header oranje fruit en groenten

Onbezorgd de audit in: voldoe aan opleidingseisen

01-07-2020 | Gemiddelde leestijd: 5 min
Dit bericht is 470 keer bekeken

Als kwaliteitsmanager heb je je handen vol om alle activiteiten van de jaarlijkse kwaliteitsplanning te realiseren. Iets wat ieder jaar of zelfs meerdere malen per jaar terugkomt, is het opleiden en trainen van medewerkers. Het is een flinke uitdaging om ieder jaar opnieuw tijdig vóór de audit iedereen getraind te hebben. Benieuwd hoe je de kennis van jouw medewerkers up-to-date houdt? In deze blog lichten we verschillende manieren toe en belichten we de voor- en nadelen.

Het opleiden en trainen van medewerkers is een activiteit die verplicht is om aan de diverse standaarden zoals BRC, IFS en FSSC 22000 te voldoen. Daarnaast is het trainen van medewerkers een noodzakelijke activiteit om de kennis van jouw medewerkers up-to-date te houden om voedselveilig te produceren.

Klassikale training

Veel bedrijven werken al decennia met een jaarlijkse klassikale training welke door een medewerker van de kwaliteitsafdeling ofwel door een externe trainer wordt verzorgd. Je hebt dan een goed beeld van hoe de lesstof door de medewerkers wordt opgepikt en kunt door middel van het stellen van vragen, spelen van een spel of het geven van opdrachten veel interactie creëren met de cursisten.

De klassikale training kent –  zeker binnen producerende bedrijven – ook diverse nadelen. Om de productie niet onnodig stil te hoeven leggen, worden de medewerkers vaak over verschillende kleinere groepen verdeeld. Iedere groep ontvangt dan een aparte training. Hoewel de productie niet stilgelegd hoeft te worden, kost dit veel tijd. Denk aan vier uur per medewerker aan opleiding waarin deze medewerker geen productie kan draaien.

Daarnaast wordt er veel tijdsinvestering gevraagd van de trainer. Ook het opleiden van anderstaligen vormt hierbij vaak een probleem. Een ander belangrijk nadeel van klassikaal trainen, is dat nieuwe medewerkers of uitzendkrachten niet altijd direct een training kunt geven. In het slechtste geval gaan zij dus zonder opleiding of met een beperkte opleiding aan het werk in de productie. Dit vergroot de kans op productafwijkingen en voedselveiligheidsissues.

training haccp

Training on the job

Bij training on the job worden medewerkers op de werkvloer geïnstrueerd over de geldende regels en instructies. Hiermee kan de training interactief en effectief zijn, maar ook deze manier van trainen kent weer diverse nadelen. Naast het feit dat het zeer tijdrovend is, is de kans dat belangrijke instructies worden vergeten of niet door de medewerker worden gehoord. Hoe ga je bovendien om met meertaligheid? Heeft een Poolse medewerker echt alles begrepen van wat je verteld hebt?

E-learning

In de huidige tijd zien we dat bedrijven steeds vaker overstappen naar E-learning. Dit biedt een flexibele en efficiënte manier om trainingen te verzorgen voor álle medewerkers. Doordat je zelf trainingen kunt ontwerpen, kun je voor ieder gewenst onderwerp en in iedere taal een E-learning training samenstellen. Met handige functies, zoals het registreren van externe trainingen en competenties, heb je altijd overzicht van behaalde en nog te behalen trainingen en competenties.

In de praktijk zien we vaak dat de kwaliteitsafdeling de trainingen inhoudelijk beheert en dat de HR-afdeling zorg draagt voor het uitnodigen van cursisten. Bij E-learning heb je vaak geen direct contact met de medewerkers. Het is hiermee moeilijk te achterhalen wat zij van de training vinden. Dit is overigens wel weer eenvoudig te verwerken binnen de E-learning door het stellen van vragen.

Daarnaast biedt E-learning minder interactie met de medewerkers. Daarom zijn E-learning trainingen tegenwoordig steeds interactiever te maken. Denk hierbij aan het toepassen van video’s, verschillende soorten antwoordopties, animaties en zelfs volledige virtuele rondleidingen door de fabriek.

e learning software

In de applicatie kun je de trainingen eenvoudig zelf ontwerpen en aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld foto’s van de praktijksituatie opnemen in de trainingen. Daardoor komt het lesmateriaal voor de medewerkers meer tot leven.

QESH Manager, Zwanenberg Food Group

Handboektrainingen

Een andere optie die het opleidingsprogramma voor veel food bedrijven compleet maakt, zijn handboektrainingen. Hierbij zijn handboekdocumenten direct te koppelen aan een E-learning training. Bij het aanmaken van een nieuw handboekdocument of bij het doorvoeren van wijzigingen in een bestaand document nodig je met één klik op de knop medewerkers uit voor de handboektraining. Zo ontvangen alle medewerkers waarvoor het document relevant is direct een uitnodiging in de mailbox om de E-learning te volgen.

Na het volgen van de E-learning zijn medewerkers op de hoogte van het nieuwe of gewijzigde document. Dat is tevens direct zichtbaar in de documentenmatrix. In deze matrix zie je in één overzicht welke medewerkers getraind zijn in welke handboekdocumenten. Dit biedt, naast de competentiematrix voor alle overige trainingen en opleidingen, één compleet beeld van de inzetbaarheid van medewerkers op diverse afdelingen. Je gaat hiermee altijd voorbereid de audit in.

Je bent niet meer afhankelijk van trainingssessies die je tijdens kantoortijden moet inplannen. Bovendien is het tijdens een audit ook makkelijk aantoonbaar hoe je training en opleiding geborgd hebt binnen de organisatie.

Afdeling HR, DVNutrition

Eén compleet opleidingsplan

Welke vorm van opleiden je ook kiest, het is wel handig als je in ieder geval één overzicht hebt van alle behaalde en nog te behalen competenties. Zo pas je ook eenvoudig blended learning toe, waarbij je gebruik maakt van E-learning en andere trainingsvormen. Door alle vormen van training te registreren binnen de E-learning omgeving, beschik je over één compleet opleidingsplan. Dit biedt zowel voor kwaliteitsmanagers als HR-adviseurs het ultieme inzicht. Bovendien besteed je het trainen van uitzendkrachten eenvoudig uit aan het uitzendbureau, zodat je direct tijd bespaart.

Marlous-van-Drunen.jpg
Auteur: Marlous van Drunen Marketing Normec Foodcare Online
martijn-website

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Accountmanager Martijn van de Wiel.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

header digitaal inspecteren

Inspecteer jij al digitaal?

Inspecties uitvoeren moet. Inspecties zijn namelijk onderdeel van het verificatieprogramma van het kwaliteitssysteem dat jij met jouw bedrijf hebt gekozen. Je voert inspecties uit om te controleren of...
25 Januari 2020
Carenet

Normec Foodcare Online support: de best passende oplossing voor iedere klant

Klanttevredenheid staat bij Normec Foodcare Online hoog in het vaandel. Daarom staat onze afdeling support iedere werkdag voor alle klanten klaar om vraagstukken telefonisch, per mail of via de chat t...
23 Juni 2020

BRC Food

De BRCGS voor Food Safety is een GFSI (Global Food Safety Initiative) erkende standaard en is 1998 ontwikkeld door Engelse retailers. BRC Food zorgt voor het beheer van de productveiligheid, integrite...
26 Februari 2020

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

martijn-website

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Accountmanager Martijn van de Wiel

martijn-website

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Menu