In de draft versie van de BRC Global Standard for Food Safety versie 8 zijn diverse aanvullende eisen opgenomen ten aanzien van je kwaliteitssysteem en de borging hiervan. Door middel van voorbeelden geven we aan hoe je aan deze aanvullende eisen kunt voldoen door het digitaliseren van je kwaliteitssysteem met online QA software.
Betrokkenheid van het hoger management
De centrale actielijst helpt je acties overzichtelijk te beheren. Acties kunnen per afdeling worden toegekend en zodoende kan per afdeling worden nagegaan welke acties in een bepaald tijdsbestek zijn afgehandeld en kan herbeoordeeld worden of deze effectief zijn geweest. Alle verslagen, zoals het maandelijkse kwaliteitsoverleg met het hoger management en management reviews, kunnen via de module Verslagen worden uitgewerkt of als bijlage worden toegevoegd. Door acties te koppelen aan je verslagen zijn acties direct opgenomen in de centrale actielijst en heb je ook altijd inzichtelijk of alle verslagen inclusief bijbehorende acties zijn goedgekeurd. Zo voldoe je eenvoudig aan de diverse aanvullende eisen die zijn opgenomen in hoofdstuk 1 van de BRCGS standaard versie 8 (betrokkenheid van het hoger management).
Interne audits en leveranciersaudits
In versie 8 van de BRCGS standaard zijn aanvullende eisen opgenomen voor het uitvoeren van interne audits. Wij helpen je graag op weg door de complete BRCGS lijst alvast in je Normec Foodcare Online omgeving te plaatsen. Zo kun je deze lijst eenvoudig splitsen in verschillende lijsten met ieder een eigen scope om er zeker van te zijn dat je alle normelementen tijdens de interne audits (minimaal vier per jaar) aan bod laat komen. De auditlijsten kun je alvast voor het gehele jaar inplannen, zodat je interne auditor via een mailnotificatie automatisch op de hoogte wordt gesteld van de uit te voeren audit. Ook het uitvoeren van leveranciersaudits realiseer je op deze manier eenvoudig. Het bewijsmateriaal van alle bevindingen die tijdens de audits zijn gedaan, moet terug te vinden zijn in de auditrapportages. Door tijdens de audit direct alles met foto’s vast te leggen, is je auditrapport inclusief al het bewijsmateriaal direct na afronding van de audit klaar.
Documentenbeheer
Documenten en registraties moeten conform de BRCGS standaard versie 8 op een veilige manier beheerd worden, zodat deze altijd nog terug te halen zijn in geval van incidenten. Daarnaast moeten deze voldoende afgeschermd zijn voor de buitenwereld, zodat personen die daar niet toe bevoegd zijn in geen geval toegang hebben tot je documenten en registraties. De applicatie, zoals ook de modules Handboek en Registraties, is hier volledig op ingericht. Per gebruiker kan een inlogaccount worden aangemaakt, waarna deze gebruiker alleen de documenten en registraties ziet en kan bewerken die voor deze persoon van toepassing zijn. Wachtwoordenbeheer en beveiliging zijn uiterst zorgvuldig geregeld, zie hiervoor ook het artikel over beveiliging.
Opleiding en training
Personeel moet aantoonbaar getraind zijn voor de competenties behorende bij het functieprofiel. In versie 8 van de BRCGS standaard is aanvullend opgenomen dat voor interne trainingen een kopie beschikbaar moet zijn van het trainingsmateriaal, de werkinstructie of de procedure die in de training gebruikt is. Hiervoor hebben we een unieke functie gecreëerd. Zo kun je E-learning trainingen direct koppelen aan ieder gewenst handboekdocument uit het digitale handboek. Zo heb je altijd de gebruikte documentatie bij de hand. Door de E-learning training te koppelen aan specifieke functieprofielen, worden cursisten waarvoor deze functieprofielen zijn ingesteld automatisch gekoppeld aan de juiste trainingen. De cursist kan de trainingen direct volgen vanuit het persoonlijke E-learning overzicht. In de competentie- en documentenmatrix zie je vervolgens in één oogopslag of een cursist alle benodigde competenties heeft behaald en dus een functie mag bekleden. Heb je belangrijke wijzigingen aangebracht in een document? Met één klik op de knop zorg je ervoor dat alle cursisten die op de hoogte moeten zijn van deze wijzigingen de E-learning training voor dit document opnieuw volgen.
Leveranciersbeheersing
Voor de goedkeuring en (her)beoordeling van leveranciers zijn extra eisen opgenomen in BRCGS versie 8. Wanneer goedkeuring gebaseerd is op questionnaires, moeten deze minimaal eens in de drie jaar opnieuw worden ingevuld door de leveranciers. Ook moeten leveranciers het bedrijf op de hoogte brengen van alle belangrijke wijzigingen die zich in de tussentijd voordoen, inclusief alle wijzigingen in de certificeringsstatus. Registraties van de beoordeling moeten worden bewaard. Als bedrijf moet je over een up-to-date lijst of database beschikken met goedgekeurde leveranciers. De lijst of relevante informatie moet direct beschikbaar zijn voor relevant personeel, zoals personeel van de afdelingen inkoop en goederenontvangst.
Specificatiebeheer
Specificaties moeten volgens de BRCGS standaard versie 8 voldoende frequent worden herbeoordeeld om er zeker van de zijn dat gegevens actueel zijn. Hierbij moet rekening gehouden worden met wijzigingen in product, leveranciers, regelgeving en andere risico’s. Beoordelingen en wijzigingen moeten worden gedocumenteerd. Je kunt specificaties eenvoudig beheren en herbeoordelen met de module Specificaties. Wijzigingen kunnen eenvoudig worden doorgevoerd in grondstofspecificaties of recepturen, waarna een nieuwe doorberekende eindproductspecificatie met de juiste voedingswaarden, allergenen en ingrediëntendeclaratie met KWID direct beschikbaar is.
Nieuwsgierig?
Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden voor digitalisering en zou je deze wel eens met eigen ogen willen zien? Onze QA professionals komen graag bij je langs voor een vrijblijvende demo van onze QA software.
