10 veelvoorkomende fouten bij het opzetten van een kwaliteitssysteem

Om de voedselveiligheidsgevaren in kaart te brengen en te beheersen in de voedingsmiddelenindustrie kom je al snel tot een kwaliteitssysteem. Hiervoor zijn verschillende kwaliteitsstandaarden opgezet om je richtlijnen te geven en je uiteindelijk als bedrijf te laten certificeren voor een afgesproken scope, maar de basis voor voedselveiligheid staat in de Codex Alimentarius General Principles of Food Hygiene (CXC 1-1969). Wat kan er bij het opzetten van een kwaliteitssysteem zoal fout gaan? En hoe kan je dit verhelpen? Lees hieronder onze tips.

Veelvoorkomende fouten

De voorbereiding, het opzetten en implementeren van een kwaliteitssysteem vraagt veel van bijna elke afdeling binnen het bedrijf. Vooral de kwaliteitsafdeling en de kwaliteitsmanager zijn hier druk mee. Door drukte en andere werkzaamheden kan er wel eens iets mis gaan. Dit zijn de tien veelvoorkomende fouten waardoor een kwaliteitssysteem niet wordt gedragen binnen de organisatie:

1. Er is onvoldoende kennis over de HACCP methodiek waardoor de risico analyse en de beheersmaatregelen niet voldoen.
2. Geen structuur in het kwaliteitssysteem General Principles of Food Hygiene (section 1) niet volgen.
3. De 7 genoemde HACCP stappen in de codex niet volgen.
4. Onjuiste of onvolledige informatie krijgen waardoor het kwaliteitssysteem niet volledig is.
5. De opgestelde kwaliteitsdocumenten sluiten niet aan met hoe het in de praktijk werkelijk gaat.
6. Starten met de werkinstructies en registratieformulieren, terwijl die misschien niet aansluiten bij wat werkelijk nodig is om de voedselveiligheid te beheersen.
7. Geen HACCP-team aangesteld om mee te sparren.
8. Procesdiagrammen niet spiegelen aan de praktijk en het HACCP-team.
9. Geen wet- en regelgeving en bron kennis hebben.
10.   Geen validatie uitvoeren.

Tips om het kwaliteitssysteem te laten slagen

Uiteraard kunnen bovengenoemde fouten worden voorkomen of opgelost:

1. Stel een HACCP-team samen waarbij het belangrijk is dat deze bestaan uit leden uit verschillende lagen van de organisatie om zo te helpen een volledig HACCP-plan/kwaliteitssysteem op te stellen.
2. Ga na welke wet- en regelgeving en kennis er nodig is om te voldoen aan de voedselveiligheid voor de eindproducten die worden geproduceerd inclusief productietechnisch.
3. Begin met een indeling van je inhoudsopgave en volg hierbij de 7 HACCP stappen in de codex.
4. Stel de scoop vast voor het kwaliteitssysteem. Maak een lijst met alle productgroepen die hierin vallen.
5. Stel een kruistabel op van de standaard waartegen je het kwaliteitssysteem wil opstellen. Dit is meteen een nulmeting.
6. Ga na of je voldoet aan het basisvoorwaardenprogramma volgens de Codex Alimentarius General Principles of Food Hygiene.
7. Na het opstellen van de procesdiagrammen stel je de risico analyse grondstoffen en processen op, die je doorneemt met het HACCP-team om na te gaan of alle gevaren zijn benoemd.
8. Ga nu aan de slag met de beheersmaatregelen en stel de werkinstructies op en voer de benodigde controlemaatregelen in om de kritische gevaren te beheersen.
9. Ga na of de grenswaarden van de controle maatregelen haalbaar zijn en voldoen aan de wet- en regelgeving en/of klanteis.
10.   Plan afspraken in bij medewerkers om de opgestelde concept documentatie na te lopen. Stel hierbij open vragen om tot de kern te komen. Leg het beheer van document(en) die onder de afdeling vallen bij de leidinggevende van de afdeling.
11.   Voer een validatie uit voor het HACCP-systeem en bespreek de bevindingen met het HACCP-team.
12.   Spreek een datum af waarvoor het gehele kwaliteitssysteem moet zijn geïmplementeerd.
13.   Ga na of er praktijk trainingen nodig zijn voor medewerkers om de (nieuwe) beheersmaatregelen te kunnen beheersen, zodat medewerkers zich vertrouwt genoeg voelen om melding te maken als het niet gaat zoals getraind. Hiermee kun je voedselveiligheidsincidenten voorkomen.
14.   Zet de acties in een actielijst zodat je overzicht houdt van wat er nog moet gebeuren. Hiermee voldoe je aan de codex section 7, paragraaf 7.1.4 Monitoring and corrective action; ‘Records of corrective actions should be retained’.

Kwaliteitssysteem

Door een kwaliteitssysteem wat gedragen wordt door de organisatie zal de betrokkenheid groot zijn om zo voedselveiligheidsincidenten te kunnen voorkomen. Door een duidelijke structuur is bekend waar welke documentatie te vinden is en wat te doen bij afwijking. Om het kwaliteitssysteem actueel te houden zullen er interne audits moeten worden ingepland, waarbij de opgestelde documentatie de leidraad zijn voor de vragen op de betreffende afdeling.

Hulp nodig?

Wil je meer weten over begeleiding van het kwaliteitssysteem of de interne audits in het kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag.