7 Tips om jouw management review snel compleet te maken

| Gemiddelde leestijd: 4 min
Dit bericht is 1140 keer bekeken

Is het voor jou ieder jaar weer een flinke klus om alle gegevens voor de management review te verzamelen? Met deze tips heb je snel alle input en output voor de management review bij elkaar.

Tip 1: leg verslagen overzichtelijk vast

Alle verslagen die je door het jaar heen hebt gemaakt, kunnen belangrijke input zijn voor de management review. Leg verslagen overzichtelijk vast, zodat je snel alle nodige informatie bij elkaar hebt. Voorkom het opbergen van verslagen in verschillende losse mappen. Kies liever voor een centrale plaats en gestructureerde werkwijze.

Tip 2: categoriseer gegevens

Door gegevens zoals verslagen en acties te categoriseren krijg je meer overzicht. En werk je met onze QA-software? Dan maak je gebruik van handige filteropties om snel de juiste verslagen en bijbehorende acties inzichtelijk te hebben. Voorbeelden van categorieën zijn:

  • Recalltest
  • HACCP-teamoverleg
  • Validatie
  • Ongediertebestrijding
  • Interne audit
  • BRCGS-audit
  • TACCP-analyse

Tip 3: zet acties uit binnen de organisatie

Het schrijven van een verslag is één, maar heb je ook gedacht aan het inplannen van de nodige acties? Het gebeurt in de praktijk helaas nog weleens dat men er tijdens de jaarlijkse management review achter komt dat de verbeterpunten uit een verslag niet zijn omgezet tot concrete acties. Werk dus na het schrijven van je verslag direct de centrale actielijst bij. Zet de acties uit naar verantwoordelijken binnen de organisatie, zodat het kwaliteitssysteem breed gedragen wordt binnen je bedrijf. Met onze online QA-software koppel je direct de juiste acties aan verslagen en breng je medewerkers snel op de hoogte van wat ze te doen staat.

Tip 4: verzamel trendanalyses

Trendanalyses vormen een belangrijke input voor je verificatieverslag en management review. Maak je trendanalyses handmatig? Werk deze dan het hele jaar tussendoor bij. Vanuit externe partijen kun je soms ook trendanalyses verkrijgen, zoals vanuit de ongediertebestrijder of het lab. Maar vergeet ook niet trends vanuit inspecties en registraties te analyseren. Deze geven veel informatie over je procesbeheersing en nodige verbeterpunten. Werk je met onze module Inspecties? Dan heb je het hele jaar door inzicht in trends per afdeling, productielijn, beheerspunt of CCP. Gebruik deze statistieken als input voor je verificatie en management review.

African businesswoman analyzing project statistics on laptop screen, close up

Tip 5: leg alle opleidingen vast

Of het nu gaat om voedselveiligheidstrainingen, ARBO-trainingen of Food Safety Culture trainingen: registreer opleidingen die medewerkers hebben gevolgd het hele jaar door. Stem goed af met afdeling HR wat een passende werkwijze is. Of maak gebruik van een compleet online opleidingsplan, zoals onze E-learning module. Zo zie je snel welke opleidingen gevolgd zijn en wat je voor komend jaar moet inplannen. Dit hangt natuurlijk samen met de verbeterpunten die uit trendanalyses of verslagen naar voren zijn gekomen. Zie je bijvoorbeeld dat er veel tekortkomingen zijn op gebied van allergenen? Dan is het plannen van een allergenentraining een logische stap voor het komende jaar. Vergeet de uitzendkrachten niet. Zij moeten ook getraind zijn om voedselveilig te werken. Dit regel je via E-learning eenvoudig met het uitzendbureau. Zo staat de uitzendkracht getraind en wel op de stoep.

Tip 6: formuleer verbeteracties

Bespreek alle bevindingen van het afgelopen jaar met het management en bedenk samen verbeteracties voor komend jaar. Zo zorg je samen voor continue verbetering van het kwaliteitssysteem én tevreden klanten. Voeg de verbeteracties meteen toe aan je centrale actielijst. Denk ook aan het herbeoordelen van de verbeteracties die je vorig jaar tijdens de management review hebt geformuleerd.

Tip 7: formuleer en communiceer doelstellingen

Formuleer tot slot samen met het management de doelstellingen voor komend jaar. Betrek ook medewerkers bij het formuleren van de doelstellingen. Zij zien in de praktijk wat structureel goed of fout gaat en hier komen vaak verrassende ideeën uit naar voren. Maak de doelstellingen vervolgens SMART. Laat medewerkers weten wat de bedrijfsdoelstellingen zijn. En leg ook uit waarom deze belangrijk zijn. Als medewerkers begrijpen waarom iets moet gebeuren, zijn ze veel sneller bereid om hier ook een bijdrage aan te leveren. Bedenk een originele, ludieke of pakkende manier om de doelstellingen met de medewerkers te delen. Maak een video waarin het management uitlegt welke doelstellingen er zijn en waarom. Of verbind een leuke attentie aan iedere behaalde doelstelling. Kijk vooral wat voor de medewerkers binnen jouw bedrijf het meeste zal aanspreken.

Jouw management review snel compleet?

Heb je hulp nodig bij het efficiënt samenstellen van je management review? Onze QA-adviseurs en QA-software consultants helpen je graag bij iedere stap!

Neem contact met ons op
Marlous-van-Drunen.jpg
Auteur: Marlous van Drunen Marketing & Communicatie
Rick-Veldkamp.jpg

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

besmettingsbronnen

5 onverwachte besmettingsbronnen binnen je productielocatie

Het is belangrijk om binnen je bedrijf de hygiëne op orde te hebben. Daarom doe je er waarschijnlijk alles aan om de hygiëne te borgen: je hebt goede schoonmaakprocedures, personeel is goed getraind...
28 Juni 2022
Spezifikationsmanagement

5 veelgemaakte fouten op een etiket

De behoefte aan juiste en duidelijke etiketten is de laatste jaren flink gegroeid. De consument wordt namelijk steeds kritischer en wil goed geïnformeerd worden om weloverwogen keuzes te maken. Echte...
10 Maart 2021
dienst-risicomanagement

Voedselfraudebeheersing in de praktijk

Het is voor bedrijven een hele uitdaging om de beste aanpak te bedenken voor voedselfraudebeheersing. Sinds 2018 bevatten alle GFSI-standaarden voor kwaliteitssystemen eisen omtrent beheersing en voor...
28 April 2022

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

Rick-Veldkamp.jpg

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Rick-Veldkamp.jpg

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief