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Numérisation de manuels

La gestion de la qualité et la gestion d’un manuel sont inextricablement liées. Mais comment s’assurer que tout cela se déroule sans heurts, sans failles et sans perdre la vue d’ensemble? Nous sommes heureux de vous aider à résoudre ce problème. Grâce à notre module ‘manuel’, vous pouvez facilement gérer tous vos manuels sous forme numérique. Grâce à votre (propre) environnement en ligne sécurisé, vous avez accès au manuel à tout moment et en tout lieu.

Solutions fréquemment demandées

De nombreuses entreprises des secteurs de l’alimentation, de l’emballage et de la logistique ont relevé les défis suivants grâce à notre manuel en ligne.

Réduire la sensibilité aux erreurs dans la gestion d’un manuel
Veiller à ce que tous les employés disposent des bonnes versions des documents
Fusionner les manuels de plusieurs sites en un seul manuel d’entreprise, les sites ne recevant que les documents qui leur sont applicables

Souvent, ces défis sont demandés avant ou juste après un audit. Vous cherchez également une solution pour la qualité, la prévention, la sécurité ou le manuel du conducteur? Faites-nous savoir ce que nous pouvons faire pour vous aider!

Atouts de la numérisation des manuels en bref

Accès au manuel à tout moment et en tout lieu
Édition et gestion des documents en ligne
Document unique, immédiatement disponible en plusieurs langues
Manuel personnalisé pour chaque employé
Meilleure vue d’ensemble, plus d’efficacité et moins d’erreurs

Nous vous aidons dans la gestion manuelle numérique, afin que la gestion de la qualité devienne plus facile

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Efficacité

Que vous ayez un ou plusieurs manuels, avec le module manuel, chaque employé ne voit que les documents qui le concernent. Il est possible de créer et de gérer plusieurs manuels et d’ouvrir certains de ses documents sur des sites différents. Vous disposez ainsi d’un manuel d’entreprise dans lequel vous n’avez à modifier les documents qu’une seule fois.

Avantages du module manuel

Les documents sont toujours et partout disponibles dans la bonne version
Un cycle d’approbation par document permet de s’assurer que le contenu est correct
Les employés ne voient que les documents qui les concernent
Grâce à un cycle de “lecture et compréhension”, vous disposez d’un agrément enregistré attestant que les employés sont conscients du contenu, par exemple concernant les règles d’hygiène
Contrôle automatique des versions, registre des modifications et table des matières automatique
Vous pouvez gérer un manuel central pour tous les sites et décider de ce qu’on peut voir sur chaque site
Notifications automatiques par courrier pour les nouveaux documents ou les documents modifiés
Rappels automatiques lorsque le contenu d’un ancien document doit être revérifié
En cas de changement de norme, vous recevez des documents d’inspiration via le bac à sable
Vous pouvez estimer la charge documentaire de vos manuels pour l’année à venir
Vous pouvez ajustez les en-têtes, pieds de page ou autres données de base dans un endroit central, en adaptant automatiquement tous les documents nécessaires
Vous êtes conscient du statut de vos documents (à tout moment) en consultant les rapports standard ou en utilisant la liste de synthèse du statut
Vous pouvez vous assurer que votre personnel voit immédiatement le contenu du document dans la bonne langue
Grâce aux options d’importation simples, vous pouvez tout de suite commencer à créer votre propre manuel (Word, Excel, Visio, pdf ou toute autre extension)

Assurance de la qualité

La création et l’édition rapides de documents en ligne avec gestion automatique des versions et des modifications est, à notre avis, la nouvelle méthode de gestion de la qualité. Grâce à la table des matières automatique, vous avez toujours une vue d’ensemble actualisée de tous les documents, standard ou non, de sorte que, même lors d’un audit, seuls les documents pertinents sont affichés. Le module dispose d’une fonction de recherche pratique qui vous permet de trouver rapidement le bon document. Dans les documents et entre les documents, vous pouvez rapidement cliquer sur les liens intelligents. Grâce à une touche de raccourci, vous pouvez facilement répondre à toutes les questions d’un auditeur qui vous demande la raison du changement, la date d’activation ou le nom de l’approbateur d’un document.

Vous souhaitez que vos employés soient toujours au courant des nouveaux documents et des modifications apportées à ceux-ci ? Cela peut se faire par le biais du cycle “lire et comprendre” qui n’est achevé que lorsque tout est clair pour les employés.

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Êtes-vous curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour votre organisation? Laissez vos coordonnées et nous vous rendrons visite gratuitement et sans obligation de vous démontrer notre application tout-en-un.

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