Digitale inspecties en verbeteren van bedrijfsprestaties

Inspecties zijn een onderdeel van het verificatieprogramma van het kwaliteitssysteem. Inspecties voer je uit om na te gaan of de beheersmaatregelen op de juiste manier worden toegepast in de praktijk. Denk hierbij aan beheersmaatregelen als hygiëne, onderhoud, persoonlijke hygiëne en ongediertebeheersing.Verplichtingen vanuit BRC, IFS en FSSC 22000In iedere voedselveiligheidsstandaard zijn andere eisen opgenomen voor het uitvoeren van inspecties. We vatten hierbij de eisen uit de GFSI erkende voedselveiligheidsstandaarden BRC, IFS en FSSC 22000 samen.BRCIn de BRC standaard (versie 8) is onder paragraaf 3.4.4 beschreven dat de fabrieksomgeving en procesuitrusting in goede staat moeten verkeren en goed onderhouden moeten zijn om voedingsmiddelen te kunnen produceren. Ter controle moeten inspecties worden uitgevoerd. De inspecties moeten met een op risico gebaseerde frequentie worden uitgevoerd, maar niet minder dan één keer per maand voor ruimten met een open product. Hierbij moeten minimaal de volgende inspecties worden uitgevoerd:

• Hygiëne-inspecties om de schoonmaakprestaties te beoordelen.
• Fabrieksinspecties om de mogelijke risico’s van het gebouw en de inrichting voor het product te identificeren. Daarnaast worden in de gehele BRC-norm andere punten van controle en inspectie beschreven, zoals inspectie van producten waarvan het productieproces of verpakkingsproces is uitbesteed (§ 3.5.4.4), inspectie van glas en andere breekbare materialen (§ 4.9.3.2), ongedierte inspecties (§ 4.14.2) en controle op naleving persoonlijke hygiëne-maatregelen (§ 7.2.1).

IFS

De IFS-standaard (versie 6.1) beschrijft in paragrafen 1.4.3 en 1.4.4 dat de infrastructuur en werkomgeving moet worden geïdentificeerd en beoordeeld, bijvoorbeeld door het uitvoeren van interne audits of inspecties. Hierbij moeten minimaal de volgende onderwerpen aan bod komen:

• gebouwen
• toevoersystemen
• machines en procesuitrusting
• transport
• personeelsfaciliteiten
• omgevingsomstandigheden
• hygiënische omstandigheden
• ontwerp van werkomgeving
• externe invloeden (zoals lawaai, trillingen)

In paragraaf 5.2 wordt verder ingegaan op fabrieksinspecties. Deze dienen te worden gepland en uitgevoerd en de frequentie moet per ruimte gebaseerd worden op basis van gevarenanalyse en risicobeoordeling en de historie van eerdere ervaringen. Als voorbeelden worden genoemd:

• productcontrole
• hygiëne
• productvreemde delen
• persoonlijke hygiëne
• schoonmaak

FSSC 22000

In de FSSC 22000 standaard (versie 4.1) wordt ingegaan op het uitvoeren van periodieke inspecties in geval van toepassing breekbare materialen (§ 10.4), inspecties na uitvoering van schoonmaakactiviteiten (§ 11.3) en periodieke inspectie van ongedierte detectors en vallen. Verder wordt in de FSSC 22000-standaard niet concreet beschreven welke overige inspecties uitgevoerd moeten worden en met welke frequentie. Uiteraard ben je als bedrijf zelf verantwoordelijk voor het op de juiste wijze naleven van de diverse eisen en geeft het uitvoeren van inspecties je inzicht in de mate van beheersing van de diverse vastgestelde beheersmaatregelen.

De digitaliseringsslag

Als we de uitvoering van inspecties in het heden vergelijken met zo’n tien jaar geleden zien we duidelijke verschillen. Dit zie je in wijze van uitvoering, het aantal inspecties dat wordt uitgevoerd en het analyseren van resultaten.

Verleden

Zo’n tien jaar (of nog langer) geleden werden inspecties met name met de hand uitgevoerd. Tijdens de inspectie werden bevindingen met pen en papier uitgewerkt en eventueel digitaal verwerkt door een verslag te typen op de computer. Het aantal inspecties was vaak zeer beperkt en er was geen duidelijke richtlijn hoe vaak een inspectie moest worden uitgevoerd.Een vaste checklist ontbrak vaak, waardoor niet vastgelegd was welke controlepunten in de inspectie opgenomen moesten worden. Mogelijk werden op deze manier controlepunten vergeten en resultaten konden niet één op één worden vergeleken. Geconstateerde tekortkomingen werden besproken met medewerkers en het management en soms werden hier corrigerende of preventieve maatregelen aan verbonden.

Heden

De afgelopen jaren is het uitvoeren van inspecties sterk veranderd. Dit heeft voor een groot deel te maken met de steeds strengere eisen die gesteld worden in diverse  retailstandaarden en voedselveiligheidsstandaarden, waardoor steeds meer en uitgebreidere inspecties worden uitgevoerd.Daarnaast heeft digitalisering voor een groot deel bijgedragen aan het eenvoudiger beoordelen en analyseren van inspectieresultaten. We zien bij veel bedrijven dat ooit een start is gemaakt met het zelfstandig digitaliseren, bijvoorbeeld door het overnemen van inspectieresultaten in een Excel bestand waar scoreberekeningen in zijn opgenomen.

De afgelopen vijf tot tien jaar kiezen bedrijven steeds meer voor volledig gedigitaliseerde inspecties, waarbij je bijvoorbeeld de inspectie direct met een tablet uitvoert. Met de inspectiemodule is je rapportage inclusief foto’s na afloop van de inspectie direct klaar. Zo beschik je altijd en overal over up-to-date trendgrafieken. Met de herinspectie optie zorg je voor razendsnelle herinspecties. Vanuit praktijkervaringen horen we regelmatig dat het volledig digitaal uitvoeren van inspecties ervoor zorgt dat inspecteurs meer plezier hebben in hun werk, omdat zij efficiënter kunnen werken, tot 60% tijd besparen en inspecties op een prettigere manier kunnen uitvoeren.

Continue verbetering

Een nog belangrijkere wending die het digitaliseren van inspecties voor veel bedrijven met zich mee heeft gebracht, is het eenvoudiger aan de slag gaan met continue verbetering binnen het bedrijf.

De definitie van continu verbeteren kan uitgelegd worden als: zorgen voor een kwalitatief beter eindresultaat met afname van de kosten met als doel tevreden klanten, minder klachten en een beter bedrijfsresultaat.

Aan de slag met continue verbetering

Stel nu dat je na afronding van iedere inspectie direct inzichtelijk hebt waar de probleempunten liggen binnen je bedrijf, afdeling of productielijn. Dan zou je als management direct passende verbetermaatregelen kunnen vaststellen en doorvoeren om zo te zorgen voor continue verbetering van je processen. Waar nodig plan je aanvullende (her)inspecties in, zodat je nog gemakkelijker stuurt op verbetermaatregelen.

Winst voor je bedrijf

Digitalisering van inspecties helpt je dus gemakkelijker en op een laagdrempeligere manier aan de slag te gaan met continue verbetering. Hoe meer aandacht je hier als bedrijf aan besteedt, hoe meer dit op kan leveren voor je bedrijf. Zo neemt de kwaliteit van de producten die je levert toe, waardoor de klanttevredenheid toeneemt. En dit zal uiteindelijk zorgen voor een verbetering van je bedrijfsresultaat.