Ontbrekende gegevens, slecht leesbare coderingen en verdwenen registratielijsten. In de praktijk gaat het nog weleens mis met registraties binnen food bedrijven. Kwaliteitsregistratie software biedt uitkomst. In deze blog leggen we aan de hand van een belangrijk registratieformulier, de ontvangstregistratie, uit hoe je het registratieproces anno 2022 op een efficiënte manier uitvoert. 

Controle van ontvangen goederen

Het controleren en registreren van ontvangen goederen vormt een belangrijk onderdeel van goede ketenborging. Ontvangst van kwalitatieve en voedselveilige grondstoffen is een belangrijk begin van je proces. Op de afdeling ontvangst moeten dan ook diverse aspecten gecontroleerd worden. Denk aan:

• Hygiëne van de vrachtwagen
• Soort, hygiëne en sluiting van verpakking
• Aanwezigheid van het juiste label en EG-nummer op de verpakking
• Producttemperatuur
• Uiterlijk, geur, kleur en structuur van het product

Is een aspect afwijkend? Dan kan het product niet geaccepteerd worden. Je wilt immers geen voedselveiligheidsgevaar je bedrijf in brengen.

Praktijkvoorbeeld

Als kwaliteitsmanager van een voedingsmiddelenbedrijf haal je alle registratielijsten op bij de diverse afdelingen in het bedrijf. Je controleert de lijsten en constateert dat op de registratielijst expeditie diverse vragen niet beantwoord zijn. Ook zijn de overgenomen pakbonnummers nauwelijks leesbaar. Je gaat in gesprek met de afdeling expeditie, maar het blijkt achteraf onmogelijk om nog te achterhalen wat de exacte productcoderingen waren en welke informatie bij de ontbrekende vakken moet worden ingevuld. Enkele voorbeelden van problemen die zich kunnen voordoen:

• De temperatuurcontrole is niet ingevuld. Je bent er nu niet zeker van dat de grondstof op de juiste temperatuur geleverd is. Het is daardoor mogelijk dat het eindproduct bederft of zelfs onveilig is voordat de houdbaarheidsdatum verstreken is.
• De visuele productcontrole is niet ingevuld. Je weet nu niet zeker of de kwaliteit van de grondstof aan de eisen voldoet.
• Het pakbonnummer is niet goed leesbaar. Om grondstoffen te kunnen traceren, is het pakbonnummer een belangrijk gegeven. Bij een eventuele recall kun je mogelijk niet (tijdig) de juiste informatie terugvinden.
• De houdbaarheidsdatum van de grondstof is niet ingevuld. Ook hierdoor ontbreekt een belangrijk gegeven voor de traceerbaarheid. Stel dat de leverancier aangeeft dat er iets mis is met de grondstof van een bepaalde datum, dan moet je meerdere partijen terughalen, omdat je niet exact weet welke producten met welke houdbaarheidsdatum gebruikt zijn in de eindproducten van je bedrijf.

Registratie van relevante gegevens

In de praktijk werken bedrijven vaak met één ontvangstregistratielijst voor diverse soorten goederen. En dat terwijl per grondstof weer andere gegevens en vragen relevant kunnen zijn. Digitalisering van registratielijsten helpt aanzienlijk om de registratiedruk te verlagen en meer duidelijkheid te scheppen voor medewerkers. Je selecteert hierbij bijvoorbeeld een specifieke lijst voor een grondstofsoort. Ook kun je afhankelijk van de gegeven antwoorden automatisch aanvullende vervolgvragen laten weergeven en invullen. Dit maakt het voor de medewerkers veel duidelijker waarom ze bepaalde gegevens moeten invullen.

Vindbaarheid registraties

Bij het registreren op papier heb je te maken met mappen vol registraties die je jarenlang moet bewaren. Met digitaal registreren heb je alle registraties, afwijkingen en acties online bij elkaar. Je zoekt makkelijk terug binnen de online omgeving, zodat de tijd om producten te traceren in geval van recalls of product trails tijdens audits verkort wordt.

Voor alle soorten registraties

In deze blog hebben we enkele praktijkvoorbeelden aangedragen voor ontvangstregistraties. Uiteraard heb je binnen je bedrijf te maken met diverse soorten registraties, zoals voor CCP’s, schoonmaakcontrole en visuele productcontroles. Alle soorten kwaliteitsregistraties zijn te realiseren binnen onze online kwaliteitsregistratie software, zodat je op alle afdelingen binnen je bedrijf zorgvuldig en efficiënt registreert en als kwaliteitsmanager het overzicht houdt.

Efficiënt registreren binnen jouw bedrijf?

Wil jij het registratieproces voor kwaliteitsregistraties binnen je bedrijf verbeteren? Plan een gratis demo en we laten de best passende oplossing voor jouw bedrijf zien.  Of lees meer over onze HACCP- en kwaliteitsregistratie app en software waarmee je alle registraties binnen je bedrijf uitvoert. Al het papier de fabriek uit!