Module: Manuel Numérique
Tout responsable de la qualité et toute entreprise alimentaire doivent gérer un grand nombre de procédures, d’instructions de travail et d’aperçus. Les documents doivent donc être accessibles aux employés et faciles à trouver. Ces exigences n’ont pas beaucoup changé au fil des ans. Toutefois, avec l’évolution rapide du marché et la pénurie de personnel, les besoins en matière de gestion ont changé.
Ces dernières années, les manuels (de travail) sur papier ont été pour la plupart convertis en version numérique. La raison en est le caractère laborieux de la maintenance d’un tel manuel papier.
Une conséquence logique est donc l’émergence de systèmes de manuels numériques qui simplifient la gestion au-delà du simple stockage des documents sous forme numérique. Le contrôle des versions est assuré, un cycle de vérification est garanti et la table des matières est générée automatiquement. Vous avez également la possibilité de permettre à un employé de ne voir que les documents qui s’appliquent à lui. Tout cela constitue évidemment un progrès pour le service qualité.
Avec l’apparition du terme « Food Safety Culture », nous assistons à nouveau à une évolution dans ce domaine. Outre les avantages mentionnés plus haut, il est généralement admis que les employés devraient être davantage impliqués dans la rédaction de ces documents. Il suffit de penser au manager qui sait ce qui se passe dans son service et qui est donc tout à fait apte à être l’auteur d’une instruction de travail en question. Dans le contexte de l’assurance de la qualité et de la sécurité alimentaire, le responsable de la qualité peut donner son approbation finale en tant que vérificateur avant que le document ne soit visible pour l’entreprise.
Pour créer une vision supplémentaire, il est également important que les employés (continuent) à réfléchir, ce qui explique pourquoi les propositions de changement sont un élément important. Le lecteur d’un document peut, par exemple, observer quelque chose qui ne correspond pas à la réalité. Par conséquent, ces questions restent souvent dans l’ombre ou disparaissent rapidement jusqu’à ce qu’elles (re)fassent surface lors d’un audit ou d’une vérification. L’auteur d’un document a donc la possibilité d’accepter ou de rejeter une bonne proposition.
Pour trouver facilement des documents et travailler sans papier, il est désormais possible de scanner un code QR. En attachant le code QR à une machine, l’instruction de travail correspondante peut être appelée (numériquement) après avoir scanné ce code. L’employé n’a donc plus besoin de chercher dans les chapitres, mais il est directement dirigé vers l’endroit souhaité dans le manuel.
