Onaangekondigde audits GFSI-erkende standaarden

Dit is een premiumartikel. Premiumartikelen maken deel uit van het Normec Foodcare Kenniscentrum abonnement.  Alle kennis en ervaring vanuit elke expertise komt samen in de Kennisbank. Je vindt hier alle relevante informatie over diverse productgroepen en wetgeving. Benieuwd? Lees wat het Normec Foodcare Kenniscentrum jou kan bieden.

Standaarden als BRCGS, IFS en FSSC 22000 hebben allen de eis dat minimaal éénmaal per drie jaar een onaangekondigde audit gehouden moet worden. Elke standaard heeft regels ingesteld voor onaangekondigde audits. Lees per standaard wat de eisen en mogelijkheden zijn voor onaangekondigde audits. En we delen belangrijke tips en weetjes, zodat je altijd goed voorbereid bent op onaangekondigde audits.

Algemeen

Sinds 2021 werken de BRCGS, IFS en FSSC 22000 standaarden allen met onaangekondigde audits om te blijven voldoen aan de GFSI-vereisten in versie 2020 en 2020.1. Per standaard bespreken we de belangrijkste regels en mogelijkheden inzake onaangekondigde audits.  

BRCGS 

Documentatie

In het Document BRCGS079 “Position Statement and Protocol on Unannounced Audits – Meeting the GFSI benchmark” geeft BRCGS informatie over onaangekondigde audits die van toepassing zijn op de normen Food Safety, Packaging Materials en Storage and Distribution. 

Onaangekondigde audits

Elke drie jaar moet minimaal één onaangekondigde audit plaatsvinden. Wordt een bedrijf voor de eerste keer gecertificeerd voor één van deze standaarden? Dan worden de eerste twee audits aangekondigd. De derde en laatste audit in de driejarige certificatiecyclus is dan een onaangekondigde audit. Hercertificatie kan zowel een aangekondigde als onaangekondigde audit zijn. De certificerende instelling (CI) plant de onaangekondigde audit in en geeft na elke audit aan of de volgende audit een onaangekondigde audit is.

Bedrijven kunnen ook aangeven altijd te willen werken met onaangekondigde audits. Bedrijven met een BRCGS certificaat die niet altijd een onaangekondigde audit willen, krijgen een onaangekondigde audit in de periode van vier maanden, voordat de jaarlijkse audit uiterlijk moet plaatsvinden. 

Black-out periode

Elk bedrijf mag voor een beperkte periode aangeven wanneer geen onaangekondigde audit kan plaatsvinden, de zogenaamde black-out periode. Hiervoor mogen maximaal tien dagen aangewezen worden, of vijf dagen, als er sprake is van een audit na zes maanden (zoals bij score C of D). De CI moet over de redenen geïnformeerd worden. Een geldige reden is bijvoorbeeld dat op de betreffende dag geen productie plaatsvindt of dat het bedrijf gesloten is. De afwezigheid van de kwaliteitsmanager of (een deel van) het management is geen geldige reden, vervanging hoort immers goed geregeld te zijn. BRCGS geeft aan rekening te houden met de omstandigheden bij bijvoorbeeld zeer kleine bedrijven en bedrijven die werken met seizoensproducten met een heel kort seizoen. Het bedrijf informeert de CI over deze omstandigheden. 

IFS 

Documentatie

Volgens het document “Unannounced IFS Assessments (audits)” zijn onaangekondigde audits van toepassing bij de standaarden Food, Logistics, Broker en PACsecure. In het document worden algemene regels gegeven, maar de exacte regels verschillen per IFS standaard. Daarnaast zijn de eisen voor onaangekondigde audits bij IFS Food versie 8 strenger dan bij IFS Food versie 7 waar onaangekondigde audits nog een keuze waren. Hierna worden met name de vereisten voor onaangekondigde audits uit de draft IFS Food versie 8 besproken. Het is nog niet bekend wanneer de definitieve versie uitkomt. 

Onaangekondigde audits

Volgens IFS Food versie 8 spreken het bedrijf en de CI gezamenlijk af of de initiële en de hercertificatie audits aangekondigd of onaangekondigd zijn. Audits gekoppeld aan een uitbreiding van de scope of de follow-up audit zijn altijd aangekondigde audits. Een follow-up audit wordt uitgevoerd als in de voorgaande audit een onvoldoende score is gehaald met één major en de totale score ≥ 75%.  

Een onaangekondigde audit vindt plaats binnen zestien weken, voordat de jaarlijkse audit uiterlijk moet plaatsvinden, tot twee weken daarna. Minstens één op de drie audits is een onaangekondigde audit. Op verzoek van het bedrijf kunnen vaker onaangekondigde audits plaatsvinden. 

Perioden waarin geen onaangekondigde audit kan plaatsvinden

Een aantal regels ten aanzien van onaangekondigde audits is in IFS Food versie 7 en 8 gelijk. Zo mogen bedrijven tien werkdagen, verdeeld over maximaal drie perioden, aanmelden als dagen waarop geen onaangekondigde audit kan plaatsvinden. Daarnaast kunnen perioden aangegeven worden waarop het bedrijf niet werkt of gesloten is. Het bedrijf informeert de CI hierover minimaal vier weken voor de start van de periode waarin de onaangekondigde audit plaatsvindt. Voor seizoensproducten moet gemeld worden wanneer het seizoen start en eindigt. Tijdens het hele seizoen kan de onaangekondigde audit plaatsvinden; er kunnen geen ‘black-out’ dagen aangegeven worden. Specifieke regels zijn van toepassing voor bedrijven met meerdere locaties en een hoofdkantoor (zie paragraaf 2.4.2). Nieuw in de draftversie 8 is dat het niet voldoen aan de regels voor de onaangekondigde audit erin kan resulteren dat een onaangekondigde audit gezien wordt als aangekondigde audit. De eerstvolgende audit wordt dan weer een onaangekondigde audit. 

FSSC 22000 

Documentatie

FSSC heeft haar vereisten ten aanzien van onaangekondigde audits opgenomen in de standaard en de begeleidende documenten. Er is geen document specifiek gericht op onaangekondigde audits.  

Onaangekondigde audits

FSSC 22000 vereist dat minimaal elke drie jaar een onaangekondigde audit plaatsvindt. De initiële audits zijn een aangekondigde audit. De CI bepaalt welke audit een onaangekondigde audit wordt. Bedrijven kunnen aangeven of zij alle audits onaangekondigd willen laten plaatsvinden.  

In FSSC 2200 versie 5.1 staat geen periode vermeld wanneer de onaangekondigde audit plaatsvindt. 

Perioden waarin geen onaangekondigde audit kan plaatsvinden

Elk bedrijf informeert de CI wanneer een onaangekondigde audit niet plaats kan vinden. Er worden geen restricties genoemd in het aantal dagen of perioden.  

Tips voor een goede voorbereiding op onaangekondigde audits 

Om altijd goed voorbereid te zijn op onaangekondigde audits geven we hierbij enkele tips.

Tip 1: informeer de CI

Informeer de certificerende instelling voorafgaand aan een onaangekondigde audit goed over wanneer geen productie (van producten binnen de scope van het certificaat) plaatsvindt. Ook bij wijzigingen in de planning moet de CI geïnformeerd worden. Dat voorkomt een aanvullende onverwachte audit en problemen met het tijdig kunnen inplannen van onverwachte audits. Bij FSSC 22000 kan het een aangekondigde audit worden, binnen 4 weken na de onaangekondigde audit 

Tip 2: wees iedere dag klaar voor een audit

Bij een goedwerkend kwaliteitssysteem in combinatie met een goede voedselveiligheidscultuur is een bedrijf elke werkdag ‘klaar voor een audit’. In feite betekent dit dat onder andere de productieruimten elke dag moeten worden bijgehouden qua hygiëne, orde en netheid. Ook het papierwerk moet bijgehouden zijn, denk aan registraties, actielijsten, verslagen van relevante vergaderingen, etc. 

Tip 3: maak een draaiboek

Het is handig om, vóórdat een onaangekondigde audit plaatsvindt, een ‘draaiboek’ op te stellen. Zo weet degene die de auditor als eerste ontvangt hoe te handelen tijdens de onaangekondigde audit. Denk hierbij aan:

• Wie er gewaarschuwd moeten worden (inclusief vervangers, ook voor de afsluitende bespreking)
• Hoe gecontroleerd wordt dat daadwerkelijk sprake is van een auditor die verbonden is aan de certificerende instelling
• Waar de auditor kan gaan zitten totdat hij/zij ontvangen wordt door de daarvoor aangewezen medewerker.

Alle standaarden beschrijven expliciet dat het de bedoeling is dat de auditor snel na aankomst in de productie start (BRCGS en IFS: binnen een half uur, FSSC: binnen een uur). Zorg dat altijd afdoende beschermende kleding aanwezig is, inclusief schoenen (waar dit relevant is).  

Het testen van het opgestelde draaiboek en het trainen van medewerkers hoe om te gaan met een onverwachte audit dragen bij aan een goed verloop van een onaangekondigde audit. 

Belangrijke weetjes  

• Als een auditor de toegang geweigerd wordt, resulteert dit in het intrekken van het certificaat. Dit gebeurt per direct bij BRCGS en binnen 2 werkdagen bij IFS. Bij FSSC22000 wordt het certificaat per direct geschorst. Het certificaat wordt ingetrokken als niet binnen 6 maanden na de weigering een nieuwe onaangekondigde audit heeft plaatsgevonden.  
• Een onaangekondigde audit duurt net zo lang als de normale aangekondigde audit. 
• Bij het overstappen naar een andere standaard of andere certificerende instelling wordt rekening gehouden met het auditproces in de voorgaande jaren. Minimaal elke drie jaar een onaangekondigde audit wordt gehandhaafd.  
• Bij bedrijven die voor meer dan één standaard gecertificeerd zijn, kunnen onaangekondigde audits gecombineerd worden. Maak hierover afspraken met je CI. 

Je las een premiumartikel van het Normec Foodcare Kenniscentrum. Smaakt het naar meer? Bekijk dan de mogelijkheden van het Kenniscentrum abonnement. Hiermee heb je direct toegang tot alle kennis.