Zo maak je van kwaliteit een gedeelde verantwoordelijkheid

We zien het vaak in de praktijk: kwaliteitszorg wordt volledig gedragen door de kwaliteitsafdeling en leeft maar weinig binnen de verschillende afdelingen van het bedrijf. Hoe maak je van kwaliteit een gedeelde verantwoordelijkheid? Met onderstaande vier stappen ga je hier zelf eenvoudig mee aan de slag.

Kwaliteit en voedselveiligheid, daar zorgt de kwaliteitsafdeling toch voor? Jij weet natuurlijk als geen ander dat alle medewerkers binnen het bedrijf samen zorgen voor goede kwaliteit en voedselveilige producten. Hoe zorg je dat kwaliteit een gedeelde verantwoordelijkheid wordt als je als kwaliteitsmanager al tijd tekort komt door de overvloed aan kwaliteitsacties, audits en inspecties?

Stap 1: efficiënter werken

Werk efficiënter. Hierdoor creëer je meer rust en overzicht en heb je meer grip op kwaliteitszaken. Tegenwoordig zijn er diverse automatiseringsoplossingen die je helpen om op de kwaliteitsafdeling efficiënter te werk te gaan. Door digitalisering van kwaliteitszaken worden handelingen die je normaal gesproken handmatig uitvoert, geautomatiseerd. Denk hierbij aan automatische rapportages, statistieken en overzichten. Het aantal administratieve handelingen op de kwaliteitsafdeling neemt af, kwaliteitsmedewerkers ervaren meer plezier in het werk en er is eindelijk tijd voor zaken die er echt toe doen zoals continue verbetering.

Stap 2: verantwoordelijkheden verdelen

In plaats van de hele dag achter iedereen aan te lopen om kwaliteitszaken te borgen, zorg je ervoor dat alle medewerkers binnen de organisatie verantwoordelijkheid krijgen voor kwaliteitstaken. Benoem een ‘hoofd temperatuurbeheersing’, een ‘hoofd ongedierte’, enzovoorts. Wil je de verantwoordelijkheden nog verder verdelen en tegelijkertijd als kwaliteitsmanager altijd het overzicht behouden? Dan biedt een digitale actielijst de perfecte oplossing.

We merken dat er een breder draagvlak voor kwaliteitszorg is ontstaan binnen onze organisatie. De medewerkers duiken nu zelf in het systeem, stellen hier vragen over en doen voorstellen voor verbetering. Als Coördinator Kwaliteit houd ik het overzicht en geef ik sturing. We dragen nu meer gezamenlijk de zorg voor de kwaliteit.

Coördinator Kwaliteit van Wijnen Square Crops na het doorvoeren van automatiseringsoplossingen.

Stap 3: motiveren

Als je medewerkers binnen jouw organisatie zover hebt dat ze ook echt de eigen verantwoordelijkheden gaan dragen, vergeet dan niet om ze ook op de hoogte te houden. Deel de behaalde successen met alle collega’s, bijvoorbeeld als de audit succesvol is verlopen. Is het aantal klachten teruggelopen? Laat dit dan weten en deel complimenten uit. Maak van het behaalde succes echt een gezamenlijk succes. Zijn er afwijkingen geconstateerd tijdens een audit? Bedenk samen met jouw medewerkers welke verbetermaatregelen je kunt doorvoeren. Hiermee creëer je betrokkenheid en bedenk je samen oplossingen waar medewerkers zelf ook achter staan.

Stap 4: leren, leren en nog eens leren

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Laat medewerkers leren van gemaakte fouten en voorzie tijdig in passende training en opleiding. Dit doe je eenvoudig met online tools zoals E-learning. Hiermee heb je in een handomdraai een training opgesteld waarvoor je medewerkers binnen de gehele organisatie uitnodigt. Gemaakte fouten vormen mooie praktijkvoorbeelden voor de E-learning. Laat zien hoe het niet moet en hoe dit anders kan. Een foto zegt vaak meer dan duizend woorden. Het kennisniveau binnen de organisatie stijgt en zo zorg je als kwaliteitsafdeling voor nog meer gedeelde verantwoordelijkheid.

Tijd voor actie!

Ben jij klaar om van kwaliteitszorg een gedeelde verantwoordelijkheid te maken? Wij helpen je graag op weg. Samen komen we tot een passende werkwijze.

Als eerste op de hoogte zijn van de nieuwste kennisartikelen? Volg onze LinkedInpagina