7 Tips voor het opstellen en onderhouden van een kwaliteitshandboek

| Gemiddelde leestijd: 3 min
Dit bericht is 571 keer bekeken

Het kwaliteitshandboek vormt een belangrijke basis voor uw voedselveiligheidssysteem. Het opstellen en tussentijds aanpassen van een kwaliteitshandboek is een belangrijke klus voor de kwaliteitsafdeling. Maar hoort dit alleen bij de kwaliteitsafdeling? We geven een aantal tips hoe u komt tot een passend kwaliteitshandboek voor uw organisatie.

Tip 1: Voor en door medewerkers

Het samenstellen van een kwaliteitshandboek lijkt misschien een klus voor de kwaliteitsafdeling, maar uiteindelijk zijn het de medewerkers op de werkvloer die volgens de procedures en instructies moeten werken. Waarom zou u het kwaliteitshandboek niet samen met hen maken? Plan brainstormsessies in kleine groepen of vraag input tijdens gesprekken op de werkvloer. Door medewerkers te betrekken bij het schrijven en optimaliseren van een kwaliteitshandboek, voelen zij zich gehoord en meer betrokken dan ooit. Het vergroot bovendien de kans dat medewerkers zelf ideeën aandragen voor nieuwe of gewijzigde instructies.

Tip 2: Breng de eisen in kaart

Ga na aan welke eisen het handboek moet voldoen. Allereerst moet u natuurlijk voldoen aan de wettelijke eisen. Daarnaast bent u wellicht in het bezit van een GFSI erkende certificaat zoals BRCGS, IFS of FSSC 22000 of wilt u dit certificaat gaan behalen. Pak dan de certificeringsnorm erbij en ga na aan welke eisen u moet voldoen. Heeft u geen idee waar te beginnen? Onze adviseurs helpen u graag op weg of nemen het werk zelfs compleet uit handen.

Tip 3: Maak het uzelf makkelijk

Bedenk op welke manier u het handboek gaat opzetten. Werkt u met losse documenten die u organiseert binnen de verkenner op uw computer of Cloud opslag? Let in dat geval op dat u bij wijzigingen in documenten ook altijd de relevante verwijzingen aanpast zoals:

  • De inhoudsopgave
  • Versiedatum en -nummer
  • Register van wijzigingen
  • Verwijzingen vanuit andere documenten

Wilt u al deze verwijzingen automatisch laten aanpassen? Dan is een online handboek module een ideale oplossing voor u.

digitaal kwaliteitshandboek

Tip 4: Bestaande info verzamelen

Verzamel alle informatie die tot nu toe al beschikbaar is. Denk aan eerder geschreven instructies, procedures en formulieren. Bedenk welke informatie nog relevant is en wat inmiddels achterhaald is.

Tip 5: Praktijk, praktijk, praktijk!

Bekijk de situatie in de praktijk. Ga na waar bestaande instructies, procedures en formulieren nog kloppen. Ga na of de praktijksituatie voldoet aan wetgeving en certificeringsnormen. Schaaf waar nodig de instructies en praktijksituatie bij, zodat alles op elkaar afgestemd is.

Tip 7: Houd rekening met meertaligheid

Werken er anderstalige medewerkers binnen uw bedrijf? Zorg er dan voor dat zij de nodige instructies en procedures ook begrijpen. Vertaal de hygiëneregels en belangrijke CCP instructies bijvoorbeeld naar de taal van de medewerkers, zodat het hen duidelijkheid biedt.

Hulp nodig?

Heeft u ondersteuning nodig bij het opstellen of aanpassen van uw handboek? Of wilt u juist het handboek optimaal gaan beheren en delen met online software? Neem contact met ons op en we helpen u op alle nodige vlakken.

Marlous-van-Drunen.jpg
Auteur: Marlous van Drunen Marketing & Communicatie
Rick-Veldkamp.jpg

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

Whitepaper Productontwikkeling in Food

In de whitepaper lichten we toe hoe productontwikkeling en kwaliteit hand in hand gaan. En in welke fase je waarmee rekening moet houden.
05 April 2022
carenet software op ipad

5 tips voor het verhogen van kwaliteitsbewustzijn

Het komt regelmatig voor in de praktijk: de kwaliteitsafdeling stopt veel energie in het uitvoeren van alle kwaliteitstaken, maar de medewerkers op de werkvloer zien kwaliteitszorg eerder als last dan...
06 Januari 2021
Aviko patat productie

50% tijdreductie voor Aviko B.V. met inspectie module

Aviko B.V. heeft meerdere productielocaties binnen Europa die allen gecertificeerd zijn volgens dezelfde voedselveiligheidsnormen- en auditstandaarden van klanten. Er was behoefte aan een digitaal sys...
25 Maart 2021

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

Rick-Veldkamp.jpg

Hulp nodig met uw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Rick-Veldkamp.jpg

Op de hoogte blijven? Meld u gratis aan voor de nieuwsbrief