Snel digitaal van start met een migratietraject

Als je gekozen hebt voor een digitale oplossing via Normec Foodcare Online wordt een implementatiedag met je ingepland. Tijdens deze dag wordt de software voor je ingericht en ontvang je de nodige training over het gebruik van de software. Daarnaast is er de mogelijkheid om een migratietraject uit te laten voeren. Hiermee ontzorgen we je volledig door documentatie vanuit je oude omgeving voor je over te zetten naar je nieuwe Normec Foodcare Online omgeving. Hoe dit in zijn werk gaat lees je in deze blog.

Duidelijke afspraken

Voorafgaand aan het migratietraject worden duidelijke afspraken gemaakt over welke documentatie naar Normec Foodcare Online moet worden overgezet, op welke wijze dit dient te gebeuren en op welke termijn de migratie is afgerond. Als voorbeeld nemen we de migratie van een handboek. Daarbij zijn onder andere de volgende afspraken van belang:

• Voor welke afdelingen moet het document beschikbaar zijn?
• Wie zijn de auteur en verificateur van het document?
• Welke mailnotificatie opties moeten worden ingesteld?
• Welke opmaak moet worden toegepast?
• Wat moet de verloopdatum van het document worden?

Zodra alle afspraken duidelijk zijn, kan gestart worden met het migratietraject.

Goedkeuring en afronding

Zodra de volledige migratie is afgerond, word je hierover geïnformeerd. Je kunt dan aan de slag met het doornemen en goedkeuren van de documentatie. Daarna ben je direct klaar om zelf aan de slag te gaan binnen de nieuwe module zonder dat je zelf nog tijd hoeft te steken in het overzetten van informatie. Na het verifiëren (goedkeuren) van documentatie is deze direct te delen binnen jouw organisatie. In het voorbeeld van het online handboek zijn documenten na verificatie meteen online inzichtelijk voor alle medewerkers die het recht hebben om de documenten te zien.

Let nog wel even op de volgende zaken:

• Heb je gedurende het migratietraject nog documentaanpassingen gedaan? Vergeet dan niet om deze nog in de online omgeving door te voeren.
• Bewaar de oude documentatie nog een tijdje, zodat je tijdens een audit altijd kunt aantonen welke documenten zijn overgezet naar de online omgeving.
• Beschrijf de nieuwe werkwijze voor online documentatiebeheer in de procedure voor documentbeheer. We helpen je hier graag mee op weg aan de hand van een voorbeeld document.

Meer informatie?

Wil je meer weten over migratietrajecten of hoe we ervoor kunnen zorgen dat je snel digitaal aan de slag bent? Neem contact met ons op en we helpen je graag zo snel mogelijk verder.

Als eerste op de hoogte zijn van de nieuwste kennisartikelen? Volg onze LinkedInpagina.