Kwaliteitsacties: door de bomen het bos niet meer zien?

Op de kwaliteitsafdeling van je productiebedrijf komen de kwaliteitsacties voort vanuit allerlei verschillende invalshoeken, zoals vanuit registraties, interne en externe inspecties en audits, en wijzigingen in wet- en regelgeving en certificeringsstandaarden. De kunst is om als kwaliteitsafdeling alle acties overzichtelijk te verzamelen en uit te zetten naar de juiste personen binnen de organisatie en dan ook nog eens tijdig te controleren of de acties voldoende zijn uitgevoerd of zijn afgerond.

Als je werkt met bijvoorbeeld een actielijst in Excel wil het misschien nog wel eens voorkomen dat je acties vergeet in de lijst op te nemen of dat het je veel tijd kost om bij alle verantwoordelijken na te gaan of acties zijn afgehandeld. Soms zie je wellicht door de bomen het bos niet meer.

Het kan ook anders…

Het goede nieuws is: het kan ook anders! Met de online actielijst heb je namelijk de mogelijkheid om al je kwaliteitsacties (en overige acties) in één overzicht te beheren en eenvoudig uit te zetten naar verantwoordelijkheden binnen je organisatie.

Eén complete actielijst

Werk je met de modules Inspecties en/of Registraties? Dan worden de acties die voortkomen uit uitgevoerde inspecties en registraties automatisch overgenomen in de centrale actielijst. Maar ook als je niet met deze modules werkt, kun je veel voordeel halen uit het gebruik van de centrale actielijst. Zo kun je zelf losse acties aanmaken en categoriseren naar aanleiding van bijvoorbeeld externe inspecties en audits. Daarnaast worden acties die voortkomen uit verslagen automatisch opgenomen in de centrale actielijst. Je hebt dus nooit meer te maken met losse acties die in diverse losse documenten en lijsten ‘rondzweven’.

Een gedeelde verantwoordelijkheid

Als kwaliteitsafdeling moet je de diverse acties uitzetten naar de juiste personen binnen de organisatie. Met de centrale actielijst kun je acties online uitzetten naar de juiste personen. Je stelt je collega’s eenvoudig op de hoogte van uit te voeren acties via automatische mailnotificaties. Via de centrale actielijst kun je precies bijhouden wat de lopende, verlopen, goed te keuren en afgeronde acties zijn. Zo zorg je voor een gedeelde verantwoordelijkheid ten aanzien van kwaliteitszorg binnen je organisatie en behoud je op de kwaliteitsafdeling het overzicht.

Werken conform BRCGS, IFS en FSSC 22000 eisen

Bij het afhandelen van de digitale acties kun je uiteraard volledig werken volgens eisen zoals deze gesteld zijn in bijvoorbeeld de BRCGS, IFS en FSSC 22000 standaard. Zo kunnen de oorzaakanalyse en corrigerende maatregelen per actie worden ingevoerd. Bovendien heb je extra mogelijkheden zoals het toekennen van vooraf gedefinieerde oorzaken (bijvoorbeeld Mens, Materiaal, Machine, Methode).  Al het bewijsmateriaal van afhandeling kun je per actie opnemen in de timeline en een actie is pas echt afgehandeld als deze volledig is goedgekeurd door de ingestelde verificateur.