Onaangekondigde audits: bereid je goed voor

In de foodsector krijg je hoe dan ook steeds vaker te maken met onaangekondigde inspecties en audits. Bijvoorbeeld vanuit de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit), klanten of vanuit certificerende instanties. De FSSC 22000 standaard heeft bijvoorbeeld de verplichting gesteld dat één van de twee opeenvolgende audits na de initiële audit onaangekondigd dient te worden uitgevoerd. Bij de BRCGS en IFS standaard zijn de onaangekondigde audits nog optioneel. Je mag als bedrijf dus zelf kiezen of je audits aangekondigd of onaangekondigd wilt laten uitvoeren. De verwachting is echter dat in de toekomst ook bij deze standaarden een verplichte onaangekondigde audit zal worden ingevoerd.

Kwaliteitszaken altijd up-to-date

Als je als bedrijf de kwaliteitszaken continu op orde hebt, ben je eigenlijk altijd goed voorbereid in geval van een onaangekondigde audit. Digitalisering van kwaliteitszaken helpt je om meer inzicht te krijgen in de status van je kwaliteitszaken en het tijdig bijsturen. Wij bieden hiervoor diverse digitaliseringsmogelijkheden aan binnen één online applicatie. Onderstaand geven we je enkele voorbeelden van kwaliteitszaken die je kunt digitaliseren en je helpen om voorbereid te zijn op welke audit dan ook.

Een real-time bijgewerkt handboek

Met het online handboek heb je op ieder moment inzicht in de status van je documenten en word je op de hoogte gesteld van gewijzigde, goed te keuren of verlopen documenten via mailnotificaties. Daarnaast is je inhoudsopgave inclusief, versiebeheer en register van wijzigingen, continu bijgewerkt. Onze klant Special Refining Company B.V. vertelt hierover:

Naast dat we documenten tijdens audits zeer snel kunnen vinden, worden wijzigingen en aanpassingen in versies van documenten automatisch bijgehouden, waardoor de kans op fouten nihil is. We hebben bovendien gemerkt dat we door het digitaliseren van ons handboek ongeveer één tot anderhalf uur eerder klaar zijn met de externe audits.

Medewerkers voldoende getraind

De E-learning module biedt je continu inzicht in de behaalde competenties van medewerkers. Zo zie je direct of medewerkers inzetbaar zijn binnen een bepaald functieprofiel. Werk je met uitzendkrachten? Door het volgen van de E-learning trainingen uit te besteden aan uitzendbureaus, zorg je ervoor dat medewerkers getraind zijn voordat zij de productieruimte van je bedrijf betreden. Daarnaast bieden wij een unieke koppeling met de Handboek module. Zo zorg je ervoor dat medewerkers direct op de hoogte zijn van de laatste versies van werkinstructies en procedures uit het handboek. Via de documentenmatrix zie je precies terug welke medewerkers geslaagd zijn voor de handboektrainingen.

‘Voor ons is het prettig dat we een goed overzicht hebben van de medewerkers die de betreffende werkzaamheden mogen uitvoeren. We zien nu in één oogopslag welke medewerkers hiervoor getraind zijn. Ook tijdens audits zorgt dit voor een goede aantoonbaarheid,” vertelt Pieter Pickhardt van Zwanenberg Food Group.

Laagdrempelige inspecties

Door het uitvoeren van digitale inspecties aan de hand van een tablet kun je met de QA Software zeer snel en efficiënt inspecties uitvoeren en acties uitzetten binnen de gehele organisatie. Je zou hiermee bijvoorbeeld de frequentie van inspecties binnen je organisatie kunnen verhogen. Rapportages zijn na afloop van de inspecties direct klaar en trendgrafieken zijn real-time bijgewerkt, zodat je deze op ieder moment met het hoger management kunt bespreken. Enerzijds kun je zo sneller bijsturen in geval van tekortkomingen. Anderzijds helpt dit je bij het continu verbeteren van je bedrijfsprocessen. Ook zou je de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van inspecties gemakkelijker bij meerdere personen binnen de organisatie kunnen leggen. Uiteindelijk leidt dit alles ertoe dat je meer inzicht verkrijgt in wat er gebeurt binnen je organisatie, sneller bij kunt sturen waar dat nodig is en dus niet voor verrassingen komt te staan tijdens een onaangekondigde inspectie of audit. Klant Aviko B.V. geeft aan:

Onze kwaliteitsmedewerkers ervaren het uitvoeren van de audit met een iPad als prettig, efficiënt en een logische toekomstgerichte verbetering.

Andere mogelijkheden?

Bovenstaand hebben we slechts enkele voorbeelden weergegeven van de digitaliseringsmogelijkheden van Normec Foodcare Online en hoe deze je kunnen helpen bij het goed voorbereid zijn op onaangekondigde inspecties en audits. Ben je benieuwd naar de andere mogelijkheden? We komen graag naar je toe voor een geheel vrijblijvende demo over onze applicatie.