8 tips voor het invullen van private label specificatiesystemen

28-03-2022 | Gemiddelde leestijd: 4 min
Dit bericht is 918 keer bekeken

Produceert je levensmiddelenbedrijf producten onder het eigen merk van een retailer, oftewel private label? Dan moet je productspecificaties invoeren in het specificatiesysteem van je klant. Een retailer werkt vaak met een eigen specificatiesysteem en heeft eigen wensen voor etikettering. Als je aan meerdere retailers levert, is het invullen van deze gegevens dus een flinke uitdaging. Het invullen van de gegevens kent bovendien vaak een strakke deadline. Ben je te laat? Dan kan de retailer sancties opleggen en het proces vertraagd worden of stil komen te liggen. Met deze tips sta jij altijd klaar om specificaties compleet aan te leveren.

Tip 1: zorg dat je genoeg kennis paraat hebt

Ga je een specificatiesysteem invullen? Dan komen mogelijk de volgende vragen naar voren:

  • Hoe moet je een VITAL-rapport opstellen en interpreteren?
  • Welke Europese wetgeving en welke eisen uit de Nederlandse Warenwet zijn relevant voor jouw producten?
  • Hoe pas je de additievenwetgeving toe?
  • Onder welke omstandigheden is uitgroei van Listeria monocytogenes mogelijk?
  • Welke microbiologische parameters zijn relevant voor jouw product?
  • Voldoen de verpakkingsmaterialen aan de wetgeving?

Zorg ervoor dat je voldoende basiskennis hebt, zodat je makkelijk kunt schakelen bij inhoudelijke vragen. Is de basiskennis nog onvoldoende? Ga na bij wie je terecht kunt binnen je organisatie voor het beantwoorden van de vragen. Volg eventueel een aanvullende opleiding of vraag hulp aan een specialist op het gebied van private label. Onze private label specialisten zijn bekend met (online) klantspecifieke specificatiesystemen invullen, zoals SIM (onder andere voor Jumbo en Superunie), Trace One (Albert Heijn), Aldi en PIM DAM (Hema). Ook werken zij met online databases als GS1 en PS in foodservice. Onze specialisten helpen je graag met het invullen van de diverse systemen.

Tip 2: raak bekend met nieuwe specificatiesystemen

Retailers werken met verschillende specificatiesystemen. Moet je voor een retailer een specificatiesysteem invullen waar je niet eerder mee gewerkt hebt? Vraag van tevoren naar een instructie voor het invullen van het systeem. Doorloop de instructie en raak bekend met het nieuwe specificatiesysteem, voordat de aanvragen voor het invullen van de specificaties binnenkomen.

Tip 4: verzamel voldoende informatie

Verzamel zoveel mogelijk informatie in je eigen specificatiesysteem. Je hoeft dan minder informatie te achterhalen zodra de retailer een aanvraag stuurt om het specificatiesysteem in te vullen. Houd daarom zelf een overzichtelijke database bij met up-to-date informatie over grondstoffen en recepturen, bijvoorbeeld met specificatiebeheer software. Onze private labelspecialisten helpen je graag met het opbouwen en invullen van deze software. Binnen je eigen online bedrijfsapplicatie voer je grondstof- en receptuurgegevens in. Deze zet je automatisch om tot eindproductspecificaties met daarin onder andere de automatisch berekende voedingswaarden, ingrediëntendeclaraties en weergave van allergenen. Met onze QA Software is informatie sneller over te zetten naar een klantspecifiek systeem. Je zet bijvoorbeeld met één druk op de knop informatie over naar PS in foodservice.

Tip 5: houd de planning goed in de gaten

Begin op tijd met het invullen van de specificaties. Houd je goed aan de gevraagde timings en deadlines. Zeker bij grote aanvragen kan een specificatiesysteem invullen veel tijd in beslag nemen. Na het invullen van een specificatie controleert de retailer (of een controlebureau) of alle informatie compleet is en aan de eisen voldoet. Je ontvangt een terugkoppeling, totdat alles akkoord is. Onderschat niet hoeveel tijd het kan kosten om de feedback te verwerken, zeker als blijkt dat er informatie ontbreekt.

Tip 7: communiceer en werk goed samen

Lopen specificaties vaker vast door dezelfde oorzaak? Heb je bijvoorbeeld een terugkerend probleem met de voorwaarden voor het dragen van een keurmerk? Of blijken de verpakkingsmaterialen niet te voldoen aan de (duurzaamheids)eisen van de retailer? Bedenk dan of dit voorkomen kan worden in een eerdere fase van het proces. Overleg goed met je collega’s die afspraken maken met retailers en leveranciers. En overleg met je collega’s die de recepturen opstellen als je merkt dat specificaties regelmatig vastlopen, omdat het niet lukt om aan bepaalde afspraken of voorwaarden te voldoen. Gebeurt het toch een keer dat je niet alle informatie compleet krijgt of lukt dit niet binnen de afgesproken tijd? Bespreek dit dan meteen met de partij die de specificaties controleert en overleg of er ruimte is voor uitloop.

Tip 8: blijf up-to-date

Producten moeten voldoen aan de relevante, actuele wet- en regelgeving. Blijf daarom op de hoogte van wijzigingen in wet- en regelgeving, keurmerken en brancheafspraken. Schrijf je in voor een relevante nieuwsbrief, zoals de Kenniscentrum nieuwsbrief. Zo ben je altijd direct op de hoogte van wijzigingen en kun je de klant tijdig informeren als de specificaties bijgewerkt moeten worden.

Je staat er niet alleen voor

Wil jij zonder zorgen ieder specificatiesysteem invullen voor je klanten? Of wil je zeker weten dat je aan alle eisen van de retailer voldoet?  Onze specialisten helpen je graag bij ieder vraagstuk. Dat kan op jouw locatie of op afstand. Neem contact met ons op.

desiree-zw
Auteur: Desiree Kostjens Labelling specialist
peter-juiste-formaat-website

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

uitfasering

Verplichte vermeldingen etiket

Een etiket van een levensmiddel bevat allerlei informatie. Sommige informatie is vrijwillig toegevoegd, zoals bijvoorbeeld claims. Sommige informatie is wettelijk verplicht om te vermelden. Wat er pre...
25 Februari 2020
wetboek-hamer

FSSC 22000 versie 4.1: uitleg documenten over voedselfraude en food defense

FSSC heeft twee guidance documenten uitgebracht met betrekking tot food fraud en food defense. Download de documenten op de website van FSSC 22000. Het food fraud guidance document gaat over de achter...
23 Mei 2018
Challenge test

Is het nodig om een challenge test uit te voeren?

Een challenge test wordt veel ingezet door bedrijven voor de beheersing van Listeria monocytogenes in kant-en-klare levensmiddelen. Het product wordt opzettelijk besmet, waarna er wordt gekeken tot ho...
28 Maart 2022

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

peter-juiste-formaat-website

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

peter-juiste-formaat-website

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief