Omgaan met personeelstekort op de kwaliteitsafdeling

Wanneer vacatures plaatsen en lonen verhogen niet meer voldoende zijn om het personeelstekort op de kwaliteitsafdeling te dekken kunnen onderstaande handvatten wellicht een ondersteuning zijn.  Het personeelstekort is een sector breed probleem. Wij nemen je graag mee in verschillende mogelijke manieren om hier oplossingsgericht naar te kijken, op zowel korte als lange termijn.

Mogelijke oorzaken 

Binnen de scheve verhouding tussen aanbod en vraag op de arbeidsmarkt is het voor een organisatie interessant om te kijken naar de interne oorzaken van het personeelstekort.  Zijn er bijvoorbeeld specifieke opgeleide of ervaren mensen nodig en zijn er hier niet veel van beschikbaar? Of is het werk onaantrekkelijk en willen niet veel mensen het uitvoeren? Of zijn er gewoon te weinig handen beschikbaar om het werk uit te voeren? 

Oplossingsgericht kijken naar het personeelstekort

Hieronder lichten we enkele oplossingen toe. Meestal is een combinatie hiervan de beste oplossing.  

 Organiseren van werk 

Soms is even stilstaan bij het dagelijkse werk goed om zo objectief mogelijk te bekijken of taken sneller, efficiënter en effectiever georganiseerd kunnen worden. 

• Functieroulatie en taakverbreding kunnen leiden tot meer motivatie en het voelen van eigenaarschap bij medewerkers.  
• Aan de andere kant kan meer focus brengen in een taak dat ook, zodat medewerkers hun expertise kunnen inzetten.  
• Daarnaast kunnen banen aangepast worden aan behoeftes van de medewerkers zodat nieuwe medewerkers makkelijker aangetrokken worden én huidige medewerkers langer blijven. 

Houdt er wel oog voor dat bij het sneller, efficiënter en effectiever maken van werkzaamheden er rekening wordt gehouden met het wel beleven van de medewerker. Het betrekken van de medewerkers in dit proces kan van grote toegevoegde waarde zijn naar de uitkomst toe en het gevoel van motivatie en betrokkenheid wanneer de taken daarna uitgevoerd worden. 

Ontwikkeling 

Natuurlijk is een goed loon belangrijk. Daarnaast speelt persoonlijke ontwikkeling vaak ook een rol. Medewerkers vinden het interessant als zij de mogelijkheid hebben om zich te ontwikkelen en groeimogelijkheden zien binnen het bedrijf. Wij hebben een breed assortiment aan trainingen om medewerkers te trainen. Zo blijven je medewerkers up to date en kunnen ze hun kennis toepassen binnen het bedrijf.

Automatisering en digitalisering

Op kwaliteitsvlak zijn er veel mogelijkheden om de werkzaamheden te versnellen en vereenvoudigen door te digitaliseren. Hierdoor kun je het team versterken of de hoeveelheid benodigde uren beperken. Denk aan:

• digitalisering van controles aan de lijn
• digitaliseren van controle-rondes
• online trainingen
• samenvoegen van systemen en portals waarin alles met elkaar communiceert

Vormen van (nieuwe) medewerkers 

Bij het zoeken naar kwaliteitsmedewerkers kan breder gekeken worden dan enkel mensen met een levensmiddelen achtergrond. Kennis van levensmiddelen is te ontwikkelen door training of opleiding en het kan zomaar zijn dat een nieuwe of huidige medewerker wel veel andere competenties bezit die ook belangrijk zijn zoals: 

• Beheersen van processen
• Van nature de kwaliteitsbril op hebben
• Helicopterview en kennis van de verschillende afdelingen
• Verbetermogelijkheden zien en benutten
• Goede communicatie skills en
• Kan mensen enthousiast motiveren

Externen 

Er zijn mogelijkheden als uitzendwerk, detachering en inzetten van ZZP’ers. Daarnaast kan externe ondersteuning inhuren ook interessant zijn voor o.a. expertise onderwerpen of tijdrovende zaken. Daarnaast biedt externe ondersteuning een onafhankelijke frisse blik om daarna weer zelf met vernieuwde ideeën verder te kunnen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Etikettering en specificatiebeheer
• Wetgevingsvraagstukken
• Vullen van portals voor retailers
• Trainingen
• Interne audits.   

Om geheel ontzorgt te worden is het ook mogelijk om een adviseur voor korte of langere termijn in te huren en er bestaat de optie om een abonnement te nemen. Er is dan minimaal 1 dag in de maand een adviseur ter beschikking waarmee vooraf wordt besproken welke werkzaamheden uitgevoerd worden. Binnen dit abonnement kan ook de service van het back up team voor onaangekondigde audits opgenomen worden. Wanneer je een onaangekondigde audit hebt, kunt je direct bellen voor ondersteuning van een adviseur tijdens de audit.

De voordelen van een abonnement: 

• Jaarrond kwalitatieve QA-ondersteuning voor het onderhouden van het kwaliteitssysteem
• Via de QA-adviseurs is er toegang tot alle actuele en relevante kennis
• Vooraf inzicht in de kosten per jaar welke in gelijke delen per maand belast worden
• Gebruik van het back-up team voor onaangekondigde audits