Het kwaliteitshandboek vormt een belangrijke basis voor uw voedselveiligheidssysteem. Het opstellen en tussentijds aanpassen van een kwaliteitshandboek is een belangrijke klus voor de kwaliteitsafdeling. Maar hoort dit alleen bij de kwaliteitsafdeling? We geven een aantal tips hoe u komt tot een passend kwaliteitshandboek voor uw organisatie.
Het samenstellen van een kwaliteitshandboek lijkt misschien een klus voor de kwaliteitsafdeling, maar uiteindelijk zijn het de medewerkers op de werkvloer die volgens de procedures en instructies moeten werken. Waarom zou u het kwaliteitshandboek niet samen met hen maken? Plan brainstormsessies in kleine groepen of vraag input tijdens gesprekken op de werkvloer. Door medewerkers te betrekken bij het schrijven en optimaliseren van een kwaliteitshandboek, voelen zij zich gehoord en meer betrokken dan ooit. Het vergroot bovendien de kans dat medewerkers zelf ideeën aandragen voor nieuwe of gewijzigde instructies.
Ga na aan welke eisen het handboek moet voldoen. Allereerst moet u natuurlijk voldoen aan de wettelijke eisen. Daarnaast bent u wellicht in het bezit van een GFSI erkende certificaat zoals BRCGS, IFS of FSSC 22000 of wilt u dit certificaat gaan behalen. Pak dan de certificeringsnorm erbij en ga na aan welke eisen u moet voldoen. Heeft u geen idee waar te beginnen? Onze adviseurs helpen u graag op weg of nemen het werk zelfs compleet uit handen.
Bedenk op welke manier u het handboek gaat opzetten. Werkt u met losse documenten die u organiseert binnen de verkenner op uw computer of Cloud opslag? Let in dat geval op dat u bij wijzigingen in documenten ook altijd de relevante verwijzingen aanpast zoals:
Wilt u al deze verwijzingen automatisch laten aanpassen? Dan is een online handboek module een ideale oplossing voor u.
Verzamel alle informatie die tot nu toe al beschikbaar is. Denk aan eerder geschreven instructies, procedures en formulieren. Bedenk welke informatie nog relevant is en wat inmiddels achterhaald is.
Bekijk de situatie in de praktijk. Ga na waar bestaande instructies, procedures en formulieren nog kloppen. Ga na of de praktijksituatie voldoet aan wetgeving en certificeringsnormen. Schaaf waar nodig de instructies en praktijksituatie bij, zodat alles op elkaar afgestemd is.
Herschrijf documenten waar nodig en schrijf nieuwe documenten ter aanvulling. Probeer alles zo goed mogelijk vast te leggen, maar beschrijf ook weer niet té uitvoerig. Het doel moet altijd blijven dat de beheersing van de processen optimaal is. Houd het dus kort en bondig en vooral ook simpel. Schrijf in begrijpelijke taal voor de medewerkers. Gebruik van afbeeldingen, video’s en bijvoorbeeld virtual tours door de fabriek zijn ideale manieren om instructies nog makkelijker te maken voor medewerkers.
Werken er anderstalige medewerkers binnen uw bedrijf? Zorg er dan voor dat zij de nodige instructies en procedures ook begrijpen. Vertaal de hygiëneregels en belangrijke CCP instructies bijvoorbeeld naar de taal van de medewerkers, zodat het hen duidelijkheid biedt.
Heeft u ondersteuning nodig bij het opstellen of aanpassen van uw handboek? Of wilt u juist het handboek optimaal gaan beheren en delen met online software? Neem contact met ons op en we helpen u op alle nodige vlakken.
Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp.
HACCP (Hazard Analysis - Critical Control Point ofwel Gevarenanalyse - Kritische controlepunten) is een preventief beheersingssysteem voor ondernemingen die zich bezighouden met de bereiding, verwerki...
Het verminderen van milieuvervuiling is een aandachtpunt binnen de EU. Plastic afval belandt vaak in de berm of in rivieren en oceanen. Met een nieuwe richtlijn voor 'Single Use Plastic’ (SUP) zet d...
Omdat retailers de laatste stap zijn en dus ook één van de belangrijkste om het product veilig af te leveren aan de consument, spelen ze een cruciale rol in het geheel van kwaliteit en veiligheid ro...
Uw organisatie moet voldoen aan de eisen die het Belgische Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (F...
Verlaag de foutgevoeligheid van het handboekbeheer.
Train medewerkers online op ieder moment en op elke gewenste locatie
Bespaar tot 60% van uw tijd door digitaal te inspecteren
Een interne audit wordt vaak door organisaties gezien als een verplichting, omdat de norm het nu eenmaal vereist. Maar w...
Het onderwerp duurzaamheid staat bij veel bedrijven in de voedselketen hoog op de agenda. Voedselsystemen stoten 29% van...
Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp
Op de hoogte blijven? Meld u gratis aan voor de nieuwsbrief
Door bundeling van alle expertises helpt Normec Foodcare met allerhande vraagstukken en oplossingen op het gebied van procesbeheersing, kwaliteit en voedselveiligheid, laboratoriumonderzoek, smaaktesten, QA-automatisering, flexibele inzet van kwaliteitsmanagers en keurmeesters, opleidingen en trainingen, risicomanagement en etiketcontrole.
Wil u meer weten? Neem contact met ons op.
Vanaf 1 april 2022 maakt Micro-Smedt deel uit van Normec Foodcare.
Met Micro-Smedt als deel van de Normec Foodcare-familie, versterken we onze dienstverlening en halen we heel wat extra kennis in huis. Alle diensten van Micro-Smedt zijn vanaf nu op de website van Normec Foodcare te vinden.
Ben jij enthousiast over deze e-learning module? Bekijk dan de andere e-learning modules en trainingen in ons aanbod. Natuurlijk kan je ons ook altijd bellen voor een adviesgesprek, we horen graag van je!
