrijk onderdeel van goede ketenborging. Ontvangst van kwalitatieve en voedselveilige grondstoffen is een belangrijk begin van je proces. Op de afdeling ontvangst moeten dan ook diverse aspecten gecontroleerd worden. Denk aan:

• Hygiëne van de vrachtwagen
• Soort, hygiëne en sluiting van verpakking
• Aanwezigheid van het juiste label en EG-nummer op de verpakking
• Producttemperatuur
• Uiterlijk, geur, kleur en structuur van het product

Is een aspect afwijkend? Dan kan het product niet geaccepteerd worden. Je wilt immers geen voedselveiligheidsgevaar je bedrijf in brengen.

Praktijkvoorbeeld

Als kwaliteitsmanager van een voedingsmiddelenbedrijf haal je alle registratielijsten op bij de diverse afdelingen in het bedrijf. Je controleert de lijsten en constateert dat op de registratielijst expeditie diverse vragen niet beantwoord zijn. Ook zijn de overgenomen pakbonnummers nauwelijks leesbaar. Je gaat in gesprek met de afdeling expeditie, maar het blijkt achteraf onmogelijk om nog te achterhalen wat de exacte productcoderingen waren en welke informatie bij de ontbrekende vakken moet worden ingevuld. Enkele voorbeelden van problemen die zich kunnen voordoen:

• De temperatuurcontrole is niet ingevuld. Je bent er nu niet zeker van dat de grondstof op de juiste temperatuur geleverd is. Het is daardoor mogelijk dat het eindproduct bederft of zelfs onveilig is voordat de houdbaarheidsdatum verstreken is.
• De visuele productcontrole is niet ingevuld. Je weet nu niet zeker of de kwaliteit van de grondstof aan de eisen voldoet.
• Het pakbonnummer is niet goed leesbaar. Om grondstoffen te kunnen traceren, is het pakbonnummer een belangrijk gegeven. Bij een eventuele recall kun je mogelijk niet (tijdig) de juiste informatie terugvinden.
• De houdbaarheidsdatum van de grondstof is niet ingevuld. Ook hierdoor ontbreekt een belangrijk gegeven voor de traceerbaarheid. Stel dat de leverancier aangeeft dat er iets mis is met de grondstof van een bepaalde datum, dan moet je meerdere partijen terughalen, omdat je niet exact weet welke producten met welke houdbaarheidsdatum gebruikt zijn in de eindproducten van je bedrijf.

Registratie van relevante gegevens

In de praktijk werken bedrijven vaak met één ontvangstregistratielijst voor diverse soorten goederen. En dat terwijl per grondstof weer andere gegevens en vragen relevant kunnen zijn. Digitalisering van registratielijsten helpt aanzienlijk om de registratiedruk te verlagen en meer duidelijkheid te scheppen voor medewerkers. Je selecteert hierbij bijvoorbeeld een specifieke lijst voor een grondstofsoort. Ook kun je afhankelijk van de gegeven antwoorden automatisch aanvullende vervolgvragen laten weergeven en invullen. Dit maakt het voor de medewerkers veel duidelijker waarom ze bepaalde gegevens moeten invullen.

Vindbaarheid registraties

Bij het registreren op papier heb je te maken met mappen vol registraties die je jarenlang moet bewaren. Met digitaal registreren heb je alle registraties, afwijkingen en acties online bij elkaar. Je zoekt makkelijk terug binnen de online omgeving, zodat de tijd om producten te traceren in geval van recalls of product trails tijdens audits verkort wordt.

Voor alle soorten registraties

In deze blog hebben we enkele praktijkvoorbeelden aangedragen voor ontvangstregistraties. Uiteraard heb je binnen je bedrijf te maken met diverse soorten registraties, zoals voor CCP’s, schoonmaakcontrole en visuele productcontroles. Alle soorten kwaliteitsregistraties zijn te realiseren binnen onze online kwaliteitsregistratie software, zodat je op alle afdelingen binnen je bedrijf zorgvuldig en efficiënt registreert en als kwaliteitsmanager het overzicht houdt.

Efficiënt registreren binnen jouw bedrijf?

Wil jij het registratieproces voor kwaliteitsregistraties binnen je bedrijf verbeteren? Plan een gratis demo en we laten de best passende oplossing voor jouw bedrijf zien.  Of lees meer over onze HACCP- en kwaliteitsregistratie app en software waarmee je alle registraties binnen je bedrijf uitvoert. Al het papier de fabriek uit!

Al decennia lang worden binnen bedrijven in de food sector diverse soorten interne inspecties uitgevoerd. In dit artikel beschrijven we wat het doel is van het uitvoeren van inspecties en geven we enkele voorbeelden van soorten inspecties die we in de praktijk tegenkomen.

Doel van interne inspecties

Inspecties vormen een onderdeel van het verificatieprogramma van het kwaliteitssysteem en hebben als doel om te controleren of beheersmaatregelen die zijn vastgesteld op de juiste wijze worden toegepast in de praktijk. Zo kunt u controleren of op een voedselveilige wijze geproduceerd wordt en kunt u tijdig passende maatregelen treffen waar dat nodig is. Op deze wijze kunnen klachten en recalls zoveel mogelijk voorkomen worden en voorkomt u bijvoorbeeld boetes van het FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen) of het verlies van een voedselveiligheidscertificaat, zoals BRCGS, IFS of FSSC 22000.

Hygiëne inspecties

Tijdens hygiëne inspecties komen over het algemeen een aantal basisonderwerpen aan bod, zoals hygiëne binnen en buiten de productielocatie, ongediertebeheersing, persoonlijke hygiëne, infrastructuur en de staat van apparatuur. Het doel van deze inspectie is om tijdig acties uit te zetten in geval van hygiënische of infrastructurele tekortkomingen, zodat de voedselveiligheid van de producten niet in gevaar komt.

Frequentie

De frequentie van deze inspecties verschilt per bedrijf en is mede afhankelijk van eisen die gesteld worden door bijvoorbeeld voedselveiligheidsstandaarden en retailstandaarden. In de BRCGS standaard (versie 8) is bijvoorbeeld opgenomen dat hygiëne inspecties uitgevoerd dienen te worden met een op risico gebaseerde frequentie. Dit betekent dat u op basis van de gevareninventarisatie en risico analyse moet vaststellen hoe vaak het nodig is om te controleren of vastgestelde beheersmaatregelen op de juiste wijze worden toegepast in de praktijk. De BRCGS standaard heeft daarbij beschreven dat de inspectie in ruimten met open product minimaal één keer per maand moet worden uitgevoerd.

In de basis zien we dat kleine bedrijven de inspectie vaak met een maandelijkse frequentie uitvoeren en dat grotere bedrijven de inspectie bijvoorbeeld wekelijks of iedere twee weken uitvoeren. Ook zien we dat veel bedrijven die het uitvoeren van inspecties volledig gedigitaliseerd hebben de frequentie van inspecties verhogen om zo een beter continu beeld te hebben van de hygiënische staat van het bedrijf en eerder te kunnen bijsturen waar dat nodig is.

Glas/hard plastic inspecties

Bij glas/hard plastic inspecties worden in de regel alle glazen, harde plastics en overige breekbare materialen binnen en buiten de productielocatie in een inspectielijst vastgelegd. Met een vaste frequentie wordt voor alle materialen gecontroleerd of deze nog in de juiste staat verkeren. Het doel van deze inspectie is hiermee om eventuele gebreken aan materialen tijdig te constateren en zo te voorkomen dat grondstoffen, halffabricaten en eindproducten onveilig worden door besmetting met glas of hard plastic.

Frequentie

In de praktijk zien we dat deze inspecties vaak met een maandelijkse frequentie worden uitgevoerd of bij grotere bedrijven met een wekelijkse of tweemaandelijkse frequentie. Feit is natuurlijk dat hoe eerder tekortkomingen geconstateerd worden, hoe kleiner de kans is op besmetting van het product. Stel dat meerdere geproduceerde partijen geblokkeerd dienen te worden, omdat hier mogelijk glas in aanwezig kan zijn, dan kan dit zeer grote gevolgen hebben waarmee veel kosten gemoeid kunnen gaan. Zeker als overgegaan moet worden tot het terughalen van producten uit de supermarkten. Ook voor deze inspectiesoort geldt dat bedrijven vaak laagdrempeliger en dus vaker gaan inspecteren als de inspecties volledig digitaal kunnen worden uitgevoerd. Bovendien kunnen tekortkomingen zeer snel inzichtelijk gemaakt worden door het direct maken van foto’s met de tablet. De technische dienst kan zo in één oogopslag zien waar reparaties moeten worden uitgevoerd.

Overige inspecties

Voor het samenstellen van inspectielijsten zijn de mogelijkheden uiteraard oneindig. We hebben hier nog enkele voorbeelden van inspecties voor u opgesomd.

• R&O-check: controle dat reiniging en ontsmetting afdoende is uitgevoerd en conform reinigingsplan
• Vrijgave na onderhoud/incidenten: check apparatuur en omgeving in orde is en vrij van mogelijke gevaren zodat productie terug kan opgestart worden
• 5S inspectie, om te controleren of op iedere afdeling gewerkt wordt volgens de 5S systematiek (scheiden/sorteren, schikken/structureren, schoonmaken, standaardiseren, standhouden)
• SSOP en pre-SSOP inspecties: “Sanitation Standard Operating Procedures”: inspecties op GMP-GHP, voornamelijk toegepast in slachthuizen en uitsnijderijen tijdens en/of voor opstart van de activiteiten
• Food defense check, ter controle of aan alle food defense maatregelen voldaan wordt binnen en buiten het bedrijf
• Ongedierte inspectie, om te controleren op (sporen van) ongedierte, vraat en zaken die mogelijk extra ongedierte kunnen aantrekken

Welke inspecties u ook uitvoert, iedere inspectielijst is te digitaliseren binnen onze inspectie software.

Hulp nodig?

Heeft u hulp nodig bij het opzetten van uw inspectieplanning, maken van inspectielijsten of digitaliseren van inspecties?  Of wilt u hygiëne-inspecties laten uitvoeren door onze consultants? Neem contact met ons op. We helpen je graag snel en laagdrempelig op weg.