Snel online van start met de overstapservice

Als je gekozen hebt voor een digitale oplossing van Normec Foodcare Online worden altijd één of meerdere implementatiedagen met je ingepland. Tijdens een implementatiedag wordt de software voor je ingericht en ontvang je een uitgebreide training over het gebruik van de software. Daarnaast kun je kiezen voor de overstapservice. Hiermee ontzorgen we je volledig door documentatie vanuit je oude omgeving voor je over te zetten naar je nieuwe Normec Foodcare Online omgeving. Zo ben jij snel online van start zonder hier zelf veel tijd en energie in te steken. Hoe dit in zijn werk gaat lees je in deze blog.

Duidelijke afspraken

Voorafgaand aan de overstapservice worden duidelijke afspraken gemaakt. Welke documentatie moet naar je eigen online bedrijfsapplicatie in Normec Foodcare Online worden overgezet? Wat is de gewenste werkwijze en wat is de deadline? Als voorbeeld nemen we het overzetten van een handboek. Daarbij zijn onder andere de volgende afspraken van belang:

• Voor welke afdelingen moet het document beschikbaar zijn?
• Wie zijn de auteur en verificateur van het document?
• Welke mailnotificatie opties moeten worden ingesteld?
• Welke opmaak moet worden toegepast?
• Wat moet de verloopdatum van het document worden?

Natuurlijk adviseren we je graag over de optimale instellingen. Zodra alle afspraken duidelijk zijn, wordt de overstapservice ingepland.

Goedkeuring en afronding

Zodra de overstapservice is afgerond, word je hierover geïnformeerd. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is de documenten doornemen en goedkeuren. Daarna ben je direct klaar om documenten te delen binnen je organisatie.  In het voorbeeld van het online handboek zijn documenten na verificatie meteen online inzichtelijk voor alle medewerkers die de documenten mogen bekijken.

Let nog wel even op de volgende zaken:

• Heb je gedurende de overstapservice nog documentaanpassingen gedaan? Vergeet dan niet om deze nog in de online omgeving door te voeren.
• Bewaar de oude documenten nog een tijdje, zodat je tijdens een audit altijd kunt aantonen welke documenten zijn overgezet naar de online omgeving.
• Beschrijf de nieuwe werkwijze voor online documentatiebeheer in de procedure voor documentbeheer. We helpen je graag op weg met een voorbeeld document.

Meer informatie?

Wil je meer weten over de overstapservice of hoe we ervoor kunnen zorgen dat jij snel digitaal aan de slag bent? Neem contact met ons op en we helpen je graag zo snel mogelijk verder.

Als eerste op de hoogte zijn van de nieuwste kennisartikelen? Volg onze LinkedInpagina.