Vijf redenen voor de kwaliteitsmanager om te digitaliseren

In kwaliteitsland is het nooit rustig. Je moet er als kwaliteitsmanager op toezien dat producten voedselveilig zijn en aan alle kwaliteitseisen voldoen. Maar met voortdurende veranderingen in wet- en regelgeving, certificeringsstandaarden en klanteisen heb je inmiddels je handen vol. Hoe behoud je het overzicht? Hoe zorg je ervoor dat je draagvlak voor kwaliteitszorg blijft houden binnen de organisatie en hoe kom je eindelijk toe aan continue verbetertrajecten?

De moderne kwaliteitsmanager kan er niet meer omheen: digitalisering biedt de oplossing voor diverse vraagstukken. Maar waarom eigenlijk? We hebben op basis van praktijkervaringen de vijf redenen op een rij gezet waarom digitalisering een noodzaak is voor de moderne kwaliteitsmanager.

1. Meer doen in dezelfde tijd

De meest gehoorde reden die we in de praktijk tegenkomen, is het gebrek aan tijd op de kwaliteitsafdeling. De afgelopen jaren zijn de eisen vanuit wet- en regelgeving en diverse certificeringsstandaarden flink aangescherpt. Denk hierbij aan maatregelen die je moet treffen voor food defense en voedselfraude. Waar het aantal kwaliteitstaken toeneemt, is uitbreiding van de kwaliteitsafdeling niet altijd het logische gevolg. Veel bedrijven zoeken daarom een manier om binnen de beschikbare tijd meer werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Door het digitaliseren van kwaliteitszaken maak je gebruik van automatische berekeningen en hoef je bijvoorbeeld zelf geen trendanalyses meer te maken of voedingswaarden van het eindproduct te berekenen. Hiermee verschuift binnen bedrijven de focus. Waar deze eerst lag op het uitvoeren van administratieve handelingen, ligt deze nu veel meer op het doorvoeren van continue verbeteringen.

2. Foutgevoeligheid verlagen

Bij het handmatig uitvoeren van vele berekeningen is een fout snel gemaakt. Hetzelfde geldt voor het dubbel invoeren van gegevens in diverse programma’s en systemen. Een kleine fout kan zo grote gevolgen hebben. Denk hierbij aan voedselveiligheidsrisico’s voor de consument of hoge kosten en imagoschade voor je bedrijf in geval van een recall.

Door berekeningen te automatiseren voorkom je dergelijke fouten. Met het (laten) leggen van automatische koppelingen tussen verschillende applicaties, kun je data automatisch laten ‘pushen’ (versturen) en ‘pullen’ (ophalen) van het ene naar het andere systeem. Een voorbeeld hiervan is een directe koppeling. Hierbij worden datavelden van de ene applicatie op de achtergrond gekoppeld aan datavelden van de andere applicatie. Zo kun je data op vaste momenten of door het klikken op een bepaalde knop in één keer pushen naar datavelden van de andere applicatie of pullen vanuit de andere applicatie.

3. Gedeelde verantwoordelijkheid creëren

Of je nu bij een groot (multisite) bedrijf of klein bedrijf werkt, het borgen van je kwaliteitszaken moet gedragen worden door de hele organisatie. Je kunt een heel goed kwaliteitshandboek schrijven, maar het opvolgen van de procedures en instructies in de praktijk is nog veel belangrijker. Multisite bedrijven staan daarnaast voor nog een grotere uitdaging. Als je werkt met één centrale kwaliteitsafdeling van waaruit de diverse locaties worden aangestuurd, hoe bereik je dan álle medewerkers op de werkvloer?

Een digitaal online kwaliteitssysteem helpt bedrijven enorm, doordat je documenten en acties eenvoudig deelt binnen de gehele organisatie. Het direct trainen van medewerkers bij nieuwe of gewijzigde procedures is met online QA-software geen utopie meer, maar keiharde realiteit.

4. Transparantie binnen de keten

Met de toenemende eisen in wet- en regelgeving en certificeringsstandaarden is het delen van informatie binnen de keten een dagelijkse activiteit op de kwaliteitsafdeling. Dit betekent een flinke administratieve rompslomp aan herhaaldelijk opvragen en versturen van informatie. In een apart overzicht houd je bij welke informatie up-to-date is en voor je het weet ben je de hele dag bezig met het versturen van e-mails en het invullen van overzichten.

Met een digitaal online kwaliteitssysteem deel je snel de up-to-date informatie met schakels in de keten. Niet alleen efficiënt voor je kwaliteitsafdeling, maar ook nog eens transparanter dan ooit.

5. Veilig gegevensbeheer

Zoekgeraakte documenten, rondslingerende papieren, verdwenen registratieformulieren. Enkele voorbeelden waar je in de praktijk als kwaliteitsmanager mee te maken krijgt. Je wilt natuurlijk niet dat jouw instructies en recepturen op straat komen te liggen of dat een week aan ingevulde registratieformulieren kwijtraakt.

Een jaar of vijf geleden merkten we nog wel eens dat bedrijven het ‘cloud-werken’ erg spannend vonden. Gelukkig zien steeds meer mensen in dat dit dé manier van gegevensbeheer van dit moment is. De eisen ten aanzien van veilig databeheer en goede back-ups zijn ook in certificeringsstandaarden zoals BRC, IFS en FSSC 22000 steeds strenger. Met een goed beveiligde cloud-applicatie heb je de zekerheid dat je altijd en overal bij je gegevens kunt en deze niet kwijtraken. Diverse beveiligingseisen zorgen ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot je data en dat jouw kwaliteitssysteem ook echt van jouw bedrijf blijft.

Wel of niet digitaliseren?

Digitalisering helpt de kwaliteitsmanager- en afdeling aanzienlijk om continu voldoende inzicht te hebben in de voedselveiligheid en kwaliteit van producten. Toch is de overstap naar QA-software niet voor iedereen een stap die van de ene op de andere dag wordt gezet.

Een ander vraagstuk waar bedrijven tegenaan lopen is het gebrek aan tijd voor de implementatie. Waar moet de kwaliteitsafdeling die toch al overloopt de tijd vandaan halen om ook nog nieuwe software te implementeren? Uiteraard zijn softwarebedrijven hierop voorbereid en is het in de meeste gevallen mogelijk om oplossingen gefaseerd te implementeren.

Tot slot speelt vaak de vraag: welke oplossing past nu het beste bij mijn bedrijf? Je wilt immers niet investeren in de implementatie van software en er achteraf achter komen dat je toch niet het juiste pakket hebt gekozen. Daarom wordt vaak de mogelijkheid geboden om een gratis demonstratie van de software te bekijken of zelfs een tijdelijke pilot met de applicatie te draaien. Zo kom je er al snel achter of je de juiste keuze maakt.

Er is dus eigenlijk maar één conclusie mogelijk: wel digitaliseren.

Meer informatie

Wil jij als kwaliteitsmanager óók de digitaliseringsstap maken? Neem contact met ons op of plan een gratis demo in. Wij komen graag bij je langs om onze alles-in-één applicatie te demonstreren.