Kwaliteitshandboek implementeren? Dat regel je zo.

Het schrijven en onderhouden van een kwaliteitshandboek kost veel tijd. Voor je het weet zijn er weer wijzigingen in procedures of instructies nodig. En als je eenmaal het kwaliteitshandboek up-to-date hebt, komt eigenlijk nog de belangrijkste stap: het implementeren van de instructies en procedures in de praktijk. In deze blog lees je hoe je dit kunt realiseren.

Training en opleiding

Zorg voor een goede training en opleiding van medewerkers over opgestelde procedures en instructies. Leg uit wat de doelstellingen van je bedrijf zijn en wat het bedrijfsbeleid is. En waarom het dus zo belangrijk is om alle instructies en procedures op de juiste manier op te volgen. Geef uitleg over de diverse instructies en procedures die voor de medewerker specifiek van belang zijn. Een dergelijke training kun je klassikaal doen of ‘on the job’ doen, maar bedenk wel of je hiermee makkelijk iedereen bereikt en of je zo ook medewerkers die nieuw zijn of tijdelijk komen werken snel en makkelijk kunt trainen.

Een andere optie die veel flexibiliteit brengt om medewerkers in alle talen en op ieder gewenst moment te trainen, is E-learning. Hierin zijn ook tal van soorten opleidingen mogelijk. Speciaal voor productiebedrijven hebben we zelfs de optie handboektrainingen ontwikkeld, waarbij je medewerkers direct traint aan de hand van een nieuw of gewijzigd handboekdocument.

Deel de juiste documenten

Je hebt een optimaal kwaliteitshandboek geschreven, maar hoe zorg je er nu voor dat medewerkers de juiste documenten ontvangen en zij hier ook van op de hoogte zijn? Je kunt werken met papieren handboeken en losse documenten of je kunt documenten mailen naar medewerkers (heeft iedere medewerker een eigen emailadres?). In beide gevallen is een foutje zo gemaakt. Eén van de meest voorkomende fouten tijdens audits is onjuist documentbeheer. Door documenten via een online handboek te delen met medewerkers zijn zij altijd voorzien van de juiste documentversies. Zij kunnen zelfs via notificaties hiervan op de hoogte worden gesteld en beschikken over een persoonlijk handboek. Zo zien zij alleen de documenten die voor hen van toepassing zijn en hoeven ze niet ellendig lang door een handboek te bladeren.

Meer informatie?

Wil je een handboek implementeren, eenvoudig delen met medewerkers via online handboek software of een interne audit laten uitvoeren? We helpen je graag om dit te realiseren.