GFSI-erkende standaarden versus digitalisering

Dit is een premiumartikel. Premiumartikelen maken deel uit van het Normec Foodcare Kenniscentrum abonnement.  Alle kennis en ervaring vanuit elke expertise komt samen in de Kennisbank. Je vindt hier alle relevante informatie over diverse productgroepen en wetgeving. Benieuwd? Lees wat het Normec Foodcare Kenniscentrum jou kan bieden.

Om een kwaliteitssysteem te kunnen laten certificeren heb je documenten nodig zoals procedures, registraties en werkinstructies. Daarnaast heb je ook systemen nodig voor verificatie om aan te tonen dat je de beoogde standaard hebt geïmplementeerd. Deze documenten en systemen kunnen zowel in fysieke vorm aanwezig zijn als in digitale vorm ter beschikking worden gesteld. Aan welke eisen moeten digitale systemen voldoen volgens de GFSI (Global Food Safety Initiative) erkende standaarden en hoe kan een digitaal systeem helpen bij implementeren en behalen van een GFSI-erkende standaard? We lichten het hieronder nader toe.

Voedselveiligheid en kwaliteitssysteem

Binnen het voedselveiligheids- en kwaliteitssysteem moet elk bedrijf kunnen aantonen dat er systemen zijn die consequent werken en die aantonen dat er aan de gestelde standaarden wordt voldaan. Deze gedocumenteerde informatie en systemen moeten consequent werken en je moet deze te allen tijde kunnen raadplegen. Je moet als bedrijf dan ook aantonen dat je dit goed beheerd. Hiervoor moet je aan volgende eisen voldoen:

• Er moet een managementsysteem zijn om de gedocumenteerde informatie te beheersen;
• Informatie moet in de laatste versie beschikbaar zijn;
• Oude versies moeten gearchiveerd worden zodat misbruik wordt voorkomen;
• Informatie moet begrijpbaar zijn en beschikbaar voor betrokken werknemers;
• Wijzigingen aan documenten moeten worden geverifieerd en de reden van wijziging moet aantoonbaar zijn;
• Informatie moet snel beschikbaar zijn, bijvoorbeeld tijdens een recall of crisissituaties;
• Informatie en documentatie moet beschermd worden tegen niet geautoriseerde wijzigingen. Hiervoor moeten bijvoorbeeld registraties beveiligd worden opgeslagen.

Deze eisen gelden zowel voor een fysiek systeem als een digitaal systeem maar zijn met een digitaal systeem gemakkelijker te implementeren en te onderhouden.

Update en verificatie

Dit systeem en informatie moet te allen tijde up-to-date zijn en registraties moeten gecontroleerd worden door leidinggevenden en/of de kwaliteitsafdeling. Bij onderhoud van een systeem en verificatie worden de voordelen van een digitaal systeem snel duidelijk. Zo kunnen wijzigingen in documenten veel duidelijker worden bijgehouden en kunnen oude versies snel door de nieuwe worden vervangen. In geval van een fysiek systeem moet je alle plaatsen controleren waar de gewijzigde documenten beschikbaar zijn en dien je de oude versies te vervangen door de nieuwe versie. In een digitaal systeem kan je ook snel aantonen wanneer een update is uitgevoerd terwijl in een fysiek systeem je dit moet te registreren op een lijst of in de documenten zelf.

Verificatie is een belangrijke stap in elk systeem volgens een GFSI-erkende standaard. Tijdens verificatie check je immers zelf of je systemen en procedures effectief werken in praktijk en voldoen aan wettelijke en andere gestelde standaarden. Zo check je bijvoorbeeld ook regelmatig of je systeem nog up to date is. Verificatie dient minimaal jaarlijks te worden uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een interne audit en ter voorbereiding van de management review.

Traceerbaarheid en bewaren van informatie

Elk bedrijf moet kunnen aantonen dat de geproduceerde producten veilig, wettelijk en authentiek zijn. De informatie die je hiervoor nodig hebt zoals registraties van de CCP’s en analyseresultaten dienen dan ook minimaal 1 jaar na einde van de houdbaarheid van de producten te  worden bewaard. Zodat deze in geval recall, crisis, problemen of tijdens controles snel kan worden teruggevonden en worden getoond. Traceerbaarheid van goederen dient binnen 4 uur te worden uitgevoerd.

Ook de daaraan gelinkte informatie aangaande de veiligheid van de goederen zoals analyseresultaten en resultaten van product- en procescontroles moet zeer snel aantoonbaar zijn. Vaak wordt dit geëist binnen 24 uur. In geval van crisis moeten ook de certificatie instanties binnen 3 dagen worden ingelicht. Hierbij moet een volledig dossier kunnen worden overgedragen waarin alle nodige informatie aanwezig is om aan te tonen wat het probleem was, wat de oorzaak is en welke stappen zijn ondernomen om te voorkomen dat onveilige en/of onwettelijke producten bij de consument terechtgekomen. Hiervoor moet je dus zeer snel alle informatie beschikbaar hebben en moet ook duidelijk zijn welke informatie gelinkt is aan welke productiedag en/of productiebatch.

Wanneer deze informatie digitaal wordt gecreëerd en/of bewaard is het van belang een goed back-up systeem te hebben en dit regelmatig te testen. Het voordeel van informatie digitaal bewaren is het feit dat je minder ruimte nodig hebt en informatie sneller te doorzoeken en te raadplegen is. Uiteraard is het zowel binnen een digitaal als fysiek systeem van belang om de opslag van informatie gestructureerd te bewaren zodat een snelle link mogelijk is met de traceergegevens van de geproduceerde goederen, denk aan de productiedatum, lotnummer en/of houdbaarheidsdatum.

Beveiliging

Informatie en systemen moeten beveiligd zijn tegen niet-geautoriseerd gebruik. Dit om misbruik, fraude en sabotage te voorkomen. Digitaal kunnen systemen gemakkelijk worden beveiligd met inloggegevens en verificatiestappen. Verder is bij vertrek van personeel belangrijk dat je fraude of sabotage voorkomt. In een digitaal systeem is het gemakkelijk om inloggegevens te blokkeren. Bij een fysieke opslag van documenten kan fraude alleen voorkomen worden door sloten te vervangen indien sleutels niet zijn ingeleverd. Of als je niet zeker weet of er kopieën zijn gemaakt.

In digitale systemen die gebruikmaken van een account kan je ook zien wie wanneer welke acties heeft uitgevoerd, terwijl in een fysiek systeem dit onder toezicht moet gebeuren. Het is ook van belang om de digitale systemen te beveiligen en hiervoor een beheersysteem te hebben. Op deze manier kun je onveilige content en cyberattacks snel detecteren en tegenhouden om bedrijfsinformatie veilig te stellen en sabotage te voorkomen.

Validatie

Bij implementatie van een nieuw systeem is validatie een zeer belangrijke stap. GFSI-erkende standaarden eisen dat deze validatie wordt uitgevoerd alvorens het systeem effectief in de praktijk wordt toegepast. Validatie moet herhaald worden wanneer er wijzigingen zijn die een effect kunnen hebben op de werking van systemen, de productveiligheid, -kwaliteit en wettelijkheid.

Tijdens een validatie toon je de volgende zaken aan:

• Kunnen alle wijzigingen goed worden bijgehouden?
• Is informatie voldoende beschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en sabotage?
• Kan informatie snel worden teruggevonden? Is duidelijk wanneer deze informatie een update heeft ondergaan?
• Is alle nodige informatie duidelijk en beschikbaar voor betrokken werknemers?
• Is de opslag van gegevens beveiligd en werkt het back-up systeem?
• Is de voorziene informatie conform de wettelijke eisen en eisen gesteld door betrokken standaarden?

Crisismanagement

Elk systeem kan falen. In zo’n geval moet je snel actie kunnen ondernemen om te voorkomen dat onveilige producten bij de consument terechtkomen en/of de wettelijkheid en authenticiteit van de producten in gedrang komt. Het is belangrijk om in dergelijke situaties een crisisprocedure te implementeren. Zodat deze in geval van crisis snel in werking kan treden. Zo bepaal je dus op voorhand welke stappen je in dergelijke crisissituaties moet ondernemen. Werk deze stappen voor een aantal specifieke crisissituaties zoals een cyberaanval uit. Neem hierin de volgende zaken mee:

• Crisisteam: wie moet in geval van problemen direct gecontacteerd worden?
• Welke stappen moeten ondernomen worden om informatie veilig te stellen?
• Wie moeten deze stappen ondernemen?
• Contactgegevens van externe diensten.
• Mogelijkheden voor back-up en tijdelijke systemen. Bijvoorbeeld welke delen kunnen geïsoleerd worden zodat andere delen nog wel kunnen verder werken? Zijn er noodoplossingen?
• Wie zorgt voor de communicatie zowel intern als extern?

Test de werking van deze crisisprocedure met bijvoorbeeld een simulatietest.

Laat je adviseren

Heb je vragen of heb je behoefte aan ondersteuning op je kwaliteitsafdeling? Onze QA-adviseurs staan voor je klaar. Neem contact met ons op.

Je las een premiumartikel van het Normec Foodcare Kenniscentrum. Smaakt het naar meer? Bekijk dan de mogelijkheden van het Kenniscentrum abonnement. Hiermee heb je direct toegang tot alle kennis.