header oranje fruit en groenten

Kwaliteitshandboek: papier versus digitaal

| Gemiddelde leestijd: 2 min
Dit bericht is 491 keer bekeken

Met het omzetten van een papieren kwaliteitshandboek naar een digitaal handboek kan je als bedrijf een belangrijke efficiencyslag maken. Uit een onderzoek van PriceWaterhouseCoopers blijkt dat een onderneming gemiddeld:

  • 19 kopieën maakt van ieder papieren document
  • 20 euro uitgeeft om ieder papieren document op te slaan
  • 120 euro uitgeeft aan het zoeken naar ieder fout opgeslagen document
  • 25 uur bezig is met het herstellen van ieder zoekgeraakt document
  • 10 procent van de omzet opgaat aan het verwerken van informatie
  • 7 minuten bezig is met het opzoeken en terugzetten van een document

Dit zijn tijdsbestedingen en kosten waar je als bedrijf natuurlijk graag op wilt besparen. Digitalisering helpt je daarbij. Maar wat zijn nu eigenlijk de verschillen tussen een papieren en digitaal handboek? We hebben de belangrijkste verschillen voor je op een rijtje gezet.

.. Onderdeel .. Papier .. Digitaal
Versiedatum Aanpassen per document en in inhoudsopgave Automatisch real-time bijgewerkt
Inhoudsopgave Aanpassen na iedere documentwijziging Automatisch real-time bijgewerkt
Kop-/voettekst en documentstatus Aanpassen per document na wijziging in inhoud Automatisch real-time bijgewerkt
Register van wijzigingen Handmatig aanvullen na iedere documentwijziging Automatisch real-time bijgewerkt
Beschikbaarheid van documenten Instelbaar per map en document via verkenner en documentbeveiliging Lees- en revisierechten instelbaar per document en per medewerker
Hyperlinks tussen en binnen documenten Aan te maken binnen een document, documenten dienen dan wel op exact dezelfde plaats te blijven staan Automatische links tussen en binnen documenten, weergave van Youtube video’s binnen document
Zoekfunctie Zoeken op woorden via verkenner en in document Diverse zoekmogelijkheden zoals zoeken in inhoud, titel, zoeken op tags en filteropties in beheer
Verlopen documenten Regelmatig controleren middels inhoudsopgave Direct inzichtelijk via een realtime overzicht en herinnering middels automatische mailnotificaties
Te verifiëren/afgekeurde documenten Inzichtelijk middels naamgeving, status of aparte mapjes Direct inzichtelijk via een realtime overzicht en herinnering middels automatische mailnotificaties
Medewerkers op de hoogte stellen van gewijzigde documenten Gewijzigd document versturen per email en/of printen en verspreiden binnen verschillende afdelingen Automatische mailnotificatie naar alle betrokken medewerkers, nieuwe versie is direct beschikbaar voor alle betreffende medewerkers

Samenvattend

Samenvattend kun je met een digitaal handboek veel administratieve handelingen automatiseren en daardoor efficiënter werken. Onderstaand sommen we de 5 belangrijkste voordelen van het digitaliseren van je kwaliteitshandboek voor je op:

  • Tijd- en kostenbesparing
  • Minder foutgevoelig
  • Altijd en overal inzicht in je kwaliteitshandboek
  • Duurzaam (papierbesparing)
  • Eén centraal handboek voor meerdere locaties
  • Meer overzicht als kwaliteitsafdeling en de gehele organisatie real-time up-to-date
Marlous-van-Drunen.jpg
Auteur: Marlous van Drunen Marketing & Communicatie
Rick-Veldkamp.jpg

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

dvnutrion

Snel online van start met de overstapservice

Als je gekozen hebt voor een digitale oplossing van Normec Foodcare Online worden altijd één of meerdere implementatiedagen met je ingepland. Tijdens een implementatiedag wordt de software voor je i...
12 Juli 2021
branche-bakkerijen-banket-en-zoetwaren

Onaangekondigde audits: bereid je goed voor

In de foodsector krijg je hoe dan ook steeds vaker te maken met onaangekondigde inspecties en audits. Bijvoorbeeld vanuit de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit), klanten of vanuit certifice...
07 Mei 2018
IFS PIA

Hoe betrek ik afdelingen bij het kwaliteitssysteem?

Veel voedingsmiddelenbedrijven hebben te maken met een kwaliteitssysteem. Vaak wordt dit opgesteld en beheert door de kwaliteitsafdeling en doen de andere afdelingen niet veel met het kwaliteitssystee...
12 Februari 2020

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

Rick-Veldkamp.jpg

Hulp nodig met het digitaliseren van het kwaliteitssysteem?

Stuur jouw gegevens naar onze Accountmanager Martijn van de Wiel

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Rick-Veldkamp.jpg

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief