Produceert je levensmiddelenbedrijf producten onder het eigen merk van een retailer, oftewel private label? Dan moet je productspecificaties invoeren in het specificatiesysteem van je klant. Een retailer werkt vaak met een eigen specificatiesysteem en heeft eigen wensen voor etikettering. Als je aan meerdere retailers levert, is het invullen van deze gegevens dus een flinke uitdaging. Het invullen van de gegevens kent bovendien vaak een strakke deadline. Ben je te laat? Dan kan de retailer sancties opleggen en het proces vertraagd worden of stil komen te liggen. Met deze tips sta jij altijd klaar om specificaties compleet aan te leveren.
Ga je een specificatiesysteem invullen? Dan komen mogelijk de volgende vragen naar voren:
Zorg ervoor dat je voldoende basiskennis hebt, zodat je makkelijk kunt schakelen bij inhoudelijke vragen. Is de basiskennis nog onvoldoende? Ga na bij wie je terecht kunt binnen je organisatie voor het beantwoorden van de vragen. Volg eventueel een aanvullende opleiding of vraag hulp aan een specialist op het gebied van private label. Onze private label specialisten zijn bekend met (online) klantspecifieke specificatiesystemen invullen, zoals SIM (onder andere voor Jumbo en Superunie), Trace One (Albert Heijn), Aldi en PIM DAM (Hema). Ook werken zij met online databases als GS1 en PS in foodservice. Onze specialisten helpen je graag met het invullen van de diverse systemen.
Retailers werken met verschillende specificatiesystemen. Moet je voor een retailer een specificatiesysteem invullen waar je niet eerder mee gewerkt hebt? Vraag van tevoren naar een instructie voor het invullen van het systeem. Doorloop de instructie en raak bekend met het nieuwe specificatiesysteem, voordat de aanvragen voor het invullen van de specificaties binnenkomen.
Retailers willen naast de wettelijk verplichte informatie die op het etiket moet komen vaak aanvullende informatie en een onderbouwing ontvangen. Denk aan het uitsplitsen van samengestelde ingrediënten, landen van herkomst, certificaten voor ingrediënten of verpakkingsmaterialen, een model van de uitgroei van Listeria monocytogenes of onderbouwing van mogelijke kruisbesmettingen door middel van een VITAL-rapport. Als je goed op de hoogte bent van de voorwaarden die een retailer aan het product, de datakwaliteit en verpakkingsmaterialen stelt, kun je op tijd beginnen met het verzamelen van alle informatie. Zo kom je niet zo snel voor onverwachte vragen te staan.
Enkele binnen- en buitenlandse retailers vereisen een verhandelbaarheidsrapport (ook bekend als Verkehrsfähigkeitsbescheinigung) voor het product dat onder hun private label op de markt komt. Hierbij dient zowel een analyse op het product als een etiketcheck uitgevoerd te worden. Jouw etiket wordt beoordeeld op de geldende wet- en regelgeving en de specifieke eisen van de retailer.
Verzamel zoveel mogelijk informatie in je eigen specificatiesysteem. Je hoeft dan minder informatie te achterhalen zodra de retailer een aanvraag stuurt om het specificatiesysteem in te vullen. Houd daarom zelf een overzichtelijke database bij met up-to-date informatie over grondstoffen en recepturen, bijvoorbeeld met specificatiebeheer software. Onze private labelspecialisten helpen je graag met het opbouwen en invullen van deze software. Binnen je eigen online bedrijfsapplicatie voer je grondstof- en receptuurgegevens in. Deze zet je automatisch om tot eindproductspecificaties met daarin onder andere de automatisch berekende voedingswaarden, ingrediëntendeclaraties en weergave van allergenen. Met onze QA Software is informatie sneller over te zetten naar een klantspecifiek systeem. Je zet bijvoorbeeld met één druk op de knop informatie over naar PS in foodservice.
Begin op tijd met het invullen van de specificaties. Houd je goed aan de gevraagde timings en deadlines. Zeker bij grote aanvragen kan een specificatiesysteem invullen veel tijd in beslag nemen. Na het invullen van een specificatie controleert de retailer (of een controlebureau) of alle informatie compleet is en aan de eisen voldoet. Je ontvangt een terugkoppeling, totdat alles akkoord is. Onderschat niet hoeveel tijd het kan kosten om de feedback te verwerken, zeker als blijkt dat er informatie ontbreekt.
Het ontvangen van leveranciersinformatie kan veel tijd kosten. Sommige leveranciers hoef je maar een mailtje te sturen en je krijgt alle informatie die je nodig hebt. Bij andere leveranciers is het lastiger om aan aanvullende informatie te komen die nodig is om aan de klanteisen te voldoen. Denk aan de herkomst van ingrediënten, het gedetailleerd uitsplitsen van alle samengestelde ingrediënten in een receptuur of berekeningen van kruisbesmettingen die in grondstoffen aanwezig zijn. Vul je specificaties in voor retailers die veel data en transparantie vereisen en is het moeilijk om bepaalde leveranciersinformatie te achterhalen? Bespreek dit tijdig met je collega’s van bijvoorbeeld inkoop, sales en research & development. Door samen te werken, voorkom je dat het proces tijdens de specificatie controle vertraagt of zelfs vastloopt, omdat er informatie ontbreekt.
Lopen specificaties vaker vast door dezelfde oorzaak? Heb je bijvoorbeeld een terugkerend probleem met de voorwaarden voor het dragen van een keurmerk? Of blijken de verpakkingsmaterialen niet te voldoen aan de (duurzaamheids)eisen van de retailer? Bedenk dan of dit voorkomen kan worden in een eerdere fase van het proces. Overleg goed met je collega’s die afspraken maken met retailers en leveranciers. En overleg met je collega’s die de recepturen opstellen als je merkt dat specificaties regelmatig vastlopen, omdat het niet lukt om aan bepaalde afspraken of voorwaarden te voldoen. Gebeurt het toch een keer dat je niet alle informatie compleet krijgt of lukt dit niet binnen de afgesproken tijd? Bespreek dit dan meteen met de partij die de specificaties controleert en overleg of er ruimte is voor uitloop.
Producten moeten voldoen aan de relevante, actuele wet- en regelgeving. Blijf daarom op de hoogte van wijzigingen in wet- en regelgeving, keurmerken en brancheafspraken. Schrijf je in voor een relevante nieuwsbrief, zoals de Kenniscentrum nieuwsbrief. Zo ben je altijd direct op de hoogte van wijzigingen en kun je de klant tijdig informeren als de specificaties bijgewerkt moeten worden.
Wil jij zonder zorgen ieder specificatiesysteem invullen voor je klanten? Of wil je zeker weten dat je aan alle eisen van de retailer voldoet? Onze specialisten helpen je graag bij ieder vraagstuk. Dat kan op jouw locatie of op afstand. Neem contact met ons op.
Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee.
Lees op deze pagina over nieuws en wijzigingen in wet- en regelgeving, standaarden en keurmerken, etc. Wanneer er een oranje pijltje in het blok staat, kan je doorklikken om meer te lezen of een bi...
Verpakkingen zijn alle producten, waaronder inbegrepen wegwerpartikelen, vervaardigd van materiaal van welke aard ook, die kunnen worden gebruikt voor het insluiten, beschermen, verladen, afleveren en...
Microbiologie is de wetenschap die zich bezig houdt met het leven van micro-organismen. Deze zijn alleen met een microscoop waar te nemen. In de levensmiddelenmicrobiologie spelen met name bacterië...
Voor jou als eigenaar of producent van een private label kan het proces rondom specificatiebeheer en labels soms lastig ...
Voldoen je etiketten aan de huidige wet- en regelgeving? Hoe stel je een eindproductspecificatie op? Dit zijn herkenbare...
Voldoen jouw etiketten aan de huidige wetgeving? Niet zeker van je zaak of te weinig tijd om alle etiketten te controler...
Word wijzer met het Normec Foodcare Kenniscentrum Alle kennis en ervaring van onze experts komt samen in het Normec Foo...
Het is een feit dat je moet voldoen aan de eisen van de Nederlandse Voedsel-en Warenautoriteit (NVWA). Daar hoort ook ee...
Het onderwerp duurzaamheid staat bij veel bedrijven in de voedselketen hoog op de agenda. Voedselsystemen stoten 29% van...
Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee
Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief
Door bundeling van alle expertises helpt Normec Foodcare met allerhande vraagstukken en oplossingen op het gebied van procesbeheersing, kwaliteit en voedselveiligheid, laboratoriumonderzoek, smaaktesten, QA-automatisering, flexibele inzet van kwaliteitsmanagers en keurmeesters, opleidingen en trainingen, risicomanagement en etiketcontrole.
Wil u meer weten? Neem contact met ons op.
Ben jij enthousiast over deze e-learning module? Bekijk dan de andere e-learning modules en trainingen in ons aanbod. Natuurlijk kan je ons ook altijd bellen voor een adviesgesprek, we horen graag van je!
