header oranje fruit en groenten

Inspecties: papier versus digitaal

| Gemiddelde leestijd: 3 min
Dit bericht is 454 keer bekeken

Door het uitvoeren van inspecties en audits te digitaliseren, kun je zo’n 40 tot 60% tijd besparen. Die tijd kun je weer goed besteden aan het doorvoeren van corrigerende en preventieve beheersmaatregelen om continue verbetering binnen je bedrijf te kunnen realiseren.

We hebben de verschillen tussen het op papier en digitaal uitvoeren van inspecties en audits voor je in kaart gebracht.

Onderdeel Papier Digitaal 
Inspectielijst opstellen Via bijvoorbeeld Word of Excel. Met de inspectiemodule bepaal je het type antwoord, definieer je meerkeuze antwoorden, bepaal je de score per vraag en antwoord en groepeer je vragen, bijvoorbeeld per afdeling of soort beheersmaatregel.
Inspecties inplannen Bijvoorbeeld via een gezamenlijke agenda in Outlook, inspectielijsten per mail verspreiden of via een map op de server. Via de centrale planning van de inspectiemodule kun je direct de juiste inspectielijsten met een vaste frequentie inplannen voor diverse inspecteurs binnen je organisatie.
Inspectielijst invullen Inspectielijst printen en invullen met pen / potlood. Digitaal invullen via de Inspectietool app op je iPad of Android tablet.
Afwijkingen formuleren Afwijkingen per vraag waar niet aan voldaan wordt opschrijven. Bij selectie van een afwijkende antwoordoptie, zoals ‘Voldoet niet’, kan de afwijking direct in een pop-up venster van de app worden ingevuld. Er kunnen ook afwijkingen vooraf worden gedefinieerd, zodat je deze direct in de app kunt selecteren.
Opmerkingen formuleren Waar nodig aanvullende opmerkingen per vraag opschrijven. Meerdere opmerkingen kunnen per vraag worden ingevuld in de app. Opmerkingen hebben geen invloed op de score van de inspectie, waar afwijkingen dat wel hebben.
Inspectielijst uitwerken Bevindingen uitwerken op de computer via bijvoorbeeld Word of Excel. Niet nodig, de rapportage is na invullen direct gereed.
Foto’s toevoegen aan rapportage Foto’s maken met camera, telefoon of tablet, foto’s uploaden op je computer en één voor één toevoegen aan de rapportage in Word of Excel. De foto’s die tijdens de inspectie met de app gemaakt zijn, zijn direct in de rapportage aanwezig.
Afwijkingen in kaart brengen Vanuit de rapportage een lijst met afwijkingen samenstellen in Word of Excel. Afwijkingen zijn na afronding van inspectie meteen in rapportage weergegeven en in de afwijkingenlijst van de inspectiemodule.
Acties uitzetten binnen organisatie Vanuit de afwijkingen acties formuleren en deze communiceren met de verantwoordelijken, bijvoorbeeld mondeling of per email. Afwijkingen kunnen in de inspectiemodule direct worden omgezet tot acties, waarbij je de verantwoordelijke en de deadline voor de actie invoert. Verantwoordelijken worden op de hoogte gesteld met automatische mailnotificaties en iedere verantwoordelijke ziet een persoonlijk actie overzicht staan.
Verifiëren of acties voldoende zijn uitgevoerd Actielijst printen en meenemen naar productie om na te gaan of acties voldoende zijn uitgevoerd. Waar nodig nogmaals bespreken met verantwoordelijken. Via de timeline van de actie kan precies weergegeven worden hoe de actie is afgehandeld, bijvoorbeeld door middel van foto’s. Na het invullen van de uitgevoerde datum ziet de verificateur van de actie dat deze gecontroleerd kan worden. Met één klik op de knop kan de actie geverifieerd worden of eventuele onvolkomenheden kunnen via de timeline gecommuniceerd worden en de actie kan weer open gezet worden.
Trendanalyses maken Alle rapporten van een bepaalde periode doornemen en trends analyseren, bijvoorbeeld op basis van aantal afwijkingen per afdeling en gedefinieerde scores. Via de statistieken van de inspectiemodule heb je realtime inzicht in trendgrafieken en –tabellen. Zo kun je op ieder gewenst moment zien waar de probleempunten liggen per afdeling, soort beheersmaatregel of bijvoorbeeld per productielijn.
Marlous-van-Drunen.jpg
Auteur: Marlous van Drunen Marketing & Communicatie
Rick-Veldkamp.jpg

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

suiker

Wat zijn toegevoegde suikers?

Steeds meer consumenten geven de voorkeur aan producten met minder suiker. Daarnaast willen ze meer inzicht in de samenstelling. Ook wij krijgen steeds vaker vragen over toegevoegde suikers van onze k...
12 Mei 2020
laptop

Keuzestress: de juiste certificeringsstandaard

Stel: als kwaliteitsmanager heb je een voorstel gedaan richting het management om jouw bedrijf te laten certificeren voor een certificeringsstandaard. Je zal gegarandeerd de vragen krijgen: welke stan...
20 Februari 2018
regelgeving voedselveiligheid

Is de KWID ook verplicht voor aroma’s en dergelijke?

Regelmatig krijgen onze etiketteringsspecialisten terugkerende vragen over etiketteren. Daarom hebben wij de top 5 van de veelgestelde vragen op een rij gezet. De komende maanden zullen wij de verschi...
13 Juli 2018

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

Rick-Veldkamp.jpg

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Rick-Veldkamp.jpg

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief