Inspecties of registraties

Verificatie

De definitie van ‘verificatie’ in de BRC norm kan worden vertaald als “De toepassing van methoden, procedures, testen en andere evaluaties als aanvulling op monitoring die bedoeld zijn te bepalen of een beheersmaatregel naar behoren functioneert.”Met het uitvoeren van inspecties controleer je of de beheersmaatregelen die zijn vastgesteld op de juiste wijze worden toegepast in de praktijk. Denk hierbij aan beheersmaatregelen als hygiëne, temperatuurbeheersing, controle van de werking van de metaaldetector, controle van ingevulde registraties, persoonlijke hygiëne en ongediertebeheersing. Inspecties vormen hiermee een onderdeel van het verificatieprogramma.

Monitoring

Vanuit de BRC norm kan de definitie van monitoring worden vertaald als “Een geplande volgorde van observaties en metingen om te toetsen of per beheersmaatregel voldaan wordt aan vooraf vastgestelde limieten. Bijvoorbeeld temperatuurcontroles, metaaldetector controles en gewichtscontroles.” Om achteraf per beheersmaatregel te kunnen inzien of tijdens het proces voldaan werd aan de vastgestelde limieten, dient de monitoring te worden vastgelegd middels registraties. Registraties vormen hiermee een essentieel onderdeel van het monitoringsprogramma. Hoe vertaalt zich dit nu naar de modules Inspecties en Registraties?

Inspecties vs Registraties

In onderstaand schema zie je een beknopte weergave van de verschillen tussen de Inspecties en Registraties module.

Inspectie software

Met de Inspectie module voer je inspecties of interne audits uit, welke een onderdeel vormen van je verificatieprogramma. Je loopt periodiek (bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks, maandelijks) met de iPad een ronde door je bedrijf en controleert of vastgestelde beheersmaatregelen op de juiste wijze toegepast worden in de praktijk. Afwijkingen en foto’s worden direct ingevoerd en kunnen na afronding van de lijst snel worden omgezet tot acties binnen de organisatie. Je kunt op deze wijze diverse soorten lijsten samenstellen, zoals een hygiëne inspectielijst, glas- en hardplastic lijst of een food defense lijst.

De statistieken geven inzicht in trends en scores per afdeling of beheersmaatregel, zodat je continu inzicht hebt in de probleempunten binnen je bedrijf en tijdig acties kunt ondernemen waar nodig. Zoals het laten volgen van een aanvullende training door medewerkers op specifieke afdelingen.

De Inspectie Tool App kan, na het inladen van de planning, zonder internetverbinding gebruikt worden. Zo kun je probleemloos afwijkingen en foto’s blijven invoeren als je bijvoorbeeld even geen internetverbinding hebt in een koelcel of op het buitenterrein van je bedrijf.

Registratie app

De Registratie module gebruik je om tijdens procesvoering vast te leggen of beheersmaatregelen voldoen aan de vastgestelde limieten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ingangscontrole, temperatuurcontrole van het terugkoelproces, metaaldetector controle of het vastleggen resultaten van de kalibratie van je thermometers. Alle soorten registraties dienen in de regel met verschillende frequenties, op verschillende momenten en door verschillende afdelingen te worden uitgevoerd en kunnen ook als zodanig worden ingepland.

Vastgestelde limieten en te ondernemen acties bij afwijkingen zijn vooraf ingesteld in de registratielijst. Hierdoor herkent het systeem direct ingevulde registraties die afwijkend zijn. Een afwijking ten opzichte van het vastgestelde limiet kan immers grote gevolgen hebben. Daarom dient hierop in de meeste gevallen direct actie te worden ondernomen. Het online dashboard geeft een realtime overzicht van uit te voeren, te controleren en verlopen registraties. Statistieken geven je continu inzicht in de mate van procesbeheersing.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je in een maand tijd 5 keer een afwijking hebt gehad op de werking van de metaaldetector bij lijn 1. Dan verdient het aanbeveling samen met de technische dienst na te gaan wat de mogelijke oorzaak is en hoe je tot een structurele oplossing kunt komen. Of de actie ‘Schoonmaken’ is de afgelopen maand 10 keer vaker uitgezet in vergelijking tot de voorgaande maanden. Het is dan verstandig om hierover in gesprek te gaan met het schoonmaakbedrijf. Registraties worden in de online omgeving ingevoerd, zodat je altijd realtime registraties hebt. Het invoeren van registraties kan via de computer, terminal of tablet met internetverbinding plaatsvinden.

De verschillen live bekijken?

Wil je de verschillen tussen inspecties en registraties een keer live bekijken? We komen graag bij je langs voor een vrijblijvende demo, waarbij we je beide modules laten zien. Neem gerust contact met ons op.