Leveranciersbeheersing in 3 stappen

Als voedingsmiddelenbedrijf heb je te maken met leveranciers. Het is belangrijk dat je voedselveilige grondstoffen inkoopt. Daarom is leveranciersbeheersing een essentieel onderdeel van het kwaliteitssysteem. Lees in drie stappen hoe je leveranciersbeheersing uitvoert.

Stap 1: Welke informatie moet je opvragen?

Start altijd met het inventariseren welke informatie je nodig hebt van welke leveranciers. Hiervoor moet je eerst weten welke gevaren en risico’s de inkoop van grondstoffen, materialen en diensten met zich meebrengen. De gevareninventarisatie en risicoanalyse vormt dus de basis. Als de gevaren en risico’s van je inkoop duidelijk zijn, stel je vast op welke wijze je deze gaat beheersen. De wijze van beheersing leg je vast in een procedure, zoals procedure inkoop of leveranciersbeheersing. Hierin leg je bijvoorbeeld ook vast welke groepen leveranciers er zijn en welke documentatie je per leveranciersgroep moet opvragen.

Stap 2: Informatie opvragen

Zodra duidelijk is welke informatie je per leveranciersgroep moet opvragen, kun je aan de slag met het benaderen van de leveranciers. Denk hierbij aan het opvragen van documenten, zoals:

• Ingevulde leveranciersovereenkomsten
• Ingevulde leveranciersquestionnaires
• Productspecificaties
• BRCGS, IFS, FSSC 22000 certificaten
• Analyserapporten

In de meeste gevallen kun je de informatie via de email opvragen. Je moet wel goed monitoren wie je gemaild hebt, welke informatie je hebt ontvangen en of je nog aanvullende documenten nodig hebt. Online QA software helpt je bij het ordenen en beheren van leveranciersdocumentatie.

Stap 3: Informatie beoordelen

Zodra je informatie van een leverancier hebt ontvangen, moet je deze uitvoerig controleren. Je beoordeelt bijvoorbeeld of je alle gewenste informatie hebt ontvangen, of deze betrouwbaar is en of de leverancier aan alle eisen voldoet. Controleer hierbij bijvoorbeeld de datum van de documenten, de naam op het certificaat, het soort certificaat en of er afwijkende antwoorden in de questionnaire zijn ingevuld.

Heb je alle documenten beoordeeld en mis je nog informatie? Vraag deze dan aanvullend op bij de leverancier. Dit proces van opvragen en beoordelen blijf je herhalen, totdat alle informatie compleet is en het duidelijk is of de leverancier aan de juiste eisen voor voedselveiligheid en kwaliteit kan voldoen. Zodra dit het geval is, kan de leverancier worden goedgekeurd.

Kan de leverancier de gewenste informatie niet aanleveren of voldoet hij niet aan de eisen? Dan moet hij helaas worden afgekeurd en moet er gekeken worden naar een andere leverancier. Betrek afdeling inkoop altijd goed bij dit proces, zodat de inkopers weten wanneer gestart kan worden met de inkoop van grondstoffen, materialen of diensten. En vergeet niet om afdeling ontvangst inzicht te geven in goedgekeurde leveranciers.

Hulp nodig?

Wil je het gehele proces van leveranciersgoedkeuring en -beoordeling uitbesteden? Of wil je weten welke informatie je per leverancier moet opvragen? We helpen je graag bij iedere stap. Neem contact met ons op.